Professionella brev och e-postskrivningsriktlinjer

Vad är det bästa sättet att skriva ett brev? Har pappersbrev fortfarande arbete eller är e-post ett bättre alternativ? Det finns inte ett bästa sätt att kommunicera. I vissa fall är det meningsfullt att kommunicera via e-post, vid andra tillfällen kan du behöva skicka traditionella skrivna, skrivna och tecknade bokstäver.

Vilket du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens. E-post är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och, beroende på vem du skriver till och varför du skriver, kan du bli skyldig att skicka ett skrivet och skrivet brev eller ladda upp det online.

Professionella riktlinjer för brev och e-post

Oavsett hur du kommunicerar, innehåller välskrivna bokstäver flera avsnitt, vad du inkluderar i varje avsnitt och hur dokumentet formateras beror på om du är skicka ett skrivet brev eller ett e-postmeddelande.

Här följer riktlinjer för skrivning av brev och e-postmeddelanden, bland annat hur man skriver, formaterar och korrekturläser dina bokstäver, med exempel på olika typer av företagsbokstäver.

Vad ska inkluderas i en bokstav eller e-post

Den här handboken för att skriva bokstäver innehåller vad som ska anges i varje del av ett brev, hur man adresserar och skriver in skriv- och e-postkommunikation, brevformat och layouter och exempel och mallar.

Delar av ett brev

• Kontaktinformation
• Hälsning (hälsning)
• Brevets brev
• Avslutande
• Signatur

Kontaktinformation
Hur du anger dina kontaktuppgifter kommer att vara olika baserat på hur du skickar ditt brev. När du skickar ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att vara i slutet av meddelandet istället för överst på sidan.

Här är vad som ska ingå och prover för både skrivna bokstäver och e-postmeddelanden.

Hälsningsexempel
Hälsningen är hälsningsdelen av ditt brev. Här är en lista med exempel på brevhälsning som fungerar bra för professionell korrespondens.

Brevets brev

Brevet i ditt brev kommer att innehålla flera stycken.

Den första stycket ska innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva. Andra stycket (och några följande punkter) borde förklara dina skäl för att skriva vidare. Det sista stycket ska antingen begära åtgärd från läsaren, om du begär något, eller ange hur du ska följa upp.

Se till att syftet med ditt brev är klart. Läsaren behöver veta vad du ber om och hur de kan hjälpa dig. Eller om du erbjuder tjänster eller hjälp vad du kan ge till läsaren.

Stäng
Ett brev är stängt med en term som "Best regards" eller "Med vänliga hälsningar" som följs av ett kommatecken, då din signatur om du skickar ett skrivet brev.Om du skickar ett e-postmeddelande, skriv bara ditt namn efter stängningen. Här är en lista över exemplar som stänger bokstäver som är lämpliga för företags- och sysselsättningsrelaterad korrespondens.

Signatur

Den slutliga handen till ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla din kontaktinformation.

• Hur man skriver ett brev
• Så här skapar du en e-postsignatur

Så här adresserar du ett brev
Det är viktigt att du adresserar den person du skriver till formellt, om du inte känner till dem mycket bra. Så här adresserar du ett brev, inklusive generisk information som du kan använda om du inte har någon kontaktperson hos företaget.

Formatera din korrespondens

Nu när du har all information du behöver inkludera, granska det standardformat som ska användas för brev och e-postmeddelanden:

• Brevformat
• E-postmeddelandeformat

Riktlinjer för brevskrivning

Nästa steg är att polera upp ditt brev, så det finns gott om plats mellan stycken och sidans övre och nedre sida. Du kommer också vilja välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnitt. Vad du säger beror på anledningen till att du skriver, så var noga med att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation.

Här följer stegvisa guider för att skriva en mängd olika typer av bokstäver, inklusive sidmarginaler, teckensnitt, mellanslag och detaljer om vad du ska inkludera, tillsammans med exempel på varje.

• Hur man skriver ett företagsbrev
• Hur man skriver ett brevbrev
• Så skriver man en ansökningsbrev
• Hur man skriver en referensbrev
• Hur man skriver ett uppsägningsbrev
• Hur att skriva ett tackbrev
• LinkedIn Meddelande och inbjudningsriktlinjer
• Professionella meddelanden om e-postmeddelanden

Exempel och mallar

Använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med det grundläggande formatet på plats. Fyll i din information i lämplig del av brevet.

Att titta på exempel är också bra för att du får idéer för vad du ska säga i din egen korrespondens.

Brevprover
Brevprover inklusive affärsbrev, brevbrev, intervju tack brev, uppföljningsbrev, antagande av arbetstillfällen och avslagsbrev, uppsägningsbokstäver, uppskattningsbrev, företagsbokstäver och fler brevprover och mallar.

E-postmeddelandexemplar
Exempel på sysselsättning, jobbsökning och företagsemail, plus e-mails, formaterade meddelandeprover och föremålslinjer, hälsningar och signaturexempel.

Proofread och stavningskontroll

Slutligen, innan du skriver ut eller laddar upp ditt brev eller skickar ditt e-postmeddelande, stavningskontroll, grammatikkontroll och korrekturläsning. Ett tips för att se till att det inte finns några fel är att läsa det högt. Du kanske märker misstag som du inte fångar genom att granska det genom att leta efter det.

Relaterade artiklar: Brevhälsningar och hälsningar