Lära dig hur du planerar din första stora händelse

Grattis! Din chef nominerade bara dig för att samordna företagets konferens för hösten utbildning. Det är en utmärkt möjlighet för dig att visa upp dina färdigheter och potentiellt tjäna en ökning i processen. Det finns bara ett problem: Du har aldrig planerat en händelse som denna tidigare! Oroa dig inte. Massor av andra har befunnit sig i samma problem, och du kommer att lyckas för att du är organiserad och bestämd.

Precis som alla affärsprojekt är det första steget att organisera all information du har och identifiera de mest brådskande frågorna.

Innan du börjar välja en plats eller hyra en högtalare behöver du veta de grundläggande parametrarna för din händelse. Det är nästan omöjligt att prata detaljer och kostnader med en tredje part tills du har mer av detaljerna utstrykad. Här är de viktigaste detaljerna du bör definiera innan du kontaktar externa leverantörer.

Datum

Allt kretsar kring datumet för din speciella händelse. Helst vill du ha tre potentiella datum i åtanke så att du kan jämföra tillgänglighet och priser över hela linjen. Försök att inkludera olika dagar i veckan för maximal flexibilitet.

Tidsram

Även en timmes skillnad kan påverka din planering, så du måste bli specifik om dina förväntade tidsramar. Till exempel, från och med klockan 10 i stället för 08:00, betyder det att du kanske inte behöver fördela en frukostbudget.

Närvaroantal

Det är en detalj som ofta är för brett uppskattad för produktiva förhandlingar. Få realistiska med dina närvaroprognoser. Diskutera i förväg vem du kommer att bjuda in och sätta dina projektioner på ett kalkylblad. Närvaro och budget är direkt korrelerade, så gärna inte gissa om antalet personer du tror kommer att delta.

Breakout Sessions

Du kan bara behöva ett bankettrum om du äter en middag, men en fullskalig konferens kommer sannolikt att kräva ytterligare breakout-rum och ett utställningsutrymme. Återigen kan du inte mäta kostnader förrän du definierar hur mycket utrymme du behöver. För konferenser är det bästa sättet att planera en sköna färdväg i ditt allra första möte. Att dela idéer och piecing dem tillsammans på papper hjälper dig att styra dig genom nästa planeringsbeslut.

Budget vs Kostnader

Det kan hända att det är opraktiskt att arbeta på en budget innan du vet platsen och cateringkostnaderna, men det fungerar som ett riktmärke för dig att mäta alla leverantörsförslag. Börja med dina inkomstkällor. Hur mycket ska du betala för närvaro? Kommer du att ringa på sponsorer för att kompensera kostnaderna? Vad ska utställare betala för att delta? Intäkterna kommer slutligen att diktera din budget, så det är bara meningsfullt att skydda dem först.

Marknadsföring

När du har identifierat dina inkomstkällor är nästa steg att beskriva din marknadsplan. Vad är det bästa sättet att nå och engagera dina inkomstgeneratorer? Kanske har du en lista över potentiella deltagare som arbetsgivare eller medlemskapsförening. Det skulle självklart vara till hjälp, men hur är det med sponsorer och utställare?

Om du planerar att locka till mer än 20 utställare måste du kunna nå dem. Målmedvetna marknadsföringskampanjer kostar pengar, och det sänker dina intäkter.

Transport och logi

Att köra lokalkonferens eliminerar vanligtvis några problem med transport. Men du måste fortfarande adressera boende för högtalare, utställare och speciella gäster. Vissa hotell ger rabatter på mötesplatsen om du bokar tillräckligt med nätter. Det enda sättet att kapitalisera på detta är genom att känna till ditt boende behov i förväg. Gå tillbaka genom dina närvarouppgifter och projekta hur många gäster som befinner sig utanför ditt område.

Det här låter troligtvis som mycket information att samla upp framför, och det är det. Men kom ihåg att det här är detaljerna som påverkar allt annat i planeringsprocessen.

Du kan initialt lockas till de mer "glamorösa" uppgifterna, som besök på webbplatsen och menyplanering. Kom bara ihåg att deras tid kommer. För närvarande, men fokusera på fakta så att du kan fatta de bästa besluten senare.