Lära dig att utveckla en plan för outsourcing

En hel del diskussioner om outsourcing i media gör det verkligt komplicerat, men det är verkligen ganska enkelt. Även i våra hem lägger vi ut många uppgifter: Matlagning, underhållning av vår gräsmatta och barnomsorg, bara för att nämna några. När vi inte har tid, fokus eller färdigheter att göra jobbet själva söker vi efter någon som kan, och någon som ska göra jobbet till ett pris som vi har råd att betala. Företagen arbetar på samma sätt, även om deras beslut kan innebära fler faktorer och beslutsfattare.

Utvecklingsprocessen för outsourcing

Men precis som familjer fattar olika beslut kan företag komma till otroligt olika beslut om outsourcing. Det finns ingen mall som fungerar för alla företag, men det finns en process som alla företag måste överväga:

Realisering

Tidigare har många företag kanske inte ens vet vad outsourcing var. Idag känner de till outsourcing, men kan inte inse hur många outsourcing-liknande program som de redan använder: Kopior, postrum, facilitetshantering, IT och till och med delar av en juridisk avdelning. Outsourcing kanske inte löser alla problem, men lärande om den tidigare generationen av kontrakt kommer att identifiera nya projekt och ge värdefull insikt.

Målinställning

För att lyckas med att skapa ett outsourcingprogram måste du definiera specifika mål, till exempel minska de totala företagskostnaderna med fem procent, fokusera på effektivitet för en enda plats eller bara titta på funktioner som utförts i en affärsenhet.

Mål behöver ingen enorm detalj. När din outsourcingupplevelse ökar kommer definitionerna att förändras.

Deltagande

Du behöver deltagare från många kompetensområden för att ge insats till planen, för att verifiera antaganden och att ge expertbedömning. När du flyttar från en allmän plan till specifika projekt, kommer du att upprepa denna process och skapa undergrupper med ännu mer specifik kunskap.

Identifiering

Nu när du har mål och experter för att identifiera och tolka information, är det dags att identifiera specifika projekt för ditt outsourcingprogram. Varje företag utvecklar olika kriterier och drivs av kultur lika mycket som med ekonomisk eller operativ analys, men det finns gemensamma kriterier som du bör titta på:

• Tidigare beslut: Ditt företag antog förmodligen tidigare beslut om att använda icke- anställda, såsom tillfälligt anställda eller tjänstekontrakt. Arbeta med upphandling och din PMO (Project Management Office) för detaljer. Se hur de hanterade problemen på den här listan och sammanställ lärdomar.
• Expertis: Fungerar du med funktioner eller producerar produkter utan tillräcklig expertis eller har du problem med att behålla chefer?Har den nuvarande ledningen en plan för att lösa dessa problem? Om inte kan det här vara ett bra outsourcingprojekt.
• Kvalitet: Även om en funktion har personer med rätt kompetens och erfarna chefer, kan du inte få den servicenivå du behöver. Gör chefen kundundersökningar? Vad säger kunderna om produkter eller tjänster? Ett gap i kvalitet eller brist på intresse för kundtjänst är en annan flagga för outsourcing.
• Kostnad: En exceptionellt högkvalitativ service är inte nödvändigtvis ett bra värde. Hur jämför dina kostnader med konkurrenterna? Funktionen producerar månadsrapporter: Enhetskostnader, driftskostnader, fleråriga kostnadsutvecklingar? Om den här funktionen inte kan producera dessa rapporter kan en outsourcad tjänst ge större insyn i din verksamhet.
• Skala: När du granskar hela ditt företag kommer du att göra många oväntade upptäckter. Vara fokuserad! Ett stort projekt är en bättre kandidat för outsourcing än ett antal mindre projekt. Det enda stora projektet kommer att kräva betydligt färre administrativa resurser och resursresurser. Håll en omfattande lista, men välj endast kandidater än att ge stor inverkan i din första projektvåg.
• Säkerhet: Du har nu en bra ide om potentiella projekt. Det är dags att filtrera dem enligt säkerhetsstandarderna. Säkerhet är ett komplext och kontroversiellt ämne. Olika standarder gäller för olika branscher, och vissa företag är mer säkerhetsmedvetna än sina konkurrenter. Förstå interna och industristandarder, och begränsa outsourcingprojekt i enlighet därmed. Inkludera juridisk, IT, företagsäkerhet, överensstämmelse (om det gäller) och eventuella "risk" avdelningar i dina diskussioner.
• Prioritering: Varje objekt ovan (och kanske andra egenskaper) måste prövas och därefter ska varje projekt tilldelas ett totalt "outsourcingsvärde". Utan tvekan kommer det att bli mycket debatt om vilka egenskaper som är viktigaste, om deras poäng är korrekta och om andra egenskaper bör övervägas. Bli inte förvånad om denna process varar i månader eller till och med år.
• Kommunikation: När du har prioriterat potentiella projekt har du haft många möten och pratat med många människor. Förvänta dig att dessa diskussioner är offentliga uppgifter i de avdelningar du har riktat till outsourcing. Antag alltid att dessa diskussioner kommer att komma till din medarbetares befolkning, ofta i realtid. Noggrant genomtänkt företagskommunikation måste vara förberedd och redo. Låt aldrig rykten bli en bättre källa till information än fakta.

Genomföra din outsourcingplan

I slutet av denna process kommer du att ha din första outsourcingplan. Det finns många fler steg när du utför denna plan: Bekräftar data, skapar underkommittéer för specifika projekt, identifierar leverantörer, kör piloter, tilldelar kontrakt och så vidare. Men att utveckla din plan ger dig de första och viktigaste stegen.