Tips för hantering av sena faktura betalningar

Har du fakturor som fortfarande är utestående? Om så är fallet är du inte ensam. Varje dag finns det miljoner mindre företag där ute som inte betalas i tid. Den nationella federationen för oberoende företag säger att sena eller långsamma betalande kunder är en av de vanligaste orsakerna till problem med kassaflödet för småföretag.

Så vad gör du när du har fakturor som fortfarande är utestående? Och hur kan du göra processen mycket enklare?

Första sakerna först

Kom ihåg citatet, "Förebyggande är bättre än botemedel". Om så är fallet bör det vara ditt motto när det gäller fakturirelaterade problem. Det är mycket lättare att undvika fakturirelaterade problem om du vet vem du har att göra med. Lyckligtvis finns det en lätt resurs för det.

Det första du måste göra är att kontrollera företagets kommersiella kredit. Dessa rapporter är ett ovärderligt verktyg när du bestämmer om du ska lämna ut fakturor i första hand. Om en kund av din har goda kreditrapporter, blir chansen att få betalt i tid multiplicerat många gånger över.

En annan sak du kan göra är att använda ett välskrivet kontrakt för varje transaktion. Klipp inte hörn på detta. Det innebär att anställa en erfaren advokat. Åtminstone bör kontraktet innehålla betalningsförväntningar, hur tvister ska hanteras, tidsramar och leveranser.

Men hur är det för fall att förebyggande inte är ett lönsamt alternativ?

Första kontakten

Om det är kundens första gång, kanske du vill lätta på gasen. Ett e-postmeddelande är vanligtvis tillräckligt och gör det vänligt ljud. Det innebär att du skapar din e-post noggrant.

Men om det första e-postmeddelandet misslyckas eller om klienten är en upprepningsbrott?

Visa som du menar det

Det är förståeligt att du behöver dina kunder.

Men om du har vana att låta betalningar glida, är det inte bara dåligt för företagets ekonomi, men du kommer också att tas som någon som inte betyder affärer. Att låta betala glida för en tid är som att ge en icke-räntefinansiering för någon annan. Ett sätt att visa att du menar företag är att skapa ett system.

Innan du börjar leverera varan måste du ha ett etablerat fakturat uppföljningssystem. När betalningarna är sena för X antal dagar, bör den första uppföljningen initieras, sedan den andra efter X antal dagar efter den första och så vidare och så vidare. Var långvarig. Gör det avslappet i början, och sakta gå vidare till något mer allvarligt.

Hur du kommunicerar med kunden skiljer sig från hur många gånger du följer upp. Det betyder att du kan vara vänlig och avslappnad med hur du kommunicerar, men också aggressiv om hur snart och hur många gånger du tar kontakt med sen betalning.

Om du har gjort flera försök att samla in betalningar, men problemet inte går som du vill att det ska vara, så är det kanske dags att ringa och fråga "varför" är betalningarna sena.

Att fråga "Varför" kommer att tvinga klienten i en position att berätta orsaken till sena betalningar.

Detta tvingar klienten att formulera ett svar, och om kunden inser att orsakerna är svaga, kommer betalningen sannolikt att initieras. Men det är inte allt.

Att ställa frågan "varför" kommer också att avslöja företagets interna problem eftersom problemet oftast kommer att gå till "hur" du ska få betalt. Detta kommer att hjälpa till att avgöra om det finns ett allvarligt problem med kundens verksamhet.

Ring professionella

Även om du följer tipsen ovan är det inte 100% idiotsäker. Om en kund fortfarande undviker betalning efter ett möte mot ansikte, ta sedan ut den största pistolen i din verktygslåda - de professionella! Kort sagt, låt en professionell samlingsbyrå hantera den. Du är inte i insamlingsbranschen, så det är ineffektivt för ditt företag att ständigt spendera insatser på sådana.

Körning innebär att det finns tillfällen att du får fakturor som fortfarande är utestående.

Hantera det professionellt och sätt förebyggande åtgärder på plats. När skadan är klar, var vänlig med din första kontakt, men se till att du kommunicerar som du menar affärer.