Hur man säkerställer datakontroll i jobbkostnad

Många mindre och medelstora företag gör misstaget att inte använda en kostnadsberäkningsplan eller bygga en som är känslig för felaktig data eller databrist. Med en solid jobbkostnadsplan är det enklare att analysera framstegen i det övergripande projektet, titta på varje steg och identifiera alla områden som behöver förbättras. Stora tidsbackbackar och spårningar kan lätt undvikas med en bra plan. Att ha ett bra jobbkostnadsplan med åtgärder för att förbättra datakontrollen ger ett företag överhuvudtaget mot konkurrenterna.

Vid korrekt genomförande ger en kostnadsberäkningsplan följande fördelar:

• Noggrann rapportering i tid.
• Att veta var och hur kostnaderna uppstår.
• Möjligheten att spåra kostnader och jämföra dem med arbetsbudgetar och prognoser.
• Möjligheten att göra ändringar omedelbart när de blir nödvändiga.
• En databas med information från tidigare projekt som används för ökad noggrannhet i framtida projekt.
• En chans att övervaka statusen för uppgifter som är inblandade i projektet och det övergripande projektet på hög nivå.

Handlingsbar planering för jobberkostnad

Även om en budget är den ekonomiska ryggraden i ett projekt, får det inte alltid tillräcklig planering och övervakning. Många mindre företag ställer bara ett dollarbelopp eller en räckvidd för hela projektet. Uppgifterna får inte undersökas på ett korrekt sätt för att kunna redogöra för eventuella kostnadsskillnader i förhållande till uppskattningar.

Budgeterna ignoreras vanligtvis då projektet fortskrider.

Det är viktigt att övervaka budgeten och göra justeringar regelbundet. Planera att göra detta, och har både en öppnings- och slutbudget.

När budgeten är inställd är det dags att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa datakontrollerbarhet. Det här är några bra metoder för att implementera en solid jobbkostnadsplan som kommer att spara fel och säkerställa korrekt datainspelning.

1. Spåra kostnaderna noggrant

Ett av de största misstag som gjorts av många mindre företag spårar inte data noggrant. Lägg till det på en plan som inte byggs solidt, och det finns ett recept på katastrof. Tänk dig att stänga på ett jobb och sedan få en proposition från en leverantör med en brant sen avgift. Den sena avgiften kommer med en extra straffavgift, och summan för det ofalkalculerade misstaget är tillräckligt för att göra en märkbar injektion i projektets övergripande lönsamhet.

Utveckla ett system för loggning av prognostiserade utgifter, och var noga med att spåra dem under projektets faser. Det bör finnas ett system med data- och kostnadscheck för varje fas i ett stort projekt. Utfärda och spåra alltid beställningar för en tydlig bild av kostnader.

2. Utveckla en förändringsorderprocess

När uppgifterna börjar överlappa och tiden är begränsad kan budgetändringar ske men inte dokumenteras.Detta kan påverka resultatet av projektet och dess förutspådda vinst. Om det finns några ändringar i budgeten under hela processen, dokumentera dem omedelbart.

Detta hjälper alla berörda parter att förstå de faktiska arbetskostnaderna, och det garanterar betalning för företaget som planerar projektet. Utveckla ett system för att dokumentera och övervaka bytesorder för alla berörda parter.

3. Använd dagliga tider

Arbetstimmar som dokumenteras felaktigt, sena eller inte alls kan komma upp till budgeten när projektet är klart. Tänk dig att granska arbetstimmar och märka att några arbetstagare loggade på uppgifter men loggade inte sina timmar för den dagen, och detta mönster händer flera gånger under hela projektet.

Människor kan bli upptagna med ett projekt omedelbart och glömma att dokumentera sin tid. Se till att varje person använder ett dagblad och har en mallista för en chef eller handledare att använda för att verifiera tidskriftsbidrag varje dag. Det är mycket bättre att dokumentera tid på vardag snarare än på veckovis för att det ska bli noggrannhet och att förhindra ekonomiska förluster senare.

4. Jämför beräkningar till faktiska kostnader

Många småföretag gör misstaget att skaffa uppskattningar endast i början av ett projekt.

När projektet fortskrider kan det uppstå problem som motiverar behovet av kostnadsanpassningar.

Försörjningskostnader för vissa varor kan öka, och vissa projekt kan kräva mer leveranser än den ursprungliga uppskattningen. Dessa förändringar resulterar i en högre total kostnad, och det kan vara en stor skada om det är en överraskning i slutet av projektet. Har en uppskattare göra flera uppskattningar under hela projektets gång för att se till att de projicerade kostnaderna stämmer överens med de faktiska kostnaderna.

5. Övervaka utgifterna under hela projektet

Det är lätt att förbise kostnadsförändringar, extra kostnader och fel när projektet fortskrider. Det finns appar och program som löser varningar när vissa jobb ännu inte har fakturerats eller när kostnadsprognoserna börjar sjunka under faktiska kostnader. Tänk dig att avsluta ett projekt och sedan inse att ett stort jobb inte fakturerades. Detta är bara ett av många möjliga sätt att förlora pengar.

Ett spårningsprogram är en värdefull tillgång för alla större projekt och kan hjälpa professionella att göra justeringar för att hålla sig på budgeten och hålla sig uppdaterad med fakturering. Om ett program också har en mobilapp gör det enkelt att spåra och uppdatera kostnader eller skicka räkningar var som helst. Det är alltid bättre att slutföra uppgifter som de kommer ihåg i stället för att sätta av dem tills de återvänder till kontoret.

6. Minimera kodningsfel Risker

Många företag använder bokföringsprogram för inmatning av alla utgifter. Att använda en extern redovisningstjänst för att hantera kostnadsrapporter och alla detaljerade uppgifter för redovisning är en stor fördel och det mest exakta sättet att spåra finanserna. De yrkesverksamma som driver dessa tjänster måste emellertid ha exakta uppgifter för optimala finansiella resultat.

I många fall lägger projektarbetare in felkoderna i interna rapporteringssystem.När dessa felaktiga koder överförs till externa redovisningsavdelningar registreras de felaktigt och kan orsaka problem. Detsamma gäller för interna redovisningsavdelningar, men kan också kosta företaget mer tid och pengar för att hitta fel.

Om ett kodningssystem orsakar problem är det dags att omvärdera det och komma fram till ett enklare eller tydligare system. Alternativt, använd elektronisk kodning med en verifieringsprompt för någon inmatningskod som anger vad koden betyder och gör att användaren bekräftar denna information innan den skickas in.

7. Veta som gör förändringar

Varje professionell förstår vikten av ansvarsskyldighet. Men även professionella kanske inte äger upp till sina misstag om det finns möjlighet att göra det. När flera parter arbetar med ett projekt är det viktigt att dokumentera vem som fullföljer uppgifter, som gör dataändringar, som ändrar finansiella prognoser och som gör inköp. Det gör det lättare för alla parter att veta vem som ska kontakta för olika problem och identifierar vem som kan göra kritiska misstag.

Även om misstag fortfarande kan påverka resultatet av projektet måste de personer som gör dem identifieras för att hjälpa dem att förstå sina misstag och göra nödvändiga förändringar för att förhindra samma problem i framtiden. Att använda program som kräver att användare loggar in för att göra några av dessa viktiga förändringar är en bra start.

Datakontroll och jobbkostnad är ett teaminsats

Det viktigaste rådet att komma ihåg när man använder dessa handledningstips är att hålla projektet ett teamarbete. Alla måste bidra till datakontrollerbarhet för ett projekts optimala resultat. Definiera varje avdelning eller arbetsgrupps uppgifter, och identifiera hur dessa uppgifter och uppgifterna noggrannhet avser projektets övergripande ekonomiska framgång.

Gör en presentation som beskriver hur varje del av laget fungerar. Möt med alla innan projektet börjar gå över dessa punkter och se till att alla förstår sina roller och roller hos andra.

En viktig del av att bygga ett starkt team och hjälpa dem att begå datacuraktäritet i arbetskostnaden ber om hjälp. Att bara berätta laget om sina uppgifter och ekonomiska prognoser informerar dem bara. Att känna sig värderad, för att bättre förstå sina roller och att aktivt vill delta, måste de vara involverade.

Ställ in en brainstorming när du träffar alla medarbetare. Be om deras inmatning och bygga en handlingsplan baserad på allas insikt och förslag. Eftersom inte alla lag som är inblandade i ett projekt förstår fullständigt de uppgifter eller utmaningar som andra lag har, kan denna övning gå långt för att ta itu med eventuella hinder, dolda kostnader och andra problem.

Alla dessa noggranna steg förbättrar data-noggrannheten, bygger en solid jobbkostnadsplan och bidrar till ett framgångsrikt övergripande projekt.