Outsourcing Tips för framgång

Entreprenörer och småföretagare letar alltid efter kreativa sätt att uppnå mer av sina affärsmål för mindre pengar. En strategi som kan hjälpa dig att spara tid, pengar och frustration när du börjar och bygger ditt företag är att lägga ut så mycket arbete som möjligt till skickliga men kostnadseffektiva, externa tjänsteleverantörer.

I mitt arbete med Elance Online - en online marknadsplats som hjälper små företag att outsourca nästan alla typer av projekt - jag har pratat med dussintals köpare som framgångsrikt har outsourcat projekt så olika som administrativt stöd, affärsstrategi, grafisk design, webbdesign och utveckling, skrivning och till och med mjukvaruutveckling.

När jag pratar med köpare som har behärskat konsten att effektivt hantera externa tjänsteleverantörer, uppstår samma teman om och om igen. Jag har destillerat deras råd i följande "Topp 10 bästa praxis" för att arbeta med externa tjänsteleverantörer. Genom att följa detta råd kan du hjälpa dig att få ut mesta möjliga av dina relationer med externa leverantörer eller entreprenörer - oavsett om du använder nätet för att hitta tjänsteleverantörer eller begär och utvärderar citat från leverantörer på "gammaldags" sätt.

1. Tydligt definiera omfattningen och schemat för ditt projekt

Det kan tyckas uppenbart, men ett framgångsrikt outsourcat projekt börjar alltid med ett tydligt uttalande om vad du hoppas kunna uppnå. Definiera dina projektkrav på framsidan. Tjänsteleverantörer behöver noggrann, fullständig information för att presentera dig med realistiska förslag och att citera dig ett rimligt pris. Var specifik om de leveranser du förväntar dig att leverantören tillhandahåller.

Ge leverantörerna så mycket information som möjligt om vad du behöver levereras och hur du behöver jobbet. Också vara tydlig och realistisk om dina schemalagda krav - Projektplaner kan ha stor inverkan på projektkostnaderna.

2. Utvärdera en tjänsteleverantör som om du skulle anställa en heltidsanställd

När du utvärderar förslag från tjänsteleverantörer, var inte rädd för att ställa frågor.

Precis som att anställa en heltidsanställd, är att välja en leverantör en mycket subjektiv upplevelse. Kontrollera deras referenser och be om feedback från andra kunder som har använt sina tjänster. Delta i en dialogruta - om du har några problem angående en leverantörs specifika funktioner, röst dina problem. Inte bara stew om det och hoppas på det bästa.

3. Leta efter specifika erfarenhet passar

Idealiskt väljer den tjänsteleverantör du väljer, att ha specifik erfarenhet av vilken typ av projekt du utför. Du vill inte vara någon "marsvin". "Det här är särskilt viktigt när man outsourcar komplexa tekniska projekt som mjukvaruutveckling.Om du till exempel söker någon att utveckla en applikation för Palm PDA, se till att de faktiskt har avslutat kommersiella projekt på den plattformen för andra nöjda kunder. Detta råd gäller även för andra typer av projekt. Om du behöver en affärsplan för att öppna en butik, får du bäst resultat om konsulten du anlitar har kontrollerbar erfarenhet inom detaljhandeln.

4. Välj inte en försäljare baserad enbart på pris

Även om det kan vara frestande, välj aldrig en leverantör baserad enbart på pris. Erfaren köpare som har outsourcat många projekt och utvärderat hundratals förslag rekommenderar nästan alltid att kassera det högsta priset och lägsta pris.

Köpare rapporterar att deras mest framgångsrika projekt är de där de tyckte att säljaren erbjöd en balans mellan bra värde och kvalitetsresultat.

5. Granska portföljer och prover

Undersök leverantörens tidigare arbete (deras "portfölj") och se till att deras tidigare arbete uppfyller dina förväntningar på kvalitet och stil. Om du har utvärderat en leverantörs portfölj, referenser och tidigare erfarenhet och fortfarande är osäker på deras förmåga, överväg att fråga dem att göra en snabb mock-up eller ge en grundläggande översikt över en arbetsplan. En tjänsteleverantör som verkligen vill vinna ditt företag kanske kan ge dig ett grovt koncept så att du bättre kan förstå deras sätt att lösa ditt problem.

Men gå aldrig över gränsen mellan att fråga om en mock-up och insistera på att en leverantör ger dig färdiga arbeten "på spec. "Ingen kvalificerad professionell förväntar sig att arbeta gratis.

6. Börja små

När du engagerar med en tjänsteleverantör för första gången, börja med ett projekt som är relativt litet och enkelt. Detta ger dig en bättre uppfattning om leverantörens stil och förmåga innan du överlåter ett "missionskritiskt" projekt till dem.

7. Tie betalning till tydligt definierade projekt milstolpar

Precis som du borde vara tydlig om projektets omfattning, se till att du definierar en arbetsplan för ditt outsourcade projekt med tydliga milstolpar. Med schemalagda kontrollpunkter där du granskar statusen för projektet när det gäller färdigställande, är det enkelt att se till att du uppfyller din slutdatum och att slutprodukten uppfyller dina krav. Bind säljarens betalning till dessa milstolpar.

En bra riktlinje för IT- och mjukvaruutvecklingsprojekt är att betala inte mer än 20% till 30% av det totala projektpriset framåt, med resten av betalningarna utdelade på slutförandet av 3 eller 4 milstolpar.

8. Förhandla äganderätten till arbetet framåt

För alla typer av outsourcade projekt, se till att du är klar över vem som äger den resulterande arbetsprodukten och alla viktiga komponenter i den produkten.

Se till att tjänsteleverantören förstår hur du tänker använda de leveranser som de överens om att tillhandahålla. Utvecklingen av en anpassad programvara för din personliga användning skulle till exempel vara väsentligt annorlunda än utvecklingen av en applikation som du avser att paketera och sälja.

9. Glöm inte om stöd efter att projektet är klart.

För teknikprojekt är det en bra idé att ange en garanti eller stödklausul så att du är säker på att du har en viss del av det fortsatta stödet från försäljaren när projektet är klart. Det är mycket lättare att förhandla om en stödklausul innan tjänsteleverantören börjar arbeta, snarare än efter projektets slutförande. Även kreativa eller företagstjänster kan dra nytta av en stödklausul. Antag att du behöver några ändringar i en affärsplan baserat på feedback du får från potentiella investerare. Eller kanske du tycker att du behöver den snygga nya logotypen levererad i en ny typ av filformat. Om du anger en viss mängd gratis support eller förhandlar rabatterade priser för framtida ändringar kan du spara tid, pengar och huvudvärk senare.

10. Skaffa det skriftligt

Under ett serviceansvar kan projektets omfattning, leveranser eller till och med det avtalade priset ändras.

Se till att du tydligt kommunicerar eventuella scheman, räckvidd eller betalningsändringar till din tjänsteleverantör och få bekräftelse från dem - skriftligt - att de förstår och godkänner ändringarna. På samma sätt, hålla reda på eventuella överenskommelser som begärts av tjänsteleverantören och om du accepterar eller avvisar ändringarna. Spara kopior av alla e-postutbyten som du har.

Du kan få tillgång till förstklassig expertis när du behöver det utan att behöva anställa heltidspersonal. Genom att hålla fokus på dina kärnkompetenser och anställa experter frilansare för dina andra behov kan du konkurrera med leveransmöjligheterna hos större organisationer samtidigt som du behåller ditt oberoende.