Video: Where's the Money 2025
Lärdomslärda möten är en viktig del i hanteringen av projekt. Du kan inte förbättra din projektleverans om du inte vet vad som fungerar och vad som inte gör det. Du kan inte effektivisera dina processer om du aldrig tar tid att kritiskt bedöma om de arbetar som de ska.
Du bygger upp ett kunskapsbibliotek om vad som fungerar och vad som inte går igenom tiden för att granska dina metoder. Och sedan agera på resultatet av dessa recensioner för att förbättra projekten framåt.
Det finns dock en fel med denna modell.
Har du sett det?
Ja, det är att den lärdom som lärdes granskning sker i slutet av projektet. Det är som att säga, "Hur kan jag hjälpa dig nu när det är för sent? "
Varför vänta till slutet är inget bra
Vänta tills projektets färdigheter innebär att det bara är framtida projekt som dra nytta av visdomen som uppnåtts under det aktuella arbetet. För dina kunder och intressenter är det frustrerande att bli frågan om vad som kunde ha varit bättre när du inte kan göra något åt det. Projektet är över. Färdiga. De spenderar sin tid med dig om lektioner och processförbättringar eftersom de vill hjälpa andra människor, inte för att de personligen kommer att se någon avkastning på den tiden.
Det här är så enkelt att rätta till att det innebär att det inte finns någon ursäkt att vänta tills projektets slut har en lärdomad granskning.
Hur man schemalägger lektionerna Lärda möten
Lösningen är att schemalägga lärda möten så ofta som möjligt.
De borde vara minst i slutet av varje sprint- eller projektfas, och ibland gör jag dem så ofta som en gång i månaden.
Fördelen med frekventa recensioner är att de är mycket kortare. Du granskar en mindre tidsram så det är sannolikt att det blir färre lektioner att införliva. Du kan till och med passa en kort recension till slutet av ett normalt projektteammöte.
Som för en fullständig slutrapport, är förberedelserna för ditt möte fortfarande viktigt. Tänk på vad du vill fråga och vad du vill komma ur tiden med ditt team och intressenter. Då kan du se till att du fångar vad som ger dig den största förbättringen av lagprestanda.
Att handla på lektioner är viktigt
Nackdelen - om du vill kalla det så - av frekventa recensioner är att dina intressenter kommer att bli uttråkad av att bli ombedd att ständigt ge dig feedback om de inte ser att något händer. Detta är verkligen viktigt. Ingen sinnen blir uppmanade till sin åsikt om de vet att du kommer att vidta åtgärder baserade på det och göra livet enklare som ett resultat.
Det är också ett bra sätt att fortsätta att göra ett bra intryck på dina kunder och kunder.
Skapa ett uppföljningsschema
Det enklaste sättet att se till att du agerar på feedbacken och lektionerna som avslöjas i dina vanliga recensioner med intressenter är att skapa ett uppföljningsschema. Det här är helt enkelt en logg över alla handlingar och uppgifter som faller ur diskussionerna. Skapa en grundläggande spårare i ett kalkylblad eller använd din standardprogram för att göra listor för att spela in och spåra åtgärderna.
[Läs mer om spårning av ditt projekt.
]
Fördelen med att göra detta - förutom att vara bra projektledningspraxis - är att nästa gång du har en recension kan du gå tillbaka till den person som tog upp den punkten och berätta för dem att du har gjort något åt det . Så här skapar du bra relationer även med svåra intressenter: någon gav dig feedback, du gjorde något som ett resultat och du gick tillbaka och berättade för dem att du har vidtagit åtgärder. De borde enkelt kunna se en förbättring.
Det finns en utmaning här, och det kommer när du inte kan förbättra en process eller agera på deras feedback. Det kommer att hända: det är inte möjligt att genomföra allt som intressenterna ber om, särskilt som en del av tiden kommer de att begära helt orealistiska saker som att skrapa förändringshanteringsprocessen. Gå tillbaka till dem och förklara varför du inte kan implementera eller agera på deras feedback.
Det här är inte lika bra som att kunna göra det (ur sitt perspektiv) men det visar integritet och förmåga att följa igenom. Du kommer fortfarande att bygga ett gott rykte som projektledare som levererar om du håller intressenterna informerade, även om resultatet är att de inte kan få vad de vill ha.