Hur man skriver ett förslag till evenemangsplaneringstjänst

Att veta hur man skriver ett evenemangsplaneringsserviceförslag är en viktig del i att driva en framgångsrik evenemangsplaneringsverksamhet. Alla företag som säljer en tjänst kommer att behöva förbereda något slags affärsförslag när de presenterar företag och tjänster för en potentiell kund. Men händelseplaneringstjänster är unika och förslaget du skapar bör spegla de anpassade tjänsterna som du tillhandahåller.

Här följer några enkla tips för att skriva ett effektivt evenemangsplaneringsförslag.

Vad är ett förslag till evenemangsplaneringstjänst?

Ett förslag till evenemangsplaneringstjänst är ett omfattande förslag som beskriver händelsen och de tjänster du tillhandahåller. Detta förslag är din möjlighet att sälja din verksamhet, färdigheter, idéer och vision av händelsen till en potentiell kund. Det är också utformat för att presentera dig som den bästa personen att utföra händelsen, en kunden kan lita på. Förslag bör vara välskrivna, grundligt undersökta och tillhandahålla nödvändiga detaljer så att kunden kan tänka sig vad du tänker på.

Ta inte genväg

Mallar finns i överflöd för alla typer av affärsdokument, från serviceförslag och fakturor, till bokföring och kostnadsrapporter. Att använda dessa mallar kan verkligen hjälpa dig att utarbeta ett förslag snabbt och effektivt. Men motstå frestelsen att ladda ner en generisk mall, fyll i tomma mellanslag och skicka den som representation av dina affärs- och evenemangsplaneringstjänster.

Ditt evenemangsförslag är en avspegling av dig, ditt evenemangsplaneringsverksamhet och de tjänster du tillhandahåller. Eftersom planeringen kräver att en händelse anpassas till din kunds behov och budget, bör ditt förslag spegla en händelse som är personlig och unik. Du kan använda en mall som en generell guide för att komma igång med att skriva ditt evenemangsförslag, men skräddarsy det och inkludera de enskilda tjänsterna som tillhandahålls för varje klient.

Första steget: mötet

Det första steget är att träffa din potentiella klient för att diskutera vad de har i åtanke för den här händelsen, vad syftet är, antalet gäster och vad de hoppas uppnå. Förutom datum, tid och önskad plats, notera några idéer om tema, catering, övergripande estetik, färger eller atmosfär som diskuteras under detta möte.

Komma igång på evenemangsförslaget

Så du hade ett första möte med din klient och har en uppfattning om vad de har i åtanke för deras händelse. Och du hämtade några allmänna mallar för att få igång skrivandet av förslaget. Nu kan du stirra på en tom datorskärm undrar vad du ska inkludera i ditt evenemangsplaneringsförslag.

Varje förslag ska skrivas med kunden i åtanke.Men inte bara omfördela alla de idéer de delade med dig under ditt möte och helt enkelt tacka en prislapp för dina tjänster för att leverera exakt vad de just beskrivit. Händelseplanering är ett serviceföretag och det är den tjänsten, personliga touch och kreativa tillvägagångssätt som gör en händelse inte bara framgångsrik men minnesvärd. Och händelser som är minnesvärda kan gå långt för att skapa nya kunder för ditt företag.

Så förbered ditt förslag i en ton och stil som speglar dig och ditt företag.

Presentera din händelseide på ett sådant sätt att det är tydligt för din klient att du införlivar sina tankar, förhoppningar och oro över din inställning till den här händelsen. Att förstå din kunds behov är mycket viktigt och överföra detta i ditt förslag kan göra skillnaden mellan dem som anställer dig eller någon annan.

Vad ska inkluderas i ett evenemangsplaneringstjänstförslag

Inledning

Börja med en kort introduktion av dig och din evenemangsplanering. Inkludera specifikationer som hur länge du har varit i affärer och din professionella bakgrund.

Händelsebeskrivning

Detta avsnitt är en sammanfattning av den aktuella händelsen. Detta bör innehålla uppgifter som lämnas under ditt möte, t.ex. händelsens mål, den allmänna tidsramen, antalet gäster och möjliga platser.

Tjänster som tillhandahålls

Detta avsnitt är särskilt viktigt.

Klienten måste veta - specifikt - vilka tjänster du kommer att tillhandahålla för denna händelse. En checklista med punktpunkter är ett bra sätt att visa de olika tjänsterna som ingår. Det fungerar bra för mindre funktioner som brudbyar eller festmiddagar och det är enkelt för kunden att se vad du ska göra och vilka leverantörer du ska använda. För större händelser som har flera funktioner, till exempel en cocktailtid eller lunch, kanske du vill skapa avsnitt för varje aspekt av händelsen och lista sedan de tjänster som tillhandahålls under varje avsnitt.

Visa ditt arbete

Om du har planerat liknande händelser tidigare, ta med foton av dessa händelser för att visa upp ditt arbete. Dessa visuella kan bokstavligen hjälpa kunden att se vad du kan göra.

Pengar, pengar, pengar

Medan klienten kanske läser ditt förslag med alla detaljer och bilder av händelsen du ser, växlar den här tanken vanligtvis växlar när det gäller avsnittet som talar om pengar. Ofta är det ett brått stopp. För att försöka undvika detta, ändras inte plötsligt språket eller tonen i ditt förslag till all verksamhet och fakta. Titeln i det här avsnittet "Föreslagna kostnader" och fortsätt att vägleda klienten genom aspekterna av denna händelse genom att noggrant formulera kostnaderna. Hjälp din kund att se ditt förslag som en serie steg, var och en med olika tjänster och relaterade kostnader.

Ge en detaljerad sammanfattning som anger priset för varje föremål och dess syfte. Till exempel, om du hyr bordsdukar, lista det som en separat kostnad. Om du anställer servrar anger du antal servrar, kostnad per timme och total kostnad under hela händelsen.Använd den här metoden för varje rad, som beskriver var och en så att klienten kan fortsätta att se händelsen och förstå den relaterade kostnaden.

Endast efter att dessa avsnitt har specificerats med deras kostnader, räknar du dem längst ner i ditt förslag för att lista en total kostnad för händelsen. Om du erbjuder några rabatter för att boka tidigt, lista dem under det här sista numret.

Stäng

Den sista delen av ditt förslag är ett tack för deras övervägande. Ge kontaktinformation, inklusive webbplats, e-postadress och telefonnummer så att potentiella kunder kan komma i kontakt med dig med några frågor eller ännu bättre - att anställa dig för jobbet.