Vad du behöver veta om förberedande möten

Möten och evenemangsplanerare förväntas hålla ett "pre-con" -möte med konferensservicemanagern på hotell, konferenslokaler, kongresscenter och andra platser före en planerad konferens.

Det är i huvudsak konferensen före konferensen.

För de som kanske inte planerar frekventa möten, kan ett pre-con möte tyckas obekvämt eller obehagligt först eftersom det kan innehålla nya villkor eller språk, till exempel "händelseresession" eller "arrangemang för bankett händelser".

< ! --1 ->

Vad ska evenemangsplanerare förvänta sig av en pre-con?

Ett pre-con är ett möte som hålls med evenemangsleverantörer och leverantörer där evenemanget eller programmet är planerat att äga rum. Den hålls vanligtvis en eller två dagar före den aktuella händelsen och skiljer sig från att gå igenom det som sker på en händelsedag.

Vissa människor kan knyta samman möten med planering av större konferenser, kongresser, kongresser och incitamentsprogram. Det är dock också vanligt att hålla ett möte för seminarier och andra speciella evenemang.

Vad man kan förvänta sig under ett möte före konferensen

Med pre-con-mötet kan evenemangsplaneraren få möjlighet att granska all slutlig logistik för ett visst program med leverantörs management team som är involverade i programmet.

Vanligtvis samordnas och planeras ett pre-con möte av platsens konferenschef. Han eller hon kommer att bjuda chefer från olika områden som är involverade i händelsen att granska logistiken för deras speciella roll för en händelse.

Det här är en utmärkt tid för mötes- eller evenemangsplaneraren att upprätta en rapport med alla inblandade.

Under pre-con är det lämpligt att evenemangsplaneraren markerar några av huvudmålen för evenemanget, inklusive viktig information om organisationen värd för evenemanget, nyckelmeddelanden som förmedlas vid evenemanget och viktiga VIP-er.

Pre-Con är rätt tid att granska händelseledningen

En händelseuppsats kallas också händelsespecifikationer. Den innehåller all relevant information om ett program eller en händelse, inklusive detaljer om själva programmet. Dessa poster kan innehålla några eller alla följande: datum, tider, kontakter, deltagareprofiler, akutkontakter, mat och dryck, transport, fraktinformation, fakturering, audio / visuella och andra speciella behov.

Varje avdelningschef kommer att granska hans eller hennes förståelse för händelsen, inklusive relevanta detaljer och deras typiska operativa förfaranden. De kommer också att granska deras förståelse av händelsekontraktet och information som tidigare delats i banketthändelserna.

Mötes- och evenemangsplanerare bör komma ihåg att fråga detaljerade frågor om evenemangsspecifikationerna under den här tiden, såsom personalnivåer och namnen på viktiga kontakter under den aktuella händelsen från alla representerade områden.Viktiga delar i förhandsbeskrivningen kan innehålla en översyn av:

• Kraven på mat och dryck
• Krav på gästrumslistan (vid behov)
• Konferens- och handelsutställning ställer krav
• Mötesrum och mässautrymme krav (golvplaner)
• Tekniska krav, t.ex. el och telekommunikation
• Detaljer om skyltplacering

Det här är den perfekta tiden att göra förändringar i sista minuten. Även om de kanske inte alltid gillar det, förväntar sig de flesta leverantörer och leverantörer rimliga (och orimliga) förändringar. Självklart, om pre-con är planerad under en tid då installationen pågår, bör du överväga att göra en tidig inspektion för att säkerställa att allt går rent.