Hur lång tid att behålla skatteavkastning och relaterade dokument

Det handlar inte bara om papper som piller upp på ditt personliga skrivbord. Datorhårddiskar kan bli igensatta och överbelastade också. Även flash-enheter och andra snygga lilla tillbehör håller bara så mycket och kan vara lätta att förlägga. Det kan vara så frestande att kasta ut rör och papper som du inte behöver behöver längre. Eller gör du? Hur länge ska du hålla kramning av dessa utrymmen med gamla skattedokument och avkastning?

Det finns inget sätt i det. Skattedeklarationer och relaterade dokument är viktiga att behålla. Du behöver dem om IRS vill granska information om det aktuella skatteåret, och gamla avkastningar kan också vara användbara för flera andra ändamål, till exempel att verifiera inkomst när du ansöker om ett lån eller en lägenhet.

Hur länge är länge nog?

Skattedeklarationer och relaterade dokument borde i allmänhet behållas i minst lika länge som IRS eller en statlig skattemyndighet har rätt att granska den avkastningen. Denna tidsperiod kallas begränsningslagen. Det är tre år från det datum då avgiften faktiskt lämnades in för federal avkastning, eller tre år från och med den 15 april, om avkastningen lämnades in före tidsfristen.

Varje stat har sin egen stadga för begränsningar för revisioner. Många stater följer den federala tidsperioden på tre år, men andra har längre tidsperioder.

Till exempel har Montana en femårsperiod för revisioner.

Vad ska du behålla?

Tillsammans med en kopia av din avkastning ska du behålla dokument som är relaterade till inkomst, avdrag eller krediter du anmälde och hävdade. Detta skulle innehålla objekt som kopior av dina formulär W-2, formulär 1099, bekräftelsebrev för välgörande donationer och kvitton för avdragsgilla utgifter.

Egenföretagare bör också behålla kopior av eventuella bokföringsregister, till exempel kontoutdrag, resultaträkning eller säkerhetskopiering av deras uppgifter från deras bokföringsprogram.

Du kanske också vill ha några dokument om fastigheter, tillgångar, aktier, obligationer eller andra tillgångar du äger så länge du äger dem, sedan ytterligare tre år eller längre efter att tillgången säljs, beroende på din stat. Du behöver dessa poster för att beräkna kostnadsbas och vinst eller förlust för kapitalvinstskatt.

När det är dags att kasta bort

Gör dessa slutliga kontroller innan du börjar hoppa ut gamla skatte- och finansdokument:

• Kontrollera din socialförsäkring och jämföra dina intäkter med informationen på dina W2-er och avkastning . Om du inte har fått ett socialförsäkringsutlåtande nyligen kan du begära en från Socialförsäkringsverket.Så ofta kommer intäkterna från din W2 eller egenföretagarinkomst från din avkastning inte att visas på din Social Security Statement. SSA har rutiner för att hjälpa dig att rätta till eventuella fel som du kan hitta.
• Kontrollera det datum du lämnade din avkastning . Se till att det har varit minst tre år efter att avgiften lämnades in innan du slängde den.
• Ring till IRS och be om ett "Rekordkonto" för ett visst skatteår . Din revisor kan göra det här för dig och hjälpa dig att förstå denna IRS-utskrift. Ibland görs justeringar för avkastning efter att de har arkiverats och du kanske inte vet om det eller om du har glömt det. Detta är en möjlighet att se till att eventuella IRS-problem för ett visst skatteår har avvecklats innan du kastar bort din viktiga dokumentation.
• Skanna dina skattehandlingar och spara dem på en CD-ROM eller flash-enhet, även om du slänger papperskopiorna. Skannade kopior av dina dokument tar upp mycket mindre utrymme än pappersfiler.
• Töm din gamla skatte- och finansdokument. Torka inte dem bara och kasta dem i närmsta soptunnan! Du vill inte att någon ska kunna få tillgång till din identifierande information.

Hur Ska du hålla allt?

Skanning och sparning på hårddisken är den ultimata rymdbespararen, men skattedeklarationer och relaterade dokument kan också bibehållas på ett antal andra sätt:

• Papperfiler organiserade med året med avkastning och relaterade dokument alla i samma mapp.
• Använd en dragspelfil eller en ruta för varje år.
• Håll separata filer för dina långsiktiga tillgångar.
• Gör cd-skivor eller flashdrivrutiner av dina mest värdefulla dokument och lägg dem i ett kassaskåp.