Lär dig om en projektkoordinators roll

Som alla erfarna projektledare vet är stora projekt inte bara tidskrävande. De kan också vara komplicerade att organisera. Med hundratals uppgifter att organisera, papper till fil och anställda att hantera, se till att projektet är färdigt så snabbt och effektivt som möjligt är inget enkelt jobb.

Här är en projektkoordinator in. En projektkoordinator är medlem i ett projektledningsteam som ansvarar för att projektet hålls ordentligt och löpande.

Projektkoordinatorn arbetar tillsammans med projektledaren för att spåra och lämna all information de olika lagmedlemmarna behöver för att göra sina jobb effektivt. Projektkoordinatorn ansvarar för att hela projektet ska fungera smidigt.

Hur en projektkoordinator skiljer sig från en projektledare

Medan projektledare och projektkoordinatorer ofta arbetar parallellt med varandra i kompletterande roller är deras faktiska jobbbeskrivningar unika. Projektkoordinatörer samlar och avger nödvändig information och uppdateringar och samordnar arbetet genom hela projektets livscykel. När projektet är samordnat är det upp till projektledaren att se projektet fram till slutförandet.

Projektledaren utser projektkoordinatorn och de två personerna arbetar sida vid sida under hela processen, men samordnaren är mest involverad i projektinformation medan projektledaren ser till att projektet blir gjort.

Vilka typer av uppgifter en projektkoordinator har? Projektkoordinatorer måste vara flexibla och skickliga på flera arbetsuppgifter, eftersom de i allmänhet är skyldiga att utföra en mängd olika uppgifter dagligen, ibland även samtidigt. Medan projektkoordinatorens specifika roll varierar något från företag till företag, är följande uppgifter som projektkoordinatörer normalt förväntas åstadkomma.

Arrangera möten, lagfester

• Arrangera möten mellan lagmedlemmar och mellan lagmedlemmar och klienter
• Spela in protokoll på möten
• Håll detaljerade projektnoteringar och register
• Utveckla projektstrategier
• Skapa projektplaner
• Skapa uppgiftslistor för gruppmedlemmar
• Övervaka projektets framsteg, budget, timmar mm
• Spåra och hantera inkommande pappersarbete
• Håll alla medlemmar i team uppdaterade med aktuell information och pappersarbete
• Kommunicera med gruppmedlemmar för att säkerställa optimal strategi och maximal effektivitet
• En projektkoordinators arbetsvillkor

Eftersom framgången för ett projekt beror på projektkoordinatorens förmåga att göra sitt jobb bra, ser företag att Hyr projektkoordinatörer är i allmänhet ganska selektiva om vilka de ska anställa.Medan en formell examen i projektledning inte krävs kommer din potentiella arbetsgivare troligen att förvänta dig att du har några års erfarenhet inom branschen du kommer att arbeta för, vilket kan innehålla en examen på området.

Förutom utbildning och erfarenhet kan du behöva erfarenhet av olika projektledningstekniker eller programvarupaket, som PRINCE2, Microsoft Office eller Primavera. Du kommer definitivt att behöva utmärkta muntliga och skriftliga kommunikationsförmåga, organisatoriska färdigheter och förmågan att multitaska effektivt i en snabbare miljö.

Vad det är att vara en projektkoordinator

Arbetet med en projektkoordinator är upptagen, snabb, intressant och utmanande. Projektkoordinatorer förväntas slutföra en mängd olika uppgifter, varav många kommer att variera på en daglig basis.

Även om projektkoordinatörer ofta arbetar med andra personer i projektgruppen under dagen, kan delar av jobbet eventuellt ske från hemmet eller en annan avlägsen plats om företaget tillåter det. Vissa företag kan kräva projektkoordinatorer att arbeta övertid och / eller utanför normala öppettider, vilket kan störa familjeliv och ansvar.

Vad är nästa för en projektkoordinator

Framgångsrika projektkoordinatorer kan gå på många olika roller. Din exponering för projekt innebär att du med tiden kommer att hämta kompetensen för att hantera mindre projekt.

Du kan då flytta till en roll som projektledare. Alternativt kan du gå in i Project Management Office och ta ställning i en mer central ledningsfunktion. Du har också fortfarande möjlighet att flytta tillbaka till en avdelnings- eller linjebolag, kanske som en gruppledare eller köra ett administrativt team. Du har definitivt erfarenheten att göra det.

Många använder projektkoordinering för att testa om de vill bli projektledare, eller det kan fungera som ett steg för att ta på sig mer ansvar (och betala mer). Om du vill kolla in projektledning och utforska vad som kan vara öppet för dig är det här en bra utgångspunkt för din karriär.

En projektkoordinator har en viktig roll. Om du är organiserad, effektiv, bra på multi-tasking, en utmärkt kommunikator och kör för att lyckas, kan projektkoordinator vara det rätta jobbet för dig.