Hur framgångsrika händelseplanerare är organiserade

Om du är en företagsevenemangsplanerare eller en administrativ person kräver grunderna i händelseplanering att du har starka organisatoriska, kommunikations- och dokumentationsförmåga. Oavsett din nivå av erfarenhet kan även en gästfrihetsentusiast ta på sig en fantastisk affärshändelse med lite kreativitet och en hel del organisation på vägen. Men när det gäller händelseplanering, särskilt för upptagna evenemangsplanerare med mer än en händelse på sina böcker, kan organisationen hålla ett större hinder än de flesta inser.

Hur arrangörerna hålls organiserade

Organisationen är en av de många nycklarna till framgång för de flesta evenemangsplanerare. Inte bara kan mastering av organisatoriska färdigheter leda till mindre stress, men det kan också förbättra din kreativitet som en evenemangsplanerare så att du kan se den större bilden och tänka utanför lådan och veta att du har ett bestämt handtag på detaljerna. Här är några sätt som framgångsrika evenemangsplanerare hålls organiserade.

Skapa händelsebindemedel

Skapa händelse- och eventplaneringsbindemedel är förmodligen det effektivaste sättet att hålla sig organiserade för att planera seminarier, konferenser, interna träningar, möten och alla typer av händelser. Medan många evenemangsplanerare flyttar till fler elektroniska och digitala organisationsverktyg kan fysiska bindemedel fungera som plats för de viktigaste händelserna och programinformationen. Att hålla kopior av vissa dokument, anteckningar och andra detaljer kan vara en livsuppehållare under en händels livstid.

Idealiskt bör varje händelse och / eller program ha sitt eget bindemedel. Beroende på komplexiteten i din händelse kan ditt bindemedel innehålla flera avsnitt, inklusive:

• Rese / Agenda
• Viktiga Kontakter
• Deltagare
• Kommunikationer
• Kontrakt
• Bankett Eventorder
• Underhållning
• Logi / Rumslista
• Ankomster / Avgångar
• Aktiviteter
• Gåvor
• Budget
• Diverse

Med din händelseplaneringsbinder uppdateras regelbundet kan du enkelt dela information med dina interna kollegor och kunder, även om de inte ger dig mycket tid att förbereda.

Använd händelseplaneringsprogramvara eller online dokumentlagring

Medan dina händelsebindare bör innehålla alla viktigaste detaljerna för varje händelse i papper, bör resten av dina referensnoteringar, idéer och korrespondens också hållas organiserade och tillsammans. Idag använder många evenemangsplanerare händelseplanerings- och hanteringsprogram, men många fler letar efter alternativa fillagringsalternativ för att hålla organisationen.

Onlineverktyg som Google Drive och Dropbox kan ge en organiserad plats för alla typer av elektroniska dokument från kalkylblad till fakturor. Med dessa verktyg kan du ladda upp, lagra och organisera dokument till onlinefiler och mappar där de enkelt kan nås var som helst.Du kan öppna dokument på din bärbara dator, smartphone eller surfplatta. Du kan också enkelt bifoga dessa filer till e-postmeddelanden eller dela dokumentet med kollegor, säljare och kunder. Det kan vara den perfekta organisationslösningen för evenemangsplanerare som alltid är på språng.

Den organisatoriska bottenlinjen

I slutändan är hur du organiserar dina dokument, anteckningar och korrespondens upp till dig.

Varje händelseplaneraren har ett annat system som fungerar för dem och deras händelser. Den viktigaste faktorn bör alltid vara tillgänglighet och beredskap för information. Så se till att det system du använder kan du snabbt och enkelt hitta den information du letar efter.