Fastighetsmäklare och Agent Email Procedures < äR fastighetsmailprocedurer viktiga?

Om du är som jag använder du din e-postbrevlåda som en att göra-lista, och du försöker hålla den ren. Eller kanske du är i den andra änden med en utbuktande inkorg hela tiden. Du måste vara medveten om betydelsen av e-post i dagens affärsverksamhet, och hur du kan bli uppmanad att producera e-post från tidigare år.

Regeringen har e-postregler. :

I samband med federala domstolsåtgärder kan e-postmeddelanden och sannolikt krävas för att levereras i förundersökning.

Eftersom ett stort antal av en fastighetsmäklare verksamhet på något sätt styrs av federala regler, såsom EPA och Fair Housing, kan du inte ignorera det faktum att du kan hamna i en federal domstolsåtgärd och vara skyldig att producera epostrekord.

Var inte en "Virtual Shredder!":

Det skulle vara en mycket obekväm situation att möta en federal domare som misstänker att du eller din agent kanske har avsiktligt raderat e-postmeddelanden som hänförde sig till transaktionen.

Tror inte att ursäkningen "Mitt backup-system överskrivit filerna" kommer att hämta dig ur kroken. De flesta backup-systemens karaktär är att slutligen radera de äldsta data efter uppsatta perioder eller ett visst antal säkerhetskopior.

Du behöver en skriftlig policy:

Skydda dig själv och mäklaren genom att utveckla en skriftlig e-postbevaringspolicy som tydligt anger procedurer för arkivering av e-post som är relaterade till transaktioner. Var noga med att ange att detta inkluderar alla e-postmeddelanden, inkommande och utgående.

Som med din procedurhandbok och alla dokument av denna typ, har alla nya agenter tecknat att de har läst, förstått och följer dessa e-mailprocedurer. Dokumentera möten regelbundet där du upprepar dessa procedurer och instruerar om hur man uppfyller kraven.

Skrivet är bra - Digital är bättre:

Du kan bara ange att varje e-post ska skrivas ut och placeras i transaktionsfilen. Om det är gjort religiöst måste det värsta fallet kopieras ett par hundra sidor för presentation till domstolen.

Ett bättre tillvägagångssätt är att även arkivera e-postmeddelandena i något digitalt format, oavsett om det finns en extern hårddisk, en CD eller en DVD-skiva. Med den låga kostnaden för CD-skivor och DVD-skivor är överföring av filerna och placering av skivan i transaktionsfilen ett utmärkt förfarande.

En sidovinst är det samtalet från kunden som vill ha en kopia av sitt HUD-uttalande. Det är lätt att bara öppna skivan och maila den.

Archiver Agent Emails:

Även om Outlook är den dominerande e-postlösningen där ute, har du agenter som använder Eudora, gratis online-system och andra. Med varierande kunskapsnivåer och alla dessa system krävs en viss planering för att få e-postmeddelanden till ett långsiktigt återställbart format och plats.

En metod skulle vara att ha alla transaktionsemails vidarebefordrade eller kopierade till en transaktionsadressadress. Med SmithToJones @ YourDomain. com, kan agenten vidarebefordra inkommande och "Cc / Bcc" utgående e-postmeddelanden till den transaktionsadressen. Nu är de på ett ställe där mäklarverket kan vidta lämpliga arkiveringsåtgärder.

Digital filformat för fastigheter Email är viktigt:

Visa inte i domstol med en CD med e-postmeddelanden i ett format som inte kan läsas. Med mjukvaruändringar och operativsystem som byter ofta, arkiverar du e-postmeddelanden i ett allmänt accepterat format som borde finnas vid ett senare tillfälle.

Det bredast antagna formatet är överlägset Adobe Acrobat. pdf (står för "bärbart dokumentformat"). Adobe nya versioner har alltid kunnat läsa äldre versionsfiler, så du borde inte överlämnas med ett meningslöst arkiv i framtiden.

Jag använder Gmail för företag och kombinerat med Evernote och en PDF-fil Jag har alla transaktionsemails i ett enda dokument efter stängning.

Hur man gör allt annat som är rätt och fortfarande förlorar ditt företag:

Som fastighetsmäklare och företagsägare med agenter har vi ansvar för hur de bedriver sin verksamhet.

Det spelar ingen roll om vi bara väljer de bästa och mest noggranna agenterna heller. Alla gör misstag. Låt inte ett misstag kosta dig stora böter, eller till och med ditt företag, eftersom din mäklare inte kan producera e-postmeddelanden relaterade till en transaktion.

Metoder och procedurer för hantering av e-postarkiv är inte dyra, och det kommer inte att göra en stor insats för att utveckla och hantera de procedurer som krävs för att få denna viktiga funktion under kontroll.