Video: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy 2024
Disorganisering och förvirring är irriterande, men de är också helt enkelt dåliga för företag. Tänk på det som en formel om du vill: kaos ökar lika med vinstminskning. Svaret? Bra kontorsledning. Så här kan du använda bra kontorshantering för att styra kaos i ditt lilla företag:
1. Etablera kontorhanteringsrutiner och hålla fast vid dem.
Rutinmässiga uppgifter behöver rutinprocedurer om du vill hålla dig ordnad och hålla sakerna smidigt.
Konfigurera rutiner för hantering av pappersarbete och kontorsystem. Till exempel, om möjligt, varje papper som kommer in på ditt kontor ska hanteras en gång, ageras på och arkiveras - inte slumpvis staplas på ett skrivbord. På samma sätt bör digital kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden, prioriteras och ageras omedelbart om möjligt eller flaggas för framtida åtgärder.
Kontorsystem, inklusive stationära datorer, bärbara datorer, filservrar, multifunktionsskrivare och mobila enheter, behöver både administration och nödprocedurer. När systemet kraschar eller en datorrelaterad utrustning misslyckas, behöver alla på ditt kontor veta vem man ska ringa och vad man inte ska göra (t.ex. försök att åtgärda problemet själva). Lär dig de tre stegen för att skydda dina kritiska företagsdata.
2. Skapa tydligt avgränsade ansvarsområden.
Bra kontorshantering beror på att människor vet vilka som är ansvariga för vad - det är människor som är ansvariga som får saker att göra.
Vad skulle hända, till exempel om inköp för ditt lilla företag gjordes av vem som helst när? Skulle du kunna hitta skrivarpapper när du behövde det? Att sätta en person ansvarig för att beställa all utrustning och förnödenheter löser problemet och håller sakerna i gång. Har anställda maila den utsedda personen några förfrågningar om leveranser, eller skriv en handskriven lista på ett iögonfallande ställe där människor kan lägga till vad de behöver.
Det är detsamma med (dator) systemadministration. Du måste ha en person ansvarig för säkerheten i dina datorsystem och hålla reda på saker som konton, lösenord och programvara. Använda molnbaserade system för kontorsapplikationer är redovisningssoftware och datalagring en idealisk lösning för småföretag, men du behöver fortfarande ha en betrodd person som är behörig att utföra administrativa uppgifter som att lägga till / ta bort användare, tilldela behörigheter etc. > 3. Håll journaler - och behåll dina företagsrekord uppdaterade.
Hålla journaler låter som den enklaste delen av bra kontorshantering - tills du överväger behovet av att hålla dessa poster både tillgängliga och uppdaterade. Men den första regeln för att vara en bra kontorschef hjälper dig att ta tag i detta, göra uppdatering poster ett kontor rutin.När du exempelvis får en ny kund eller kund tar det bara ett ögonblick att komma in i din kontaktdatabas. Då tar det bara ett ögonblick eller två att uppdatera posten efter att du har pratat med honom i telefon.
(Observera att de flesta jurisdiktioner har sekretessakter som reglerar hanteringen av kundinformation.)
4. Ta en promenad genom ditt kontor och ha en sitta.
Är ditt kontor ett exempel på rymdhantering eller utrymme bristande hantering?
När man går genom kontoret måste man omvända hinder eller riskera att snubbla över något?
När du sätter dig vid ett skrivbord kan du faktiskt jobba bekvämt där? Är saker logiskt ordnade så att de saker som du skulle använda mest vid skrivbordet är närmaste till hands?
Det finns många saker som stryks i kontor nuförtiden, från skrivaren står genom arkivskåp. För god kontorshantering måste du vara säker på att alla saker på kontoret är ordnade för maximal effektivitet - och maximal säkerhet. Grunderna för små eller hemkontorsdesign ger tips för att säkert uppfylla kraven på makt, belysning och ventilation på ditt kontor.
5. Planera det tråkiga arbetet.
Det är för lätt att ta bort saker som du inte gillar att göra, och de flesta affärsmän tycker inte om uppgifter som arkivering, frakt och mottagning eller bokföring - till och med kontorschefer.
Tyvärr kommer ett kontor, som ett kök, inte fungera bra utan att sysslorna görs.
Om du är en liten företagare som inte kan tilldela vad du ser som tråkigt eller obehagligt arbete till någon annan, tvinga dig själv att ta sig till det regelbundet genom att schemalägga tid varje vecka för det. Ta en morgon eller eftermiddag till exempel och spendera kallt samtal, returnera icke-prioriterade e-postförfrågningar, gör sociala mediapostar, ta reda på bokföringen eller uppdatera posterna.
6. Delegera och outsourca
I en perfekt värld skulle alla bara göra vad han eller hon hade tid att göra och gjorde det bra. Eftersom världen inte är perfekt, istället gör många människor saker som de inte har tid eller talang att göra bra.
Delegering och outsourcing kan inte bara förbättra ditt lilla företags kontorshantering utan låta dig fokusera på dina talanger och därmed förbättra din botten. En deltids- eller virtuell assistent kan hantera många av dina kontor eller administrativa uppgifter. För mer om delegering, se Beslut att delegera.
7. Gör affärsplanering en prioritet.
Många småföretagare spenderar sina dagar som handlar och reagerar - och undrar då varför de tycks snurra sina hjul. Affärsplanering är en viktig del av god kontorsledning och behöver vara en del av din vanliga rutiner för kontorsledning.
Framgångsrika småföretagare spenderar tid varje vecka på affärsplanering, och många använder dagliga affärsplaneringssessioner som ett verktyg för målinställning och tillväxt.
Den här affärsplaneringsguiden är en utmärkt grund för att du ska få igång dina affärsplaneringsarbeten. Det lägger fram en affärsplaneringsram för ditt lilla företag och ger resurser på allt från att skriva ett visionsmeddelande genom reglerna för att fastställa affärsmål.
Om du har personal, involvera dem i affärsplanering, formellt eller informellt.
Du kommer att älska skillnaden
Låt kaos inte störa affärer. När du börjar tillämpa dessa sju principer för bra kontorshantering kommer du bli förvånad över den skillnad som bra kontorsledning gör - och hur mycket mer affärer du gör.
Se även:
Varför Cloud Computing är perfekt för småföretag
Mastering av ditt arkivsystem
Skapa ett dokumenthanteringssystem
10 tips för att organisera datafiler
Hur ditt personliga varumärke kan hjälpa ditt lilla företag
Hur man hittar en bra revisor för ditt lilla företag
En professionell revisors tjänster kan vara ovärderligt för ditt lilla företag. Här är några tips om hur du hittar en bra revisor.
Borde ditt lilla företag bli ett S-företag?
ÄR en S Corporation fördelaktig för ditt lilla företag? Lär fördelarna och nackdelarna med att bli en S-koncern för att bestämma om det är rätt för dig.