Hur man granskar underordnade arbeten

När du tilldelar arbete till underordnade övervakar du många aspekter av deras framsteg, men du är huvudsakligen oroad över om arbetet blir gjort rätt och görs i tid.

Få jobbet färdigt i tid

Att få jobbet gjort i tid är det enklaste för de två som ska övervakas. Det beror på att tiden är lättare att mäta än kvalitet. Du behöver ställa tydliga krav, inklusive milstolpar och tidsfrister, men du måste också tillåta lite flexibilitet.

Planera sina scheman, eller få dem att planera sina scheman, för att inkludera lite slacktid. Det kommer alltid att finnas några oförutsedda händelser, så det är klokt att bygga åtminstone en liten slack i ett schema. Mängden slack som du tillåter i deras schema varierar från individ till individ med högre och begåvade individer som behöver mindre slöja.

Använda en lägesrapport till spårplan

Den vanligaste metoden för att spåra huruvida arbetet görs i tid är den periodiska rapporten, vanligtvis görs varje vecka för små projekt och månadsvis för större projekt. När du måste lämna dina skriftliga framstegsrapporter är en av de saker som de ska rapportera överensstämmer med schemat. En vanlig metod som används för att snabbt indikera status är stoppljusfärger. Om projektet är i schema, skulle de visa en grön symbol. Om projektet är sent skulle de visa det som en röd symbol.

Ibland är det också gul att indikera när det finns ett litet problem som inte är tillräckligt svårt för att motivera den röda färgen.

Du vill också att de ska rapportera allt som blockerar deras framsteg. Det här avsnittet bör innehålla vad de har försökt att rensa blockeraren och resultaten av dessa insatser. Om de begär hjälp från dig, eller från någon utanför deras sfär, bör det tydligt anges.

Glöm inte att få dem också att inkludera deras prestationer. Om de har gjort något som har rensat en blockerare, hindrade problemet, eller på annat sätt hjälpte planen intakt som bör noteras i sin lägesrapport.

Slutligen ska framstegsrapporten visa procenten komplett, planen mot faktisk. De flesta projekt gör mycket lite framsteg i början, sedan rampar de upp brant, och i slutet av projektet återstår det långsamt framsteg. Det projektschema som du och din medarbetare har utvecklat bör ta reda på detta. Oavsett om du har fakturerat detta i schemat måste du utvärdera de framsteg som rapporterats av arbetstagaren. Den procentuella procentsatsen ska, i allmänhet, avspegla hur mycket tid som tilldelats projektet har gått. I ett projekt med tre månaders schema ska arbetstagaren rapportera den planerade hela procenten av cirka 1/3 vid slutet av den första månaden.Om de rapporterade numret mycket mindre eller mycket större skulle det vara klokt att se lite djupare ut. Du måste också göra en bedömning av exaktheten av vad de rapporterar för en faktisk procent slutförd. Baserat på din kunskap om projektet och dess övergripande status borde du kunna bedöma ungefär huruvida det procentuella beräknade procenttalet är korrekt eller inte.

Om de till exempel rapporterar en planerad komplett siffra på 60% och en faktisk fullständig procentandel på 65%, men du vet att projektet har plågats med svårigheter bör du undersöka rapporten mer ingående.

Få arbete klar rätt

Det är svårare att mäta och övervaka huruvida din anställd får jobbet rätt. Det beror på att det är svårare att definiera och kvantifiera vad "gjort rätt" betyder. Här, liksom med scheman, måste du ställa tydliga och specifika förväntningar och mål. Och samtidigt med scheman tillåter du viss flexibilitet och slak måste du vara mindre flexibel med avseende på kvalitet. Bra är bra.

Förlora inte ditt mål. När vi pratar om "gjort rätt", kom ihåg att du går för "utmärkt" inte "perfekt". Och glöm inte att fokusera på resultat snarare än processen.

Spårningsförloppet när det görs rätt

Det bästa sättet att spåra dina anställdas framsteg när det gäller att få arbetet rätt är vanliga möten och göra liberal användning av "show and tell". När en anställd rapporterar har gjort betydande framsteg, få dem att visa dig vad de har gjort. I början av projektet kan arbetet vara lite grovt och endast delvis komplett. Detta kan förväntas. Men när tiden går, bör arbetstagarens demonstrationer visa framsteg med att arbetet blir jämnare och mer komplett.

Nyckeln under dessa kvalitetsbedömningar är att se till att medarbetarens uppskattning av kvaliteten på det arbete som hittills gjorts matchar din egen. Om du till exempel granskar projektet som är ungefär halvt en gång och arbetstagaren anger att kvaliteten på arbetet är på den nivån måste du se till att du håller med om det. Om det visar sig att kvaliteten på det arbete som utförts till denna punkt fortfarande är grovt och preliminärt, måste du diskutera skillnaden med arbetstagaren och återställa sina förväntningar. Om du inte gör det, när de tror att de har uppnått färdig kvalitet, kommer du sannolikt att bedöma att arbetet är bara måttligt färdigt.

Bottom Line

När du granskar arbete som du har delegerat till underordnade, kom ihåg att du fortfarande är ansvarig för sitt arbete. Så se till att arbetet är gjort i tid och gjort rätt som diskuterats ovan. Vid det första tecknet av svårigheter måste du gå in och anpassa medarbetarens standarder så att de överensstämmer med din egen.