Objekt du måste ha på din tävlingslista för evenemangsplanering

Varje händelseplanerare som är värd för sitt salt vet att en händelseplaneringschecklista är kanske det mest värdefulla verktyget vid planeringen av en lyckad händelse. Det är det enda händelseplaneringsverktyget som gör dig lugn när du vaknar i mitten av natten i en panikaktig svett övertygad om att du har glömt en viktig detalj i planeringen av din nästa händelse. Med en omfattande händelseplaneringschecklista från din sida kan du närma dig ditt evenemang med självförtroende, med vetskap om att du inte har förbisett någonting.

Vad gör du om du anser dig vara superorganiserad och du använder redan en checklista när du planerar en händelse, men har stött på situationer där du insåg (för sent) att du misslyckades med att lägga till några viktiga detaljer. Var gick du fel?

Varje händelse kräver en tävlingsplan för händelseplanering utformad med den aktuella händelsen i åtanke och anpassad till de enskilda händelsespecifikationerna. Så varje händelseplanering checklista är annorlunda. Det finns dock fem saker som du måste ha på din checklista för evenemangsplanering, oavsett om du planerar en liten födelsedagsfest eller en stor företagsfunktion.

Sign Event Event Kontrakt

Det här låter uppenbart, men var noga med att du loggar in - och motta signerade kopior i gengäld - alla kontrakt du behöver för din händelse. Detta inkluderar händelsekontrakt med kunden, arenan, försäljare, hotell, underhållning etc. Ett fast handslag är ett trevligt sätt att bedriva affärer, men inte sättet att säkra anlöpning av några leverantörer och inte sättet att åta sig att arbeta för en kund .

Få allt skriftligt och gör inte något arbete eller spendera pengar när du planerar ditt evenemang tills allt pappersarbete har skrivits och levererats. Om du är en evenemangsplanerare som behöver ett händelsekontrakt för dina händelsetjänster, klicka här.

Bekräfta händelsedatum och tid

Du är knä djup i planeringsstadiet för denna händelse.

Hur kan någon eventuellt få datumet fel? Leverantörerna har ofta andra affärer som kommer in. Klienter kan komma överens om ett datum och tid för evenemanget och glömmer sedan enkelt att meddela dig om ändringen av planerna. Innan du börjar planera din händelse, dubbelkolla datumet och start- och sluttid och få dessa skrivna så att alla är på samma sida.

Hyr ytterligare hjälp

Underskatt inte värdet av att ha extra hjälp på dagen för din händelse. Det finns alltid något som behöver användas och de flesta evenemangsplanerare är redan upptagna att köra händelsen för att ägna sin uppmärksamhet åt situationer som uppstår. Att anställa ytterligare hjälp är ett viktigt steg som ofta förbises tills det är möjligt för sent att anställa den bästa evenemangspersonalen för jobbet till hands. Avgör inte för kvarlevor när det gäller att anställa evenemangspersonal.Sätt det här på din händelsekontrolllista och säkra den mest utbildade personalen med den erfarenhet du behöver som passar din evenemangsbudget.

Genomföra en webbplats-genomgång

Ingenting går att jämföra med någonting i ditt sinne, som om du upplever det förstahands. Genomförandet av händelseplatsen med din klient och leverantörer är ett viktigt steg i händelseplaneringsprocessen.

Det ger en möjlighet att ta upp frågor, ta itu med problem och komma överens om rumsuppställning, inredning, placering av registrering och övergripande flöde av evenemanget. Ofta, även när vi tror att vi kommunicerar klart, står vår vision om någonting i stark kontrast till vad någon annan föreställer sig utifrån vår beskrivning. Ta en genomgång av det fysiska utrymmet under planeringsstadiet så det finns inga överraskningar på händelsedagen.

Inkludera påminnelser att följa upp

I den idealiska världen skulle det vara tillräckligt att berätta någonting för en gång att jobbet blir gjort. Tyvärr fungerar den verkliga arbetsvärlden inte på det sättet eller åtminstone inte händelsernas planering. Med så många detaljer att hantera och flera spelare som är involverade i olika stadier av händelsen är det lätt för något att gå vilse.

Så, när du utvecklar din checklista för händelseplanering för att hålla dig organiserad och i schema, inkludera påminnelser för vissa uppföljningar. Om du till exempel talade med cateringfirman om menyidéer, inkludera ett föremål på din händelseplaneringschecklista som läser "Följ upp med cateringfirman på den föreslagna menyn" och "Schemaläggning med cateringfirman." Vid händelseplanering finns det ingen sådant som bekräftar något för många gånger.