Uppgifter om hur man håller register över hyresgästens undersökning

När du tittar på potentiella hyresgäster för att fylla en ledig tjänst i din hyresfastighet, kommer du att få många telefonsamtal från personer som vill se fastigheten. Informationen kan vara överväldigande, så det finns vissa saker du vill registrera om varje hyresgäst, oavsett om det bara var ett telefonsamtal, en personbesök eller om hyresgästen faktiskt fyllde ut en hyresapplikation. Lär dig sju viktiga informationstyper för att behålla potentiella hyresgäster som kan hjälpa dig i framtiden.

3 skäl att behålla poster på potentiella hyresgäster

Du kanske vet att du ska hålla register över dina nuvarande hyresgäster, men du kanske inte inser vikten av att hålla register över hyresgästerna som inte egentligen hyra din lägenhet. Dessa register är viktiga av tre skäl.

1. Du har redan information om hyresgästen ringer igen i framtiden.

2. Hjälper dig att förstå varför hyresgästen inte hyrde lägenheten.

3. Betjänar som bevis om du anklagas för bostadsdiskriminering.

8 poster som ska hållas under hyresgästscreening

De register som du behåller på potentiella hyresgäster kommer att bero på hur långt längs hyresgästen faktiskt kom i ansökan. För några potentiella hyresgäster är allt du har ett förnamn och telefonnummer och för andra kommer du att ha en slutförd ansökan och en insättning för att hålla lägenheten.

1. Namn, telefonnummer och datum kallat:

När en potentiell hyresgäst ringer för att fråga om din egendom bör du lägga följande information i ett kalkylblad:

• Datum de ringde.
• Antal de ringde från.
• Deras namn.

Även om hyresgästen inte har något annat intresse i fastigheten kan den här listan hjälpa dig i framtiden. När som helst en potentiell hyresgäst samtal bör du söka telefonnumret i kalkylbladet. Medan denna metod inte är idiotsäker, eftersom människor ändrar sitt telefonnummer kan det hjälpa dig att upptäcka om en potentiell hyresgäst har ringt förut.

Till exempel, om en hyresgäst som ringde för fem månader sedan ringer igen för att se en egendom, bör du överväga möjligheten att de utvisades.

2. Kalkylblad av svar på kvalificerade frågor:

Du bör ha en lista över kvalificerade frågor som du frågar varje potentiell hyresgäst innan de ens tittar på fastigheten. Dessa frågor kan ge dig en grundläggande förståelse för hyresgästens situation.

Exempel på kvalificerande frågor inkluderar:

• Förväntad inflygningsdatum
• Hur många sovrum letar du efter?
• Hur många människor kommer att bo i fastigheten?
• Ungefärlig månad / årlig inkomst
• Har du Hyresbistånd?
• Har du några djur?
• När kan du se fastigheten?

Dessa frågor kommer inte bara att låta dig avgöra om en hyresgäst är kvalificerad att hyra din fastighet, men kommer att fungera som en jämförelse med vad hyresgästen faktiskt fyller på hyran ansökan om de kommer till den punkten. Dessutom, om en potentiell hyresgäst ringer igen i framtiden, kommer du att kunna jämföra sin nuvarande information med tidigare information som du har till hands.

3. Datum och tid Visad egendom:

För potentiella hyresgäster som har tagit steget att ange ett möte för att visa egenskapen, bör du lägga till följande information i kalkylbladet:

• Datum för avnämning
• Tid för avnämning < Visade de sig?
• Ringde de till Avbryt?
• 4. Kommentarer på fastigheten:

När potentiella hyresgäster tittar på fastigheten, bör du göra anteckningar om vad de gör och inte tycker om fastigheten. Detta kan hjälpa dig att bestämma positiva och negativa av din egendom. Några negativ kan enkelt lösas, till exempel en ful färgfärg, medan andra, till exempel en tredje våning, inte är så lätta att fixa. I dessa situationer måste du försöka spela upp positiva saker, till exempel, om du är på översta våningen får du det bästa solljuset och det finns inga hyresgäster ovanför dig.

Dessa positiva och negativa kan också tjäna som råd för framtida köp. Om många hyresgäster har kommenterat bristen på tvättmaskin och torktumlare i din egendom, kan det vara något du vill se till att någon framtida egendom har.

5. Slutfört hyreskontrakt:

Om en potentiell hyresgäst fyller i en hyresapplikation bör du behålla en kopia av detta, även om de inte slutar hyra enheten. Detta är bra bevis om en potentiell hyresgäst försöker anklaga dig för bostadsdiskriminering. Du kan visa att du avvisade sökanden eftersom de inte uppfyllde de kvalificeringsstandarder du har för alla sökande, till exempel att deras inkomst inte var lika med minst två gånger den månatliga hyran. Om den potentiella hyresgästen slutar hyra enheten, kan du använda ansökan för att jämföra med den information de lägger på hyresavtalet.

6. Bakgrundskontroller / Kreditkontroller / Sysselsättningsverifiering

Om den potentiella hyresgästen överensstämmer med de ursprungliga kvalificeringsstandarderna och du tar nästa steg för att genomföra kreditkontroller, bakgrundskontroller och anställningsverifiering, bör du behålla den här dokumentationen. Om den potentiella hyresgästen hyr enheten kan den gå i sin fil. Om du avvisar sökanden på grund av information som upptäckts i denna screeningprocess, har du bevis på varför du avvisade sökanden, som de faktiskt inte arbetade hos företaget som de sa att de arbetade på.

7. Anledning till avslag:

Du bör tydligt ange varför du avvisade sökanden. Du kan bara avvisa sökande av lagliga skäl, till exempel att de inte uppfyller minimikravskraven, för många människor bor i hyran eller de har en våldsam kriminell historia. Du måste följa rättvisa lagar

8. Inlåning till avtal:

Om en potentiell hyresgäst har tecknat en insättning för att hålla enheten och har givit dig pengar, behåll den här dokumentationen.Statliga lagar varierar, så kontrollera med ditt tillstånd. Vissa stater ger hyresgäster tre dagar tillbaka från denna insättning för att hålla avtal utan straff.

Vanligtvis, om en hyresgäst tecknar avtalet, håller de med om att de kommer att hyra enheten eller, om de inte, erkänner att de kommer att förlora någon insättning som de har lagt ner. Att ha en undertecknad kopia av detta dokument kan skydda dig om en potentiell hyresgäst försöker hävda att du olagligt höll tillbaka sin insättning.