Fakturamallriktlinjer för frilansskribenter

När jag anställer nya författare (som jag ibland gör för volymen), måste jag ofta förklara för dem hur enkelt en faktura kan vara. Det är svårt att läsa tonen i vissa e-postmeddelanden, men jag tror att några av dem kan panik när jag säger att jag vill ha en faktura. Inget behov av panik!

Vad behöver de för?

En faktura tjänar flera syften. Det är inte bara katalysatorn som får betalt, även om jag vågar säga att det är rollen # 1, va?

Men fakturan behövs ofta av köparen av andra skäl. De behöver den posten. De måste bevisa att de betalade dig, ofta så att de kan skriva ut din betalning. Under mina skrivår har jag bara haft en klient, en tidning, som inte behövde en faktura. Jag är inte säker på varför eller hur de lyckades med det.

Typ av fakturor / programvara

I den ursprungliga artikeln som jag skrev om fakturor uppgav jag att jag bara håller fast med ett Word-dokument. Om jag har tid, ändrar jag den till PDF, men det händer inte alltid. En annan vanlig praxis som jag har sett använder ett Excel-kalkylblad för att generera fakturan. Men ett viktigt övervägande som jag inte nämnde då är överflödet av bokföringsprogramvara där ute. På grund av överkomliga, småföretagsmålade alternativ som Freshbooks eller Quickbooks kanske du aldrig behöver skapa en faktura själv ändå. Jag har hört underbara saker om dessa applikationer, men har ännu inte kollat ​​in dem.

tankar? Var noga med att lämna tankar i mitt blogginlägg om ämnet.

Vad ska inkludera

Sedan den ursprungliga artikeln har jag klargjort några av de viktigaste delarna av en skrivfaktura. Det är förstås genom försök och fel.

• Ditt namn och adress ska vara högst uppe, så att kontrollen kan nå dig väldigt snabbt, och så att du inte fältar ett e-mail i veckan från det att du frågar efter det.
• Innehåller en logotyp för varumärkesändamål (om du har en).
• Datum darnfakturan! Vissa företag och utgivare har en obligatorisk väntetid på din faktura - 30 dagar, till och med 60 dagar - och du vill ha rätt datum där. Återigen handlar det här om att undvika betalningsförseningar.
• Om du gör flera projekt för den här klienten, namnge dem! Använd någon frasering som betecknar detta projekt från den som är före den eller den efter den. Det kommer att begränsa blandningar och (du gissade det) får dig betalt i tid.
• Gör betalningsinstruktionerna tydliga. Om du vill ha en papperskontroll, ska den göras till dig eller ditt företag? Om du vill ha en Paypal-betalning, inkludera med all hjälp den relevanta informationen.
• Vissa större företag och utgivare hänvisar endast till din faktura med ett fakturanummer. Ibland dikterar man ens det numret eller konventionerna i ditt nummer.Om inte, använder jag helt enkelt datumet: Faktura nr 112811.
• Ovanstående representerar ett par års fakturering danser. Var noga med att läsa grunderna om vad du ska inkludera på din faktura för fakturering här.

Tips för skrivarfakturor

Jag har hört från några kunder att de inte nödvändigtvis behöver den långa specificering som jag har inkluderat i tidigare fakturor. Samtidigt har jag stött på kunder som ber mig att bryta ner min faktura i mycket specifika delar.

När det gäller att generera fakturor är det viktigt att komma ihåg att du inte gör några pengar på att göra detta. Så, håll det enkelt och snabbt. Jag gillar den här tanken från torsdag Bram vid Women on Writing. Hon säger att hon gör fakturor i uppsättningar, på en dag i veckan. Du kan också skapa en mall, spara den och återanvända den.

Här är några tips:

1. Stick med vad du vet. Jag känner inte till många författare som inte kan använda Microsoft Word och / eller Publisher i deras sömn, så överväg att använda en av de mallar som finns med dessa mjukvarusystem för att skapa din faktura.

2. märke det. Du vill att denna arbetsgivare kommer ihåg dig i framtiden om de skulle ha några andra skrivpositioner tillgängliga. Om du har en logotyp, eller ens en viss typsnitt, citat eller layout som är unik för din tjänst, överväg att använda den på din faktura. Åtminstone måste du inkludera ditt namn, adress och annan identifierande information i rubriken på din faktura.

3. Ge detaljerna. Fakturans huvuddel ska beskriva den tjänst du tillhandahöll. Om du slutfört tjänsten via en timmarsats, var noga med att räkna upp antalet arbetade timmar. Om du har fyllt i ett per sida eller per ordprojekt, ange även dessa uppgifter. Du vill detaljera exakt vad du gjorde, hur och hur länge.

4. Rita ut det. Inkludera en kolumn för varje laddning som citerar din kurs (t.ex. e., Cent per ord eller dollar per timme) och dra sedan ut den till en total kostnadskolumn. Detta hjälper inte bara till att eliminera mattefel eller stavfel, men det ger också kunden ett enkelt sätt att beräkna kostnaden för att anställa dig för framtida arbete också!

5. Fet totalt. Gör den totala summan lätt för bokföringsavdelningen att hitta; kanske får du betalt allt så mycket snabbare!

6. Citera dina villkor. Förhoppningsvis kommer dessa inte att vara en överraskning för din klient, eftersom termer diskuteras i allmänhet före tid. Vad du än enats om, påminna din arbetsgivare försiktigt genom att lägga till en en-två mening på grund av det totala beloppet. Exempel: Summa på grund av netto 10 dagar.

7. Korrekturläs. Och sedan korrekturläsa igen! Nu är det inte dags att rymma och förlora ett potentiellt framtida konto. Se till att din faktura är så perfekt och felfri som ditt projekt innan du slår på det.

8. Få betalt. Fira din framgång!