Hur man skriver en ideell årsredovisning

Även om ideella organisationer rapporterar till IRS med deras årliga 990-tal, vet de också att de borde producera en publikation som presenterar sina prestationer för sina anhängare och allmänheten.

En årsrapport kan hjälpa dig att visa dina resultat för nuvarande och framtida givare, odla nya partnerskap och ge erkännande till viktiga personer.

Men ideella organisationer kämpar ofta med vad som bör ingå i en årsredovisning och vad som ska utelämnas.

Årsrapporter har också förändrats betydligt över tiden.

När man någonsin slumrat broschyrer på språk som bara insiders kunde förstå talar årliga rapporter nu till en bredare grupp människor och använder lätt att förstå text plus många fler bilder och infographics.

Årsrapporter finns i alla format, storlekar och presentationer. Många är postade på webbplatser istället för tryckta och mailade. En årlig rapport kan vara en video, ett vykort eller en bildspel. Många årsrapporter blir icke-vinstdrivande fall för stöd, för att inrätta en insamlingskampanj.

Årsrapporter kanske inte ens kallas det. De kan vara en "rapport till vårt samhälle" eller ett "uppmaning till handling". "De använder ofta teman för att organisera informationen, till exempel" en dag i livet "eller" omvandlingen ". "

Nyckeln till en framgångsrik årsrapport idag kan helt enkelt använda din fantasi, jaga många exempel från välgörenhetsorganisationer som liknar din och bestämma vad din publik tycker om.

En yngre publik kommer att älska någonting digitalt medan en äldre givarpool kanske föredrar ett mer traditionellt tillvägagångssätt.

Följande tio tips hjälper dig att utveckla en utmärkt ideell årsrapport, oavsett om du håller fast vid det försökta eller sanna eller driver gränserna för alla media som är tillgängliga för dig.

1. Fokusera på prestationer, inte aktiviteter.

Donorer vill veta vad du gjorde, men ännu viktigare, de vill veta varför du gjorde det.

Vad var resultatet? Varför spenderade du din tid och pengar som du gjorde? Vilken skillnad gjorde det?
Anslut organisationens vardagliga aktiviteter till ditt uppdragsförklaring. Antag inte att läsarna automatiskt kommer att förstå hur dina aktiviteter hjälper dig att uppnå ditt uppdrag. Anslut prickarna till dem.

2. Sluta prata om interna saker.

Att få en höghastighetsinternetanslutning på kontoret och ny redovisningssoftware kan vara stora resultat där du sitter vid ditt skrivbord, men de har inget att göra med ditt uppdrag.
Inspirera givare med prestationer relaterade till ditt uppdrag i din årsrapport och lämna alla administrativa saker för din rapport till din styrelse.

3. Skryt inte om dina insamlingsresultat.

Donorer förväntar dig att samla in pengar, men insamlingsresultat bör inte fira i din årsredovisning på samma nivå som dina uppdragsrelaterade resultat.
Läsarna vill hellre veta vad du gjorde med pengarna än hur du tog upp det. Medan det är lämpligt att inkludera information om hur väl dina insamlingsinsatser går, är det bäst att placera denna information i den ekonomiska delen av din rapport, snarare än i främre och centrala.

4. Inkludera bilder i årsredovisningen.

Ja, bilder är värda tusen ord.

Många av de som läser din årsrapport kommer inte att läsa den. Så vis dem vad du har gjort med den liberala användningen av bilder. Dessa bilder ska visa de personer eller djur som du hjälper, inte dina styrelseledamöter, VD eller stora givare. Dagens givare förväntar sig en historia från dig, och den berättelsen kan få veta ännu bättre med bra bilder.

Investera i en bra digitalkamera, eller spendera lite pengar på en professionell fotograf. Det är också bra att använda stock photography om du är på en snäv budget, så länge du väljer dessa bilder noggrant. Skriv 'royalty fria stock foton' i din favorit sökmotor, och du hittar många webbplatser. Dina bilder ska ha ansikten mer än saker.
För några idéer om hur du använder foton i din rapport, se 14 Exempel på Great Photo Användning i ideella årsrapporter.

5. Skriv bildtexter som berättar för din historia.

Nu när du har fått dem att titta på bilderna berättar en historia med dina bildtexter. Ange inte bara vad som finns på bilden. Anslut bilden till en prestation.
Om folk läser ingenting annat än bildtexten i din årsrapport, borde de fortfarande få en känsla för det bra arbetet du gjorde förra året.

6. Inkludera personliga profiler.

Donorer älskar riktiga historier om riktiga människor. Allmänna sammanfattningar av ditt arbete kommer att sätta dina givare i viloläge.
Förklara vad du har uppnått totalt och sedan humanisera din statistik med några personliga profiler. Markera hur ditt arbete hjälpte en viss individ. Dela en volontärs berättelse om hur de gjorde en positiv skillnad.

7. Förklara din ekonomi.

Många av dina givare vet inte hur man läser ett finansiellt uttalande eller tar inte tid att läsa den. Inkludera ett stycke eller två som förklarar på vanlig engelska vad tabellerna säger. Försök att sätta lite av den informationen i en infografisk. Själva uppgiften att designa en infografisk styrka för att förenkla och förenkla lite mer. Text om siffror gör folks ögon glasyr över. En infographic griper uppmärksamheten, och dessa siffror kommer sannolikt att komma ihåg.
Vilka nummer ska du inkludera? Vad sägs om var kommer dina pengar ifrån och hur du spenderar det? Hur många personer nått du? Vilka är dina primära insamlingsstrategier? Skapade du några kostnadsbesparingar taktik i år?

8. Om du behöver mer plats för foton och infographics, trimma givarlistorna i årsredovisningen.

Nonprofits måste hitta en balans mellan att använda utrymmet i sin årsrapport för att diskutera sina prestationer och använda den för att känna igen givare.
Om så mycket som hälften av din årsredovisning är givarlistor, bör du överväga att skala listorna tillbaka för att göra mer utrymme för text och foton. Mindre givare kan erkännas på andra sätt, såsom listor i nyhetsbrev. Också överväga att hedra givare på andra sätt, till exempel att ringa dem ut på sociala medier eller skicka bilder av dem efter en händelse.

9. Triple-check dina givarlistor.

Det finns inget bättre sätt att sabotera en framtida donation än att stava givarens namn fel i din årsrapport. Om du är osäker på ett namn, gissa inte. Kontrollera det med givaren.
Kontrollera noggrant namnen på myndigheter och stiftelser som gav dig bidrag. De namn som folk kallar dessa organisationer i samtal är ofta korta för de fullständiga juridiska namn som hör till din årsredovisning.

10. Berätta givare hur de kan hjälpa till.

Låt aldrig en potentiell supporter hänga och undra hur de kan hjälpa dig. När du väl har inspirerat dina läsare med de bra verken i din årsrapport, avsluta med att berätta för dem hur de kan hjälpa dig att göra mer.
Hur kan de hjälpa dig med sina pengar eller tid? Be dem att volontär. Påminn dem om planerade givningsalternativ. Berätta för dem om gåvor av lager. Styr dem på sätt att använda sitt kreditkort för att donera. Var tydlig om de bästa sätten att hjälpa till.