Toppstrategier för förbättring av kundfordringar

Att skapa en effektiv hanteringsstrategi för kundfordringar är en viktig del av att driva en framgångsrik verksamhet. Trots detta handlar vi rutinmässigt om små och medelstora företag som misslyckas med att ta ett metodiskt förhållningssätt till situationen, och de är värre för det. Förbättring och optimering av kundfordringsprocesser ger många fördelar till bordet, och de gäller inte bara för AR själv. En effektiviserad AR-process påverkar också marknadsföring, försäljning, kundservice och övergripande verksamhet positivt.

Så det är väl värt att ägna tid och ansträngning för att förbättra den.

Optimering av kundfordringar: Varför det gäller

Liksom många företagare kan du inte omedelbart se fördelarna med att proaktivt optimera dina kundfordringar. Som nämnts ovan kan det dock drastiskt förbättra många aspekter av ditt företag. Det förhindrar att befintligt kapital slösas, vilket ökar likviditeten. I sin tur kan ett företag bättre kunna minska skulden, minska kostnaderna, finansiera tillväxten och i många fall överträffa konkurrensen.
En viktig del av att optimera kundfordringar är att vara beständig om att börja processen tidigt. Alltför ofta är företagen så avsikt att göra försäljning så att de behandlar kundfordringar som en eftertanke. Att starta processen innebär tidigt att diskutera saker som betalningsvillkor i de tidiga stadierna av kundrelationen. Att få en ny kund ombord med elektroniska betalningar i början av processen är ett annat exempel på att ta ett proaktivt förhållningssätt till situationen.

Innan du gör något annat, begå ditt företag att göra kundfordringar en prioritet så tidigt som möjligt.

Typiska kundfordringar Fallgropar

Företagare pressar ofta kundfordringar på bakbrännaren, förutsatt att det går bra att lämna tillräckligt bra ensamma. Men dåliga AR-metoder orsakar ett antal problem för företagen.

Från att utöka kredit till okvalificerade kunder för att inte följa upp förfallna konton i tid, sämre dåliga AR-metoder sänker tid, pengar och produktivitet från ett företag. De producerar ofta en krusningseffekt som berör nästan alla aspekter av att driva ett företag. Det värsta av allt är att många av problemen är lätt att undvika.
Andra vanliga AR-relaterade problem inkluderar felaktig tillämpning och allokering av kontantbetalningar, utan att uppmärksamma riktigheten i fakturor och räkningar och misslyckande med att generera och korrekt använda rapporter till noll på potentiella problem. Något av dessa och andra missförhållanden kan orsaka långtgående problem för även mycket framgångsrika och lönsamma företag, så det är mer än värt att vidta åtgärder för att rätta till dem så snart som möjligt.

Optimera dessa fem aktiviteter för förbättrad hantering av kundfordringar

Optimering av kundfordringsprocesser verkar ganska skrämmande från början. Men genom att använda ett metodiskt förhållningssätt till situationen kan du genomföra förändringar som leder till ganska snabba och dramatiska förbättringar. För din bekvämlighet har vi identifierat fem aktiviteter som, när de är optimalt optimerade, kommer att drastiskt förbättra den totala funktionen av din kundfordran och därigenom producera många spännande fördelar för din verksamhet som helhet:

1. Håll noggranna kunddata - Att centralisera masterdataprocessen för att säkerställa exaktheten hos kundkonton och informationen är en viktig del av etableringen och upprätthållandet av en effektiv kundfordran. Till exempel kan felaktiga adresser få fakturor att skickas till fel plats, vilket resulterar i sena betalningar. Kundkonton bör granskas konsekvent för att kontrollera avvikelser som ovanliga eller olämpliga betalningsvillkor, kreditgränser, rabatter och liknande. Ändringar av kunddata ska dokumenteras korrekt och kontroller bör införas för att förhindra obehöriga att få tillgång till eller redigera data.
2. Skapa en klar, kortfattad godkännande för kredit - Alltför ofta släpper företagen in i skadliga kreditvanor för att öka försäljningen. Naturligtvis leder detta till en ond cykel som i slutändan kan vara katastrofal för ett företag. Utökad kredit kan vara en mycket bra sak, men en klar process för att göra det måste etableras. Det bör innehålla tydliga instruktioner om när och hur man ska utvärdera och överväga kreditgränser, när man ska placera konton i väntan och hur ansökan fungerar. Regelbundna översyner av kreditgodkännandeprocessen bör utföras eftersom omständigheterna ändras.
3. Skapa en effektiv faktureringsprocess - Fakturering och fakturering av kunder måste vara korrekt och effektiviserad för att vara effektiv. Fel i prissättning, måttenheter och liknande kan orsaka allvarliga övergrepp. Vidare måste fakturor skapas och skickas i rätt tid, och det sätt på vilket de produceras ska vara konsekventa och definierade. Ett sätt att förbättra fakturering och fakturering är att automatisera så mycket som möjligt, så var inte rädd för att lita på tekniken här. Använd undantagsrapporter för att hitta problematiska konton. Om möjligt, skapa en kundportal för att flytta något av arbetet till kunderna samtidigt som de ger dem en känsla av autonomi.
4. Hämta Cash Application Process - Vid ankomsten måste betalningar tillämpas korrekt. De ska tillämpas på rätt kund och till lämpliga fakturor. Annars, om tvister eller problem uppstår senare, kommer det att bli mycket svårt att försöka nollställa det ursprungliga problemet. Betalningar bör också tillämpas snabbt för att säkerställa att du vid något tillfälle vet vilka konton som är aktuella och vilka är förfallna. Ett potentiellt sätt att optimera processen är att erbjuda ett begränsat antal betalningsalternativ för enkelhet.Posta journalposter snabbt och långt före avstängningsdatum. När det är möjligt undviker du att dumpa kontanter i suspensionsräkenskaper tills du har tid att ta reda på var det egentligen ska gå.
5. Optimera samlingsprocessen - Korrekt optimering av kundfordringar gör det mycket lättare att samla in betalning på ett tidigt och effektivt sätt. När betalningar tillämpas korrekt är det t.ex. lätt att bestämma vilka konton som riskerar att gå till standard. Samlingsinsatser bör vara konsekventa och metodiska. En tydligt definierad process för att förhandla fram betalningsplaner bör inrättas för att säkerställa att det slår samman med företagets övergripande mål. Processer bör automatiseras så mycket som möjligt för att minska risken för fel från manuell inmatning.

Åtta bästa praxis att vidta för att förbättra kundfordringar

American Productivity and Quality Center, eller APQC, upprättade en uppsättning standarder som heter Open Standards. De beskriver bästa praxis för bearbetning av kundfordringar, och de borde visa sig vara ovärderliga när du arbetar med att hona dina AR-processer. Vi har sammanfattat de åtta viktigaste punkterna från APQC Open Standards för din bekvämlighet:

1. Eliminera hinder för att ta emot betalningar - Undersök dina kunder för att få reda på vilka betalningsmetoder som fungerar bäst för dem. Därifrån, överväga att erbjuda ett annat urval av betalningsalternativ för att underlätta för kunder att betala sina fakturor i tid.
2. Prioritera kredithantering - Förläng inte kreditviljan utan att bara hålla försäljningen ansluten. Denna strategi återfinns över lång tid och är bara ett exempel på de många potentiella problem som kan uppstå på grund av dåliga kredithanteringsprocesser.
3. Utvärdera kontofordringar regelbundet - Skapa ett specifikt schema för att övervaka och bedöma statusen på dina kundfordringar. Helst bör det ske minst en gång i veckan. Ju tidigare du hittar fel, desto tidigare kan du rätta till dem - och ju mindre sannolikt de kommer att orsaka stora problem för din verksamhet.
4. Tänk på kortare betalningsvillkor - Det finns ingen lag som säger att alla kunder måste ha netto-30 betalningsvillkor. Ofta, med kortare betalningsvillkor uppmanas långsamma betalande kunder att betala minst lite snabbare, så det är ett bra alternativ att överväga.
5. Skapa en faktureringslösningsprocess - Skapa en specifik process för hantering av faktureringstvister. Detta kommer inte bara att effektivisera processen, men det kommer att förbättra den totala kundnöjdheten eftersom ditt team kommer att veta exakt vad man ska göra när en tvist uppstår.
6. Automatisera - Undersök olika typer av programvara och andra former av teknik för att automatisera så många kundfordringar som möjligt. Ju mer du kan ta bort det mänskliga elementet, desto mer exakt och pålitligt kommer hela processen att vara. Många program är dyra, men avkastningen är avsevärd eftersom det finns färre fel och i många fall får produktiviteten också ökat.
7. Skapa en proaktiv samlingsprocess - Gör samlingar högsta prioritet och genomdriva det genom att skapa en tydlig och koncis samlingsstrategi. Helst, syftar till att ingripa tidigt. När ett konto släpper in i förflutna kolumnen ska ditt lag vara över det och vet bara vad du ska göra.
8. Bill elektroniskt - Om du har medel att göra så starta faktureringskunder elektroniskt. Även om det kommer att finnas några som inte kan stödja elektroniska fakturor och betalningar, är de flesta företag ombord i detta i dessa dagar. Ju färre papper kontrollerar att du måste bearbeta och maila du måste skicka, desto enklare och mer exakt är hela processen.

Som du kan se behöver du inte börja om från början för att förbättra och optimera dina kundfordringar. Du kan välja att ta på ett område åt gången, eller du kan springa full ånga framåt och omstarta allt på en gång. Hur som helst, alla åtgärder som du vidtar för att optimera dina kundfordringar kommer att löna sig väl på lång sikt.