Hur man triagerar balansen i QuickBooks

QuickBooks är en kraftfull redovisningssoftware som ger robust rapportering och insikter i den ekonomiska hälsan i ditt företags böcker. Naturligtvis vilar det på den allvarliga förutsättningen att data måste matas in med fullständig noggrannhet för att säkerställa att konton lägger till korrekt. Inmatningsfel, avrundningsfel och ofullständiga ledgers kan alla orsaka konton att lägga till felaktigt och därigenom minska noggrannheten i dina QuickBooks-uttalanden.

Om dina böcker inte stämmer överens bör du förstå att Intuit innehåller en uppsättning verktyg som hjälper företagare att hitta källan till ett bokföringsfel och adressera det effektivt. Att reparera dessa problem omedelbart kan hjälpa till att se till att dina böcker är korrekta och aktuella och dina rapporter kan lita på.

1. Kör en försöksbalans

För att dina balansräkningar ska vara korrekta måste summan av dina redovisade tillgångar motsvara bruttoskulder plus totalt eget kapital. När dessa konton inte lägger till exakt samma värde anses de vara obalanserade för redovisningssyfte. QuickBooks kan erbjuda omedelbar återkoppling om huruvida dina konton är balanserade genom att utföra en försöksbalans, vilket ger en snabb översikt över nettovärdet för alla konton som har antingen ett positivt eller negativt saldo. För ändamålet med en försöksbalans ignoreras alla konton som har en nollbalans. Utgång från ett QuickBooks-försöksbalans kan förenkla identifieringen av vilka konton som kan ha utestående fel.

Efter att ha granskat den här informationen skriver du ned varje konto som du tror kan ha problem och det belopp som det kontot ser ut att vara felaktigt.

2. Exportera data

Använd information från ditt försöksaldo, identifiera en lista över konton som du tror kan behöva rengöras. Överst i QuickBooks-fönstret klickar du på Arkiv -> Verktyg -> Exportera -> Lista över IIF-filer.

Detta ska hämta ett fönster med titeln "Export" och en lista med kryssrutor. Markera kryssrutan som säger "Kontoplan" längst upp i listan. När du väl har valt det här objektet klickar du på "OK" på höger sida av fönstret. QuickBooks ska sedan skapa och exportera en IIF-fil som kan öppnas i Microsoft Excel. Det är ofta en bra idé att säkerhetskopiera den här filen genom att spara den igen som en XLS. Omvandling av IIF till en XLS-fil kommer också att förhindra potentiella problem med formatering eller skyddat läge.

3. Identifiera problematiskt konto

Filen som skapades i föregående steg kan användas för att granska en bokstav för varje konto som du identifierade i det första steget. Börja med att radera de två första raderna i datasatsen för att göra informationen lättare att hantera och sortera. Ta en titt på kolumnerna B och F, som innehåller namn och mängd för respektive transaktion i dina böcker.För att göra denna data mer användbar, sortera objekten i kolumn F från låg till hög. Genom att antingen bläddra igenom den sorterade listan över transaktioner eller helt enkelt använda Excels sökfunktion, försök att hitta de värden du identifierade som felaktiga i det första steget. Om du hittar ett av värdena, se till att du kontrollerar ditt arbete genom att återgå till QuickBooks och köra en QuickReport på kontoplanen.

4. Använd återuppbyggnad av dataverktyget

Med dina problematiska transaktioner som identifierats kan du nu fortsätta att reparera din skadade balansräkning för att säkerställa större noggrannhet i framtida rapporter. Det enklaste sättet att reparera en balansräkning är i många fall att använda det återuppbyggda datanätverket som följer med QuickBooks. Den här funktionen är utformad för att automatiskt hitta och reparera felaktiga transaktioner i ett konto genom att jämföra det med data från den allmänna balansen. Du kan köra ombyggnadsdatabasen genom att klicka på Arkiv -> Verktyg -> Rebuild Data. Om du har identifierat det specifika problemet kan du också manuellt reparera den felaktiga transaktionen genom att gå in i QuickBooks-ledaren. Se dock till att du kontrollerar ditt arbete för att förhindra att det införs ett nytt misstag som kan störa det aktuella problemet.

5. Förhindra framtida problem

Medan ombyggnaden av datavyget och manuell granskning vanligen kan avtäcka källan till obalanserade böcker kan det vara en lång och frustrerande process i sällsynta fall att hitta problemet själv.

Företagare med omfattande böcker kan behöva leta igenom tusentals transaktioner för att hitta en eller flera poster som kan vara felaktiga. Det är därför viktigt att strategierna utvecklas för att förhindra att böcker blir obalanserade igen i framtiden. Du bör börja genom att granska din ingångsprocess för huvudboken för att säkerställa att du och dina medarbetare lägger till transaktioner i huvudboken på rätt sätt. Till exempel förvirrar många som inte är revisorer ofta debiteringar och krediter. Överväg att investera i träning eller jobba med en professionell bokhållare om du slipper förlora värdefulla timmar att jämföra konton rutinmässigt.