Hur outsourcade finansdirektörer utnyttjar online bokhållningstjänster

Online bokhållningslösningar använder cloud computing-miljön för att samla in och korrelera den information som ett företag behöver för att hantera sin ekonomi. Dessa mjukvaruplattformar förenklar bokföringsprocessen, minimerar tiden som spenderas vid datainmatning och ökar effektiviteten över hela linjen. Många företagare och ekonomidirektörer utnyttjar dessa fördelar genom att följa smarta implementeringsprocesser för att skapa en perfekt miljö för hantering av dagliga finanser.

Hitta den bästa mjukvaran

Det första steget i att skapa den perfekta bokföringsmiljön online är att bestämma vilken mjukvaruplattform som har rätt verktyg för företaget. Ekonomidirektörer bör bli bekanta med de mest användbara alternativen och utveckla en lista över plattformar som erbjuder de bästa funktionerna. Småföretag varierar i storlek, omfattning och behov, så det är viktigt att i förväg konsultera företagsledare för att bestämma exakt vilka verktyg som behövs för att hantera de ständiga fluktuationerna i deras finansiella data.

Överväganden är stora på detta stadium men allt från funktioner och fördelar till de stödtjänster som erbjuds av bokföringsplattformen bör bedömas. Många företag kräver mycket anpassning eller kan behöva programvaran för att skala och erbjuda mer omfattande rapportering på vägen. Redovisningsbehov för såväl idag som i framtiden bör analyseras innan man signerar den prickade linjen.

Förenkla lönerna

Lön blir mer och mer komplicerad eftersom småföretag utökar och tar på sig ytterligare anställda. Tidspårningsinformation måste överföras till löneavdelningen för att generera de rapporter som är nödvändiga för att ge anställda en korrekt ersättning. Online bokhållningsverktyg kan ta data in i spårnings- och löneprogramvara och översätta det till ett format som kan användas för att förbereda kontroller direkt från programmet.

Detta ökar noggrannheten och säkerställer att alla anställda får betalt i tid, varje gång utan att bokföringsavdelningen måste spendera timmar som arbetar med lön varje vecka.

Många tidsspårningsapplikationer omfattar också det omfattande utbudet av alternativ och fördelar som är tillgängliga via mobilanslutning. Det finns tidspårningsprogram som tillåter användare att ange tid från fältet, via mobilapplikation och till och med via sms-textmeddelanden. Ekonomidirektörer kan konfigurera flera godkännandeprocesser för olika medlemmar, vilket hjälper till med förbättrade data och detaljer i inlämnad tid som spåras för lön.

Hantera försäljningsdata

Småföretag hanterar en ständig tillströmning av försäljningsdata. Inkommande och utgående fakturor, betalningar, inköpsorder, orderuppföljning och fraktinformation innehåller alla viktiga finansiella data som utgör en stor del av bilden när det gäller kassaflöde.Att inte spåra dessa nummer korrekt och i rätt tid kan leda till förvirring som stifter ett företags förmåga att fatta beslut om framtida tillväxt.

Online bokhållningssoftware hanterar alla dessa väsentliga uppgifter när det gäller att företagsledare alltid har en tydlig bild av exakt hur mycket pengar som finns tillgängliga vid varje given tillfälle.

Genom att tillhandahålla ett snabbt och korrekt sätt att bestämma statusen för enskilda order och fakturor sparar dessa plattformar varje steg längs säljtratten. Vissa mjukvarulösningar erbjuder möjlighet att automatiskt generera fakturor och skicka dem till kunderna för att avlasta försäljningsavdelningen ännu mer.

Betalningsbara och betalningsbara betalkonton

Det är möjligt för ett företag att se lönsamt på papper, men kämpar eller misslyckas i verkligheten. Detta är ett vanligt problem inför företag med ineffektiva bokföringsprocesser som inte visar den sanna berättelsen bakom kassaflödet. Genom att använda ett onlineverktyg för att hålla reda på statusen för både leverantörsskulder och kundfordringar elimineras förvirring och visar var åtgärder måste vidtas för att förbättra hälsan i företagets ekonomi.

Konfigurera e-postpåminnelser och varningar ökar insamlingsprocessen på fordringar och påminner företagare och ledande befattningshavare när skulden är förfallen.

Detta gör det enklare att skapa ett balanserat betalningsschema som håller företaget i rött snarare än att riva sin budget.

Uppmuntra mobil användning

Fjärråtkomst är en stor del av det som gör online bokföring så effektiv. Alla från ekonomidirektören till den mobila arbetskraften kan komma åt programvaran och mata in viktig information från vilken enhet som helst, oberoende av deras nuvarande läge. När alla i företaget kommer ombord med inspelning av försäljningar och utgifter när de händer bör det skapa en stor ökning av noggrannhet över hela linjen. Medarbetare som gör affärer borta från kontoret behöver inte vänta med att återvända till sina datorer för att registrera transaktionsdata. Istället kan de skriva in alla nummer med hjälp av en app på sina mobila enheter som integreras med huvudbokhållningsprogrammet och levererar informationen direkt till molnet.

Synkronisera med banker

Det är alltför lätt att glömma att skriva in en insättning eller uttag i en företagscheckbok och få en obehaglig överraskning när månadsrapporten anländer. Detta problem kan undvikas genom att skapa online bokhållningssoftware för att automatiskt ta emot finansiella data när bankransaktioner uppstår. Exakta dollarbelopp registreras direkt och är tillgängliga från instrumentbrädan, en metod som inte bara förbättrar noggrannheten utan gör det också onödigt att spendera tid varje månad genom att sortera igenom pappersinställningar för att se till att böckerna balanserar.

Håll meddelandet öppet

En pålitlig bokföringslösning online ska göra det möjligt för administratörer att skapa olika inloggningsbehörigheter så att avdelningschefer, handledare och anställda i ett företag kan komma åt och ändra information. Övervakningsverktyg låter finansdirektörer kontrollera att allt går rent och svarar på frågor som använder samarbetsalternativ inom applikationen.Detta håller informationsflödet fritt mellan alla parter som är involverade i ett företags finansiella beslut och tar bort hinder som står i vägen för effektiv drift. Om företagets behov förändras, är ekonomidirektören och tjänsteleverantören alltid tillgängliga för att hjälpa till med förbättringar.

Utnyttja rapportering

Skapa rapporter från finansiella data utan hjälp av programvara är en svår process som knyter samman småföretagare som kan vara mer produktiva på andra håll. Förseningen mellan datainsamling och sammanställningen av dessa manuella rapporter skapar risken för att informationen kan vara föråldrad när rapporten är klar. Online-bokföringsplattformar innehåller rapporteringsverktyg för flera av de viktigaste affärsmätningarna:

• Prognostiserad försäljning
• Intäkter och kostnader
• Kassaflöde
• Resultat och förlust

Eftersom alla data som skrivits in i systemet korreleras omedelbart , varje ny rapport speglar de senaste ändringarna i företagets ekonomi. Synkronisering på flera nivåer är en av de viktigaste fördelarna med onlinerapporteringssystem, men det är inte det enda. Omfattande instrumentpaneler kan samla data, förbättra rapporteringen och låta ekonomidirektörer komma åt företagets viktiga resultatindikatorer utan att ens starta upp datorn. Mobil anslutning i bokföringsapplikationer är allestädes närvarande och tillåter användare att inte bara visa men också redigera, manipulera och analysera alla viktiga data varhelst och när det är nödvändigt.

Integrera alla program

Online bokföring är mest fördelaktig när det är kopplat till andra program som ett företag använder för att hantera verksamheten. Att samla tidspårning, löneavgift, lagerhantering och annan programvara med hjälp av en säker integrationsplattform förenklar dataflödet och säkerställer att informationen som är tillgänglig via online bokföringsprogrammet alltid är korrekt.

Som med automatisering underlättar integrationen ökad effektivitet och kan spara ett företag en betydande summa pengar genom att minska tiden som spenderas på att jaga ner bitar av information som tidigare spridda över avdelningar. Integration eliminerar också många upprepade uppgifter för datainmatning, minskar felfrekvensen och gör det möjligt för företagen att optimera rapporter för att innehålla den största detaljinformationen.

En kritisk komponent i integrationen av redovisningsplattformen förstår först vad det önskade resultatet är innan systemen anpassas. Genom att veta vad redovisningskraven är, kan ekonomidirektörer mer exakt utvärdera relevansen av de många funktionerna och fördelarna med olika program för att säkerställa att de faktiskt uppfyller företagets behov. Till exempel kräver jobbkostnad att flera system ska prata med varandra över löne-, tidsspårnings- och generaldirektorsystem. Om arbetskalkylering är en viktig grund för rapportering, är huruvida tidsporingsprogrammet synkroniserar data till lönebehandlingstjänsterna ett särskilt och viktigt övervägande.

Anpassa arbetsmiljön

Företag som erbjuder integrationslösningar inkluderar ofta anpassning som en del av sina tjänster.Ekonomidirektörer kan dra nytta av detta för att skapa en central plattform som skräddarsys specifikt för att hantera företagets behov. Varje företag kräver en viss inställning när det gäller arbetsflöde, datainmatningsformulär och anslutningar mellan program. Själva plattformen ska vara lätt så att alla kan använda sig utan att kräva omfattande träning. Online bokföring kan integreras smidigt i denna miljö så att den blir ett vanligt verktyg för hantering av dataflöde.

Tänk på att anpassningar kan kräva ingripande av utbildade IT-tjänster efter behov för att konfigurera anslutning, se till att data synkroniseras på rätt sätt och rapporter är korrekta. Detta stöd bör budgeteras när man beaktar kostnaden för att genomföra nya redovisningslösningar och bokföringstjänster på nätet, eftersom det i slutändan kommer att behövas inte bara under installation men under förändringstid, under tillväxt och när redovisningsteamet kräver ny information och rapportering. Företagen närmar sig detta på olika sätt.

Småföretag med en begränsad budget och en bråkdelad finansdirektör vid bokföringshjälpen kan föredra att hålla ett förhållande till en enda innehavare som kan vara flexibel och ringa efter behov. Om inte behoven är omfattande skulle fakturering för arbetade timmar vara mer benägna att gynna småföretagets budgetar än en månadsvis behållare. Omvänt kan större företag eller företag med komplicerade redovisningsbehov dra nytta av att hålla ett IT-företag på behållaren för att tillgodose sina pågående behov. I begränsade fall passar vissa företag bäst av att ha en intern IT-supportperson på personal. Detta är oftast det mest lämpade för företag som har en IT-person som redan är anställd som kan ta på sig ytterligare systemansvar.

Genom att ge ekonomidirektörer, företagsägare och anställda en gemensam miljö för att spåra och hantera ekonomi, adresserar online bokföring många av frågorna om noggrannhet och kommunikation som kan orsaka skadliga fel. Korrekt implementering skapar en plattform som omvandlar hur företag hanterar ekonomi och erbjuder den perfekta miljön för produktivitet och tillväxt.