Hur man fyller i formulär I-9, bekräftelse av anställningsberättigande

Form I-9 används för att verifiera att anställda är berättigade att arbeta i USA. Immigration Reform and Control Act (1986) kräver arbetsgivare att verifiera arbetsberättigande för alla anställda vid uthyrning. Verifieringen omfattar både identitet och arbetsberättigande. Arbetstagaren intygar att uppgifterna är giltiga genom att tillhandahålla handlingar, och arbetsgivaren bekräftar att han har granskat dokumenten. Arbetsgivare är skyldiga att hålla formuläret vid inspektion.

Form I-9 är också grunden för ytterligare verifiering av arbetsgivaren, med hjälp av E-Verify-systemet.

Innan du börjar fylla i formuläret I-9

Ha kopior av Form I-9 till hands innan du börjar hyra din första anställd. Se till att du har den senaste versionen av Form I-9. Nuvarande formulär, med utgångsdatum 3/31/2016, måste användas av arbetsgivare för att verifiera anställning efter 7 maj 2013.

Exemplar av Form I-9 (PDF-format) finns på webbplatsen U. S. Customs and Immigration Services (USCIS). Denna blankett kan fyllas i online och sedan skrivas ut för signaturer.

Form I-9 måste fyllas i vid ankomsten och du (arbetsgivaren) måste behålla alla Form I-9 för alla anställda. Om formuläret fylls i helt och du har accepterat dokument som presenterats av arbetstagaren kan du avfyra arbetstagaren om du upptäcker att arbetstagaren felaktigt representerade hans eller hennes arbetsberättigande status eller om de formulär som presenteras av arbetstagaren befinner sig att inte vara giltiga .

Avsluta avsnitt 1 - Anställdas information och intyg

Avsnitt 1 är färdigställd av den anställde. Arbetstagaren måste innehålla namn, födelsedatum, adress och födelsedatum. Arbetstagaren bör inkludera Social Security Number, men det här numret är valfritt om inte ditt företag använder E-Verify-systemet.

Arbetstagaren intygar därmed sin status - något av följande:

Förenta staternas medborgare

Laglig fast bosatt (inklusive Alien #) > Alien som är behörig att arbeta (inklusive Alien # eller Admission #) till (inkludera utgångsdatum, om tillämpligt)

Någon kan hjälpa medarbetaren att fylla i avsnitt 1 i Form I-9. Komponenten

Preparer och / eller Translator Certification ska fyllas i av hjälpen. Var noga med att skriva ut hjälparens namn och adress. Avsluta Avsnitt 2: Arbetsgivarnas granskning och verifiering

Avsnitt 2

är slutförd av arbetsgivaren. Du måste granska de dokument som är nödvändiga för att verifiera både arbetstagarens (a) identitet och (b) arbetsberättigande. Observera att dokument i lista A, till exempel ett USA-pass, verifierar både identiteten och arbetskravet. Dokument i lista B verifierar identitet och dokument i lista C verifiera arbetskvalificering.Du måste ha ett dokument från var och en av lista B och lista C om du inte har ett dokument från lista A. Godtagbara dokument

A

förteckning över acceptabla dokument ingår i I- 9 form. Du hittar mer information om acceptabla dokument, inklusive exempel på dokument, i USCIS Handbook for Employers. En anmälan om socialförsäkringskort: Du kan inte acceptera ett laminerat socialförsäkringskort eller ett socialförsäkringskort som säger "inte giltigt för anställningsändamål". Utskrifter från Socialförsäkringsverket som visar socialförsäkringsinformation för en anställd är inte acceptabla ersättningar för ett socialförsäkringskort.

Dokument som presenteras för dig för verifiering måste överensstämma med den behörighetsstatus som certifieras av den anställde. Om de dokument som presenteras för dig inte överensstämmer med den status som certifieras av arbetstagaren, kan du inte acceptera dem. Till exempel, om en anställd intygar att han eller hon är en amerikansk medborgare, men visar dig ett "grönt kort", kan du inte acceptera dokumentet.

Utgångsdatum för dokument

Vissa dokument, som ett pass eller arbetstillstånd, har utgångsdatum. Dokument som har gått ut är inte acceptabla för verifiering. Om ett dokument löper ut i framtiden måste du acceptera det, men notera slutdatumet i ditt anställningsregistreringssystem. Om ett dokument upphör och arbetstagaren inte lämnar ett nytt dokument som visar ett framtida utgångsdatum, är den anställde inte längre berättigad att arbeta i USA. Om ditt företag är inspekterat kan du bli föremål för böter och påföljder för att fortsätta att anställa den här personen .

Endast original dokument

Alla dokument som presenteras måste vara original. Fotokopier är inte acceptabla. Om du har en fråga om huruvida ett dokument är en kopia, leta efter en frimärke eller försegling från en statlig myndighet i USA eller från en stat, län eller kommunal enhet.

Om ett dokument har ett annat namn än det namn som anställdes på I-9, ställ frågor. Lilla stavningsvariationer av namn är acceptabla så länge som dokumentet verkar vara äkta och det hänför sig till personen.
När du har granskat dokumenten och gjort en rimlig bedömning att de båda är (a) äkta (inte kopior eller på annat sätt tvivelaktiga) och (b) relaterar till den anställde som heter, måste du intyga att straff Av din kunskap är arbetstagaren behörig att arbeta i USA. Inkludera det datum då arbetstagaren började arbeta för ditt företag. Skriv, datum, skriv ut ditt namn och din titel och inkludera företagets adress.

Avsnitt 3 Uppdatering och omprövning

Avsnitt 3 används för att uppdatera information om dokument som har löpt ut och tillåter att ett nytt dokumentets utgångsdatum läggs till i formuläret.

Spara kopior av dokument

Om ditt företag använder E-Verify-systemet, behåll fotokopior av alla dokument. Om du inte använder E-Verifiera behöver du inte behålla kopior av dokument. Om du behåller kopior gör du det för ALLA anställda.

Efter formulär I-9 är slutförd - Vad ska du göra

Du som arbetsgivare måste behålla en kopia av ett färdigt formulär I-9 för alla anställda. Du behöver inte skicka detta dokument till någon statlig myndighet i USA.

Detaljerna i denna artikel gav dig som arbetsgivare för att förstå kraven för att fylla i I-9-formuläret. De är inte avsedda att vara inkluderande. Var noga med att läsa igenom hela I-9-dokumentet för att se till att du fyller i det här dokumentet fullständigt och korrekt.

Korrigera misstag

Korrekt fel på Form I-9 i samma var som du skulle andra viktiga dokument. Använd inte whiteout eller försök att radera misstaget. Standardproceduren för att korrigera misstag i viktiga dokument är:

Linje genom felaktiga uppgifter (se till att informationen fortfarande kan läsas)

Gör ändringen
Datum och starta ändringen.
Tips för att fylla i formuläret I-9

Du som arbetsgivare kan utse en anställd eller någon annan för att slutföra arbetsgivarens delar av I-9-formuläret. Men INS säger att "om någon annan fyller i formulär I-9 för din räkning, måste han eller hon fullgöra I-9-ansvaret."

En anställd kan få hjälp med att slutföra avsnitt 1. Se till att hjälpen fullbordar "Förberedare och / eller Översättare Certifiering" block och har anställda tecken.
Mer information - svar på frågor om formuläret I-9
Se den här artikeln med svar på vanliga frågor om formulär I-9 och verifiering av anställningsberättelse
Du måste skydda den privata information som anställda tillhandahåller på I-9 formulär och på bilagor. Använd den här informationen endast för I-9-ändamål och lagra dokumenten på ett säkert, säkert ställe, som ett låst arkskåp, till vilket endast ett fåtal betrodda personer har nyckeln.
Några statliga arbetsförmedlingar i USA kan verifiera anställningsberättigande och intyga de anställda som de skickar till dig. Var säker på att du får och behåll en kopia av certifikatet från ditt tillstånd i det här fallet.