Inledning
När ett komplext företagskrav har definierats är ett företag sedan redo att hitta en leverantör för att uppfylla kraven. Det första steget i att hitta en leverantör är att skapa och skicka ut en begäran om förslag (RFP). RFP-dokumentet bör innehålla i detalj alla aspekter av företagskravet och vad företaget kräver från en potentiell leverantör att uppfylla kraven i RFP.
Säljaren kommer att lägga fram ett bud baserat på dess förståelse av kraven i RFP och de konkurrerande buden kommer att utvärderas för att producera antingen valet av den vinnande försäljaren eller en kort lista över leverantörer som sedan levererar presentationer till företaget.
Definiera begäran om förslagsdokument
RFP-dokumentet är avgörande för att få en leverantör som kan uppfylla kundens affärsbehov. Om dokumentet är felaktigt, antingen genom tvetydiga krav, saknade krav eller orimliga krav på säljaren, leder RFP-processen till ofullständiga bud eller i vissa fall inga bud alls. Leverantörer är inte skyldiga att lämna bud till varje RFP som de får, och även om de skulle kunna uppfylla RFP-kraven, kanske de inte har kapacitet att leverera kraven i tid. Det senare finns ofta när en kund skickar RFP till mindre leverantörer som kan vara ledare inom sitt område men inte har medel eller kapacitet att uppfylla kundens behov.
Varje RFP kommer att vara annorlunda baserat på de krav som definierats och kundens specifika behov. Även inom samma företag kan ett RFP-dokument skilja sig i fokus beroende på de primära kraven. För vissa RFP kan fokuset vara på pris, medan andra kan fokusera på leveranstider eller kvalitetskraven för de objekt som behövs.
Specifika funktioner i RFP-dokumentet
Det finns några funktioner i det RFP-dokument som krävs. Till exempel bör varje RFP ha ett visst datum och klockslag då kunden kräver att alla potentiella leverantörer har lämnat in ett bud. Om bud skickas efter det datumet ska de kasseras. Om en leverantör inte kan lämna ett bud i tid, kan det här indikera ett eventuellt problem med organisationen och kanske leveransbekräftelser.
Dock måste kunden ge leverantörerna tillräcklig tid att lämna in ett bud. Om kraven är särskilt komplexa, kan leverantörerna behöva montera ett svarlag för att bryta ner kraven i områden som de kan förstå och sedan sätta ihop ett bud. Om tidslinjen definierad i RFP är för kort kan svaren rusas och leverantörer kan gissa på projektets komplexitet snarare än att förstå det fullt ut.Detta leder till felaktiga bud och en bortkastad RFP-process.
RFP-dokumentet bör ange processen om leverantörerna har ytterligare frågor om kraven i RFP. Säljare får inte ringa kunden eftersom det kan leda till att en leverantör får ytterligare information som ger dem en konkurrensfördel.
Det är bäst att ordna ett konferenssamtal så att företrädare för varje leverantör kan fråga och lyssna på frågor som riktas tillbaka till kunden. Detta garanterar en rättvisa i budgivningsprocessen.
Ett RFP-dokument måste också tydligt ange formatet som leverantörernas RFP-svar svarar på. Om detta inte är klart definierat kommer svar att skickas som finns i olika format och det skulle vara omöjligt att jämföra leverantörens bud. Svarformatet ska identifiera vad som krävs från säljaren i varje avsnitt, till exempel referenser, återupptagna potentiella lagmedlemmar, ett dokument med leverantörernas förståelse av kraven och ett format för prissättningen. Om varje leverantör följer det korrekta svarformatet blir det enklare att jämföra buden.