Ska jag använda ett destruktionskort för dokument

Globalt blir lagar alltmer strängare om identitetsstöld och behovet av systematisk dokumentförstöring ökar. Systematisk dokumentförstöring är särskilt viktigare och obligatorisk enligt federala och lokala lagar för företag eller företag som hanterar känslig och privat personligt identifierbar information (PII). PII innehåller allmänt information som namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer som kan användas för att identifiera en individ.

Det leder oss till ämnet i den här artikeln, dilemmaet om huruvida vi ska anställa en pappersförstöring eller dokumentförstörelse som tillhandahåller företag eller jobba med att förstöra dokumenten av företaget som genererar dokumenten.

Att veta följande för- och nackdelar med att använda ett dokumentförstörelsevärdföretag bör hjälpa dig att göra ett perfekt beslut:

Användning av ett dokument destruktion företag för systematiskt dokument förstörelse anses vara säkrad och bekvämt eftersom det faktum att de flesta dokumentförstöringstjänster tillhandahåller Företagen är välutrustade med sofistikerad dokument destruktionsteknik och de tar det fulla ansvaret.

Att använda ett dokument destruktion företag är säkert och säkert eftersom de gör allt framför företagets myndighet. De flesta dokumentförstörelsestjänster som tillhandahåller företag kommer att ge dig en låda där du kommer att lagra alla dina oönskade papper och skivor (som innehåller känslig information) och de kommer att förstöra och förstöra de dokument som tar ifrån lådan. Allt händer framför dig, vilket gör det helt säkert.

Att anlita ett företag är bekvämt eftersom ingen av dina anställda måste delta i processen, förutom en utsedd individ som observerar hela processen för att säkerställa att det företag du anställer utför jobbet enligt ditt krav.

Att anställa ett dokumentförstörelselag är lämpligt, särskilt när mängden dokument som ska förstöras är enormt. Om ditt företag vill köpa dokument destruktionsteknik, kommer det att kräva extra arbetskraft att utföra jobbet. Om du vill använda din befintliga arbetskraft kan det vara väldigt mycket utmanande. Dokumentförstöringstjänster kan tas regelbundet eller bara en gång om året. Att ta regelbundna tjänster säger till exempel på månadsbasis är bra när mängden dokument som ska förstöras är stor.

Befintlig med lokaldestributionslagen

Dokumentförstörelsestjänster företag är väl medvetna om lokala lagar om destruktion av dokument. Så, när du hyr en dokumentförstöringstjänst som tillhandahåller firma, kan du vara säker på att följa lokala lagar.I slutet av processen kommer dokumentet förstörelse företaget att ge dig ett intyg om förstörelse. Detta intyg bör hjälpa dig i rättsliga förfaranden om ditt företag är anklagat för att bryta mot lagen om destruktion av handlingar. Dokumentförstöringstjänster kan övervakas och certifieras av National Association for Information Destruction (NAID). Så om tjänsten av ett dokument destruktion företag är inte säkert, kan de förlora denna certifiering.

Miljövänlig

De flesta dokumentförstörelsebolagen hävdar sig Green Business. Eftersom de säkerställer att dokumenten återvinns eller komposteras systematiskt för att få minst möjliga miljöpåverkan. Nackdelar med att använda Destruction Company

Kostnaden för att använda dokumentförstöringsföretag kan vara ett negativ för småföretag som producerar små mängder dokument och kan därför önska att förstöra dokument internt. Att använda ett dokument destruktion företag bör betraktas som mindre nödvändigt när ditt företag inte hanterar PII. I så fall är det kanske inte obligatoriskt att använda ett dokumentförstöringsföretag. Fördelar med förstörelse av företaget själv

När ett företag inte hanterar PII är det alltid en bra idé att gå för kostnadseffektivt sätt att förstöra dokumentet av företaget själv om alternativet verkligen kostar effektiv. Det kan vara kostnadseffektivt när jobbet kan göras av befintliga anställda och med minsta investering i teknik. Men för det mesta är investering i tekniken dyrare än att betala viss avgift bara en gång i månaden för dokumentförstöringstjänster. Men hur dyrt eller kostnadseffektivt gör det själv beror på hur du gör hela saken. Här är en succeshistorie om att göra dokumentförstöring av ett företag själv: Å andra sidan är det hur en kontorshanterare kan kosta mer än du tror:

Om ett företag handlar med PII blir det svårt att säkerställa nivån av säkerhet och säkerhet som kan följas med att ta tjänster av ett dokument destruktion företag. Och när ett företag gör jobbet i sig, kommer det inte att finnas någon att skicka dokumentintegrationscertifikat också.