Hur man hanterar högsamtal volym

Är din företags telefon ringande av kroken? Om samtalen är affärsrelaterade och hjälper dig att generera inkomster kan det vara ett tecken på att ditt företag växer snabbare än du kan hantera ensamma. Men många småföretag publicerar nu telefoninformation på webbplatser och bloggar och slutar bli översvämmade med många samtal som bara är slöseri med tid.

Att driva ett framgångsrikt företag kräver att du använder telefonen för att hålla kontakten med dina kunder, kunder och andra viktiga affärskontakter.

Om du befinner dig på telefonen hela dagen och inte kan komma till andra viktiga uppgifter, här är några tips för att hjälpa dig att hantera din telefontid bättre.

Tips om tidshantering: Du jobbar för dig själv - men det är fortfarande ett jobb!

Om du arbetade utanför hemmet skulle din arbetsgivare förmodligen begränsa eller förbjuda personliga telefonsamtal på företagstid. När du jobbar hemifrån ska dina arbetstider vara så dedikerade som arbetsrelaterade samtal.

Att vara din egen chef ska inte ses som en licens för att ställa låga arbetsstandarder för dig själv. Du måste behandla egenföretagande som ett jobb med verkligt ansvar och ställa grundläggande regler som är nödvändiga för din framgång.

Tips som hjälper dig att bättre hantera din tid på telefonsamtal inkluderar:

• Schemalägg personliga samtal, inte företagsamtal: Använd arbetstider för att göra och ta arbetsrelaterade samtal. Gör personliga samtal till möten på din "lunchtid" eller så tidigt som möjligt.

• Undvik sociala samtal under arbetstid: Eftersom du behöver ringa de flesta av dina affärskontakter under "normala" öppettider, vänta din familj och vänner att höra från dig till helgen eller efter kontorstid. Du kommer att vara mindre stressad och mer fokuserad på vem du pratar med än nästa samtal du måste göra.
• Få organiserad: Rota aldrig telefonsamtal på papperskassetter! Köp ett telefonsamtal där du kan spela in samtal och hålla dina anteckningar på ett ställe. Notebook-stilkuddar med kolkopior är de bästa. De håller hundratals meddelanden på ett ställe och du kan rippa ut sidor och fortfarande ha en kol kopia i boken.
• Rör inte varje enskilt samtal Du får : Röstbrevlåda är inte en av de sju dödliga synderna. Det är inget fel med att låta samtal gå till röstbrevlåda om du är översvämd. Du kan hämta meddelanden efter timmar när sakerna är mindre hektiska.

Använd fördelar med högteknologiska samtalshanteringsfunktioner och -enheter

• Använd nummerpresentatör - ett måste för småföretagare : Om du vet vem som ringer dig är det lättare att fatta beslut om huruvida du eller inte ha tid att ta samtalet.Det är ett bra sätt att skicka personliga samtal, telemarketingsamtal och till och med ringare som du bara inte vill prata med.
• Registrera ditt hem, företag och mobiltelefoner med det nationella ringsamtalet: Stoppa oönskade avbrott från telemarketers. Även om du har ett onoterat nummer, om du inte registrerar dig i listan Ringa inte, kan telefonsvarare fortfarande ringa dig juridiskt.
• Blockera oönskade telefonsamtal: Använd anonyma samtalsavvisningar och enheter för att hålla ringer med sin egen blockerade information från att ringa dig. De flesta blockerade inkommande samtal är från personer som du kanske inte vill prata med - som telemarketers!
• Blockera din egen nummerpresentationsinformation: Använda ett nummer för uppringnings-ID-block på företagstelefoner är lagligt såvida du inte faktiskt begär eller telemarketing ditt företag. Att blockera din egen ringer-ID-information kan hjälpa till att hålla din kontaktinformation bort från telemarketinglistor. Det här är särskilt viktigt om du gör frekventa samtal för att få offerter, samla prisinformation eller göra överköp på telefon.

Telefonens juridiska rådgivning för kvinnor och andra småföretagare

• Är Call Blocking Legal för företag?
• Cell Phone Laws