Fördelar och nackdelar med 3 projektorganisationsstrukturer

Hur din organisation är strukturerad påverkar hur du hanterar och kör projekt. Det kan också påverka hur mycket myndighet som når dig och du måste göra ditt jobb som projektledare.

Det finns tre gemensamma organisationsstrukturer, och projektledare arbetar i alla av dem: funktionell, projekt och matris. Låt oss ta en titt på fördelarna och nackdelarna för varje, så du vet vad du står inför när du går med i en ny struktur.

En funktionell organisationsstruktur

I en funktionell organisationsstruktur arbetar projektledaren och alla resurser inom samma företagsavdelning, till exempel försäljnings- och marknadsavdelningen. Generellt kommer den funktionella chefen att ha mer myndighet än projektledaren.

Fördelar:

Den funktionella strukturen ger dig den minsta kraften som projektledare, men det finns många andra fördelar:

• Det fungerar bra för små grupper och små projekt eftersom funktionen har full kontroll över lagmedlemmar och andra resurser som krävs.
• Du kan enkelt få tillgång till de experter du behöver eftersom de är i samma funktionella område.
• Det är snabbt att samla alla för att lösa problem relaterade till projektet.
• Du kan begränsa de verktyg för projektkommunikation du behöver använda eftersom laget är relativt litet och enkelt.
• Du får ofta entusiastiska lagmedlemmar som är angelägna om att arbeta på projektet eftersom det ger dem karriärmöjligheter. Projektarbete kan vara ett bra sätt att motivera ditt lag.

• Om du överlämnar projektet till ett funktionellt team kommer det att vara det funktionella team du arbetar med. Det kan göra det enklare att stänga ett projekt.

Nackdelar:

Även om denna struktur har många fördelar, finns det också några nackdelar:

• Arbetet sker i en silo, vilket kan innebära att du inte har tillgång till personer utanför din funktionella division.
• Människor i projektgruppen kan vara mer lojala mot sin avdelning eller lagledare än till deras arbete med projektet, och detta kan skapa konflikter.
• Ett stort projekt kan sluta med en funktionell projektledare från varje funktion. Det kan leda till att arbetet faller genom sprickorna om alla projektledare inte arbetar harmoniskt tillsammans.
• Funktionellt arbete kan isolera genom att du inte har möjlighet att nätverket i stor utsträckning i företaget. Det kan vara svårt att upprätthålla ett strategiskt fokus.

Projektorganisationsstrukturen

Dedikerade team läggs samman för att arbeta med projekt i en projektorganisationsstruktur. Projektledaren har förmodligen ledningsansvar för projektgruppens medlemmar. Exempel på detta skulle inkludera stora byggnadsbyggnader, men också företagsinitiativ som kräver ett engagerat team.Projektledaren har den ultimata auktoriteten, rapporterar till projektsponsor och projektstyrelsen. Individerna på lagarbetet direkt för projektledaren.

Fördelar:

Den uppenbara fördelen med en projektstruktur är att du har större kontroll över laget, men det finns också andra fördelar.

• Lag kan ha en stark identitetsidentitet. Det är den enklaste strukturen för att skapa en stark lagkultur.
• Hela laget är inriktat på lagets mål, och det finns ingen lojalitetskonflikt med dagjobbet för de personer som arbetar med projektet. Deras dagjobb är projektet.
• Resurser är dedikerade till projektet, så det är mycket lättare att planera arbetet. Du kommer att veta när lagmedlemmarna är tillgängliga och det finns ingen risk för att de kommer att dra sig av till affärs-som-vanligt arbete för en annan chef med kort varsel.
• Projekt som löper i denna struktur är bra miljöer för att förbättra dina projektledningskunskaper, både som ledare och mer tekniska färdigheter.

Nackdelar:

Projektstrukturen är lättast att arbeta inom, men det har fortfarande vissa nackdelar.

• Att ha ett team dedikerat till ett projekt är ett dyrt engagemang. Det brukar vara ett alternativ endast på stora projekt.
• Om du tar bort personer från deras funktionella jobb, kan det hända att det är svårt att gå tillbaka, särskilt om projektet är långt. Projektarbetet sträcker sig och återvänder till vad du gjorde tidigare efter en period som arbetar i en tvärvetenskaplig miljö på ett nytt utmanande projekt. Det är inte en tilltalande utsiktsplats för många människor. Det kan göra det ännu viktigare för dig att hantera övergången hos laget när du stänger ett projekt.
• Ibland kan stängning av ett projekt innebära att du förlorar ditt jobb om verksamheten har gått vidare och det finns inte någon annan roll som du kan flytta till.
• Genom sina natur sänker dedikerade lag resurser för att arbeta på bara en sak. Det kan begränsa antalet projekt som företaget kan göra vid en viss tidpunkt, särskilt när olika projekt kräver samma färdigheter.
• Projektledare i denna typ av struktur gör också linjestyrning för sina lag. Det innebär att du spenderar tid och ansträngning på personaluppdrag som du inte skulle behöva göra i andra strukturer. Om du gillar det här arbetet med människor kan det vara en fördel.

Matrisorganisationsstrukturen

Det tredje alternativet är en matrisstruktur. Resurser delas över både affärs-och vanligt arbete och projektarbete. Det kan innebära att du har två chefer, eller "prickad linje" ansvar till en projektledare samt till teamchefen. Funktionshanteringslinjekonstruktionen är normalt på plats först och projektledaren tar den prickade linjen.

Denna struktur delar upp kraft och myndighet mellan funktionell eller divisionsteamschef och projektledare. Du måste använda dina förhandlingsfärdigheter till sin fulla kraft!

Fördelar:

Matrisstrukturer är mycket vanliga eftersom de tillåter chefer att göra riktigt flexibla val med hur människor spenderar sin tid.Det är högst sannolikt att du kommer att arbeta i en matrismiljö någon gång i din karriär. Fördelarna med denna struktur är:

• Resurser används effektivt och kan flytta runt mellan projekt efter behov.
• Du kan arbeta på många olika saker, ibland parallellt - även om det kan hävdas att det här är en nackdel också.
• Lag och individer kan vara mycket lyhörda. Om ett nytt projekt kommer med som måste prioriteras är det lätt att pivotera och plötsligt fokusera på något annat. Det går inte att göra det enkelt i en projektstruktur, vilket tar längre tid att lossa och omgruppera.
• Strukturen kräver att alla använder samma projektledningens livscykel och metodik, så det är lätt att flytta mellan projekt. Människor kan gå med i ett projektlag med relativt lite ombordstigning som krävs när terminologin och processerna är gemensamma.

Nackdelar:

Som med alla inställningar har den också sina fallgropar. Trots att det är en gemensam struktur tror jag inte att många moderna arbetsplatser har knäckt problemen med överbelastning. Det kan vara lätt att ge en person alltför mycket att göra om du inte har system på plats för att hantera och övervaka hela sin arbetsbelastning. Andra nackdelar är:

• Konflikter mellan projekt är vanliga eftersom du kanske kämpar för samma resurser som ett annat projekt.
• Det andra projektet kan ha ringde in de bästa resurserna - de mest lämpliga personerna med rätt kompetens - eller deras linjeledare kan inte göra dem tillgängliga för projektarbete.
• Det kan vara en viss konflikt mellan affärs-och-vanliga uppgifter och projektarbete för individer, särskilt när båda cheferna ger dem olika prioriteringar.
• Resurser kan ha en konflikt om vilken utvecklingsväg de tar för sin framtida karriär. Även om du kanske vet att du vill stanna i projektledning kan du få möjlighet att gå vidare till en mer senior funktionell roll eller en mer projektorienterad roll. Men många karriärmöjligheter är bra, även om det gör svåra beslut.

En organisationsstruktur som fungerar perfekt för allt som vanligt arbete fungerar inte alltid för projekt, och du måste hantera inom den miljö du jobbar med. Det är en bra idé att få erfarenhet i var och en av dessa strukturer om du kan så att du kan uppleva dem första hand. Det hjälper dig att bestämma vilken miljö som passar dig bäst och passar dina färdigheter och preferenser. Då kan du göra ett välgrundat val om du får chansen att bestämma din framtida arbetsmiljö.

Förstå fördelar och nackdelar för varje kommer att ge dig chansen att ta reda på var det är bäst att spendera tid och inflytande för att få ut det mesta av ditt lag och hjälpa ditt projekt att slutföra framgångsrikt.