Sätt att få betalt och hur man fakturerar en kund

Vilken litenföretagare har inte oroat sig för huruvida han eller hon skulle få betalt någon gång? Oavsett om det är antalet kunder som löper förfallna konton eller kunden som verkar vara ovilliga att betala för jobbet, inte får betalt är en av de mest frustrerande aspekterna av att driva ett litet företag - och när man inte får betalt avkylning ditt lilla företags kassaflöde, en av de farligaste också.

Här är sju sätt att se till att du får betalt för de varor och tjänster du säljer.

1. Utökar inte kredit automatiskt till nya kunder / kunder.

Småföretag, precis som stora företag, måste ha kreditpolicy på plats som ger riktlinjer för att bestämma vilka kunder eller kunder som ska förlängas kredit och på vilka villkor.

Att göra kreditcheck kan verkligen betala förklarar hur man gör kundkreditkontroll i Kanada. Det kan vara ditt företags policy, till exempel att aldrig acceptera personliga kontroller som betalning, utan bara kontanter, betalkort och kreditkort.

Om du överväger att förlänga krediten efter enskilda kunder eller kunder, bör du ha ett förfarande där kunden eller kunden måste fylla i en kreditansökan och / eller göra en kundkreditkontroll.

Avgiften för en kreditupplysning sträcker sig från cirka 20 dollar till över 1000 dollar beroende på hur detaljerad kreditrapporten är, men det är definitivt pengar som är bra om det hindrar dig från att inte få betalt för det stora jobbet eller en stor försäljning.

2. Ta delbetalning i förskott.

Orolig att du inte får betalt för den försäljningen eller tjänsten? Om det är förnuftigt vad gäller priset på varorna eller tjänsterna, fråga om en insättning eller behållare framför. Detta är en allt vanligare affärspraxis för högre biljettartiklar och tjänster. ingen rimlig kund bör förolämpas av en sådan begäran.

Om du till exempel tillhandahåller tjänster kan du ta ut en procentsats av den prognostiserade fakturan eller ett angivet belopp som en behållare innan du börjar arbeta på ett projekt med resten på grund av att du har fullgjort uppgiften. Eller bryta räkningen till tredje part, fråga om en tredjedel innan arbetet börjar, en tredje halvvägs genom projektet och en tredjedel efter avslutad.

Skönheten med delbetalning är att det säkerställer att du får betalt något, även om kunden eller kunden standard på resten av lagförslaget.

3. Faktura omgående.

Det här verkar som en no-brainer men jag har personligen tagit hand om företag som inte har besvärat att debitera mig i flera månader i slutet för produkter eller tjänster som gjorts. Förutom att vara irriterande för att jag vill veta exakt vad avgifterna är, kan jag inte låta bli att undra om resten av deras affärspraxis är lika snabba.Och med eget exempel, varför skulle jag ha bråttom att betala dem?

Kund- / kundfakturor ska beredas och presenteras omedelbart efter leverans av dina varor eller tjänster till kunden eller så snart som möjligt. Att inte göra det kan göra ditt företag ser likgiltigt ut för att få betalt och sakta ner ditt kassaflöde utan anledning. Väntar på att förbereda dina fakturor i slutet av månaden, till exempel kan du lägga till så mycket som trettio extra dagar till din kassaflödesomvandlingsperiod!

Programvara för småföretag och POS (Point of Sale) -system gör snabb fakturering enkelt.

4. Ange betalningsvillkor synligt och tydligt.

Om du vill få betalt snabbt, lämna det inte till kunden eller kunden för att bestämma när fakturaen ska betalas. Snarare än att ge dem fakturor som säger vaga saker som "Betalas vid mottagandet", se till att dina fakturor är statsspecifika betalningsvillkor, till exempel "Betalas inom 30 dagar" eller "Skyldighetsdatum: ____________". Se Använd fakturor som uppmuntrar åtgärd för mer om detta.

5. Belöna kunderna för att betala snabbt.

Vifta en morot på kunder eller kunder, som att erbjuda kunderna rabatt för att betala sina fakturor tidigt, kan hjälpa dig att få betalt snabbare också. Till exempel, om din vanliga policy är att ha betalningar på 30 dagar, erbjuda en liten rabatt som två procent till kunder som betalar inom 14 dagar.

Moroten fungerar inte alltid, men; Ibland kommer du att sitta fast och få hjälp med att få pengar du är skyldig. Resten av den här artikeln omfattar vad du behöver veta om metoder som att använda inkassobyråer.

Tidigare föreslog jag fem proaktiva sätt att du kunde se till att ditt lilla företag betalas för de varor och tjänster du säljer, främst genom att göra dina betalningsförväntningar tydliga för kunderna och belöna dem för att betala snabbt.

Tyvärr, även om du använder alla dessa proaktiva sätt att betala konsekvent, har du fortfarande några försenade konton. När moroten inte fungerar är det dags för staven - annars kallad samlingar.

Läs vidare för att lära dig hur du gör dina samlingsbrev och användningen av inkassobyråer så effektiva som möjligt.

6. Skapa ett uppföljningsförfarande för kunder som saknar betalningar.

Ju snabbare du följer upp en missad betalning, desto bättre är din chans att få betalt. Så sätt upp ett system för att flagga sena betalningar om du behöver och ett standardförfarande för att kontakta kunden eller kunden när hans eller hennes betalning är sen.

Vanligtvis börjar ett sådant förfarande med ett brev som helt enkelt säger att räkningen är försenad och begär kundens omedelbara uppmärksamhet på frågan och sedan flyttas genom en serie samlingsbrev som uttrycker ökande oro. Om det inte finns något svar på dessa bokstäver, är du kvar med att välja mellan att skriva av räkningen som en osäkra skuld eller omvandla kontot till en samlingsbyrå.

Idag finns det många kanaler som du kan använda för att kontakta kunden.Men vissa är mer effektiva än andra. Om tiden tillåter, rekommenderar jag att du börjar med ett telefonsamtal för att "röra basen" med kunden eller klienten. Du vill komma över som vänlig och artig, inte hotande på något sätt. Ibland har personen bara glömt eller missat att se en räkning och ett snabbt telefonsamtal är allt som krävs - vilket innebär att du får betalt och du behöver inte gå igenom någon av resten av samlingsproceduren.

Skicka samlingsbrev via e-post är bra eftersom det automatiskt skapar en kopia av samlingsbrevet för dina filer - och automatiskt stämplar ditt meddelande automatiskt. På grund av e-postfiltrering och överbelastning av e-post kan det dock inte vara ett mycket effektivt sätt att få dina samlingsbrev till kunder och kunder. Du vill även skicka dem på andra sätt, till exempel vanlig post, fax eller kurir, beroende på skuldens storlek och betydelse.

7. Vänd det förfallna kontot till ett inkassobyrå.

Samlingsbyråer samlar in skulder mot en avgift eller procentandel av det totala beloppet som uppstår. Denna avgift baseras på hur gammal skulderna är (desto friskare desto bättre) och hur mycket företag en fordringsägare har att erbjuda. Standardräntan i branschen för företag till företag är 30 procent. Hastigheten för att samla konsumentkonton är högre.

Men insamlingsbyråer har erfarenhet av och kunskap om inkasso som vi som enskilda företagare inte har och anställer kan vara väl värda om ett antal utestående kundfordringar garanterar det.

Om du hyr en samlingsbyrå, notera att även om det i Kanada är samlingsbyråer regleras av den provins där de är verksamma, betyder det inte att du måste anställa en lokal samlingsbyrå. bara att du måste vara säker på att samlingsbyrån du anlitar är helt licensierad och bunden i din provins.

Proaktiva policyer är det bästa sättet att få betalt

Som du redan har gett är de bästa sätten att se till att du får betalt för de produkter du säljer och de tjänster du tillhandahåller ställt proaktiva policyer och rutiner på plats för att skära ner på antalet brutna kundfordringar som ditt lilla företag har att göra med.

Saker som att ha kreditpolicy på plats, utföra kreditkontroller hos kunder och kunder, att ha en delbetalningspolicy och vara tydlig och förhand om dina betalningsförväntningar, både personligen och på dina fakturor, kommer att gå långt för att se till att du få betalt och ditt lilla företag inte fastnar med mycket dålig skuld.