Krav på att behålla lösencheck för anställda

Bevakning av lönecheckposter och annan anställdsdokumentation är uppdragsgiven av arbetsavdelningens löne- och timmeavdelning och lagen om rättvisa arbeten. Arbetsgivare måste hålla reda på ersättning och ledig tid, och Internal Revenue Service kräver också att du behåller löneposter för alla nuvarande anställda i minst sex år efter att anställningstiden avslutats.

Vilka lönecheckar är arbetsgivare skyldiga att behålla?

Du skulle normalt behålla de flesta av de uppgifter som krävs enligt lag bara under affärsverksamheten, så att följa bör inte ta mycket i vägen för extra steg eller arbete.

Granska de register som du redan måste se till att du överensstämmer med IRS och FLSA-kraven.

Skivor kan bibehållas i någon form, inklusive elektroniskt. Följande måste behållas för alla icke befriade anställda och de som omfattas av minimilönen:

• Personlig information, inklusive anställdens namn, hemadress, yrke, kön och födelsedatum om han är 19 år
• Den timme och dag då hans arbetsvecka börjar
• Totalt antal arbetade timmar varje arbetsdag och varje arbetsvecka
• Totalt dagligt eller veckovis raktidsresultat
• Regelbunden timlön för en vecka när övertid arbetas
• Summa övertidslön för arbetsveckan
• Summa löner betalade varje löneperiod > Datum för betalning och löptid som omfattas.

Icke-befriade anställda måste betala minst lägsta lön och få övertid för alla arbetade timmar över 40 per vecka. En anställd kan vara befriad om han betalas minst 455 dollar i veckan på lönebasis och om han utför vissa arbetsuppgifter, vanligtvis administrativa, verkställande eller ledande.

Lönsam lön är den som tjänas under de första 40 timmarna i en arbetsvecka.

Register som krävs för befriade anställda skiljer sig från dem för icke-befriade arbetstagare och särskild information krävs för hushållsarbetare, för anställda som arbetar under ovanliga löneavtal, för anställda till vilka logi eller andra faciliteter är inrättade och för anställda som får remedial utbildning.

Om någon av dina arbetare faller i dessa kategorier, kontakta en advokat.

Former du måste behålla

Förutom lönecheckposter borde du spara några andra dokument på fil för varje anställd.

En undertecknad kopia av hans W-4-formulär som visar federalt hållande. Denna blankett kan ändras många gånger så se till att du håller den senaste formuläret på toppen.

• En kopia av vilken form som en anställd har auktoriserat avdrag för, inklusive förmåner och speciella donationer som United Way eller andra välgörenhetsorganisationer
• En kopia av den anställdes ursprungliga ansökningsblankett och eventuella bilagor, som ett CV eller transkript.
• Anteckningar om förändringar i lönenivåer, inklusive kampanjer eller demotioner, och orsakerna till dessa åtgärder.
• Vad är det bästa sättet att behålla lösenord?

Betalningscheckningsuppgifter, inklusive de som dokumenterar alla arbetade timmar, förändringar i lönestatus och lönesatser, ska sparas i en separat fil.

Du måste också hålla register över alla förändringar som görs för arbetstagarnas lön och förmåner, inklusive anställningsintyg. Du måste ha ett skriftligt samtycke på fil för eventuella avdrag från anställdas lön med undantag för FICA skatter och garneringar.

Susan Heathfield, personalexpert, har mer detaljerad information om vad som ska behållas i en anställds personaldokument.

Vem är tillåten att se anställningsrekord?

De flesta företag behåller anställningsrekord i ett begränsat område och tillåter endast tillgång till personer som kan behöva se posten på grund av deras anställningsstatus eller position. Anställningsrekord ska aldrig tas bort från rekordrummet. Om du har fler än några anställda, kanske du vill skapa en personalfilåtkomstpolicy så att personalresurserna vet hur man svarar på förfrågningar.

Anställda bör få se egna register. Du kanske vill ha någon som bor i rummet med en anställd medan han tittar på sin egen rekord.

• Ange vilka anställda som kan se anställningsrekord. Tillgången är vanligtvis begränsad till anställda inom personalavdelningen och chefer och chefer över en viss nivå.
• Olika federala och statliga revisorer får få tillgång till anställningsrekord i syfte att granska. Du kan begära en teckningsoption innan du tillåter en revisor tillgång till anställningsrekord.
• Advokater som företräder arbetstagare i rättegångar kan få tillgång i vissa specifika fall. En överordnad tjänsteman eller företagets advokat bör verifiera advokatens begäran innan du tillåter att rekord ska ses.