Anställda lämnar din organisation av goda skäl och dåliga skäl. På den positiva sidan hittar de nya möjligheter, går tillbaka till skolan, går i pension eller landar sitt drömjobb.
Mindre positivt, de sparkas för dålig prestanda eller dålig närvaro eller upplever en uppsägning på grund av en nedgång i affärer. I varje fall behöver du en anställningsavslutnings checklista för att hjälpa arbetstagarens exitprocess gå smidigt.
Här är en kontrolllista för ansökningstermination.
Kontrollista för anställningsavslutningar
Anställningsnamn:
Datum:
Meddela personal>
_____ Meddela HR: Så snart du är medveten om och / eller får ett brev från en anställd som meddelar dig om arbetstagarens avsikt att säga upp anställning, anmäla ditt personalkontor.
_____ Officiellt meddelande: Om en anställd berättar om sin avsikt att lämna sin anställning, be dem att skriva ett avgångsbrev som anger att de lämnar och deras uppsägningsdatum. (Företagen begär minst två veckors varsel, när det är möjligt och önskvärt.)
Tillstånd / Åtkomstavslutning
_____ Meddela din nätverksadministratör: Så snart du vet att en anställd lämnar, meddela din nätverksadministratör eller en annan lämplig personalperson med datum och tid för att säga upp arbetstagarens tillgång till dator- och telefonsystem. Gör arrangemang för hur dessa konton kommer att dirigeras för att se till att din organisation inte kommer att förlora kontakt med kunder och kunder.
Dessutom, inaktivera arbetstagarens byggpostlarmkod, om tillämpligt.
_____ Inaktivera anställningsbyggnad eller tillgång till fast egendom: Effektiv på uppsägningsdatum, oavsett om det är omedelbart i en avbrott eller vid ett ömsesidigt avtalat slutdatum, måste du säga upp arbetstagarens byggnadstillträde. Beroende på dina åtkomstmetoder måste du avaktivera arbetstagarens byggnummer, avaktivera inmatningsutbytekortet eller samla medarbetarens nycklar.
Det är både i ditt intresse och i den tidigare medarbetaren att han eller hon inte har tillgång till någon företagsfastighet.
Retur av egendom
_____ Retur av företagsfastighet: Utgående anställda måste sätta in alla företagsböcker och material, nycklar, ID-märken, datorer, mobiltelefoner och andra företagsägda objekt.
_____ Lösenord: Anställda bör ge sina handledare lösenord och annan information om åtkomst till datafiler och telefonsvarare. (Det kan hända att du behåller e-post och telefonkonton som är aktiva för länge till fältkundkontakter.)
Förmånsförmåner
_____ Semesterlön och oanvänd sjukperiod: Avslutande anställda betalas upp till högst 30 dagar för oanvänd, upplupen semestertid.Om arbetstagaren har använt tiden ännu inte upplupits, är utbetalning till företaget för denna tid avdragsgärd från den sista löneskatten. (Om ditt företag betecknar ett visst antal sjukdagar och de uppkommer, skulle du också behöva betala arbetstagaren för den upplupna tiden.)
_____ Förmånsstatusbrev: Efter avslutad tid erhåller tidigare anställda ett brev från Personalkontoret som beskriver statusen för sina förmåner vid uppsägningen. Detta inkluderar livförsäkring, hälsodäckning, pensionsplan och kostnadskonto planer.
(I Förenta staterna överensstämmer organisationer med Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act från 1980 (COBRA) och utsträcker sig till berättigade anställda och deras inskrivna försörjare rätten att fortsätta vårdplanen täckning under en viss tidsperiod i sig kostnad och till full kostnad.)
_____ Återbetalning av förskott: Eventuella obetalda löneförskott kommer att dras av från den anställdes slutkontroll.
_____ Betalning av pengar till anställda: Eventuella obetalda kostnader för företagsändamål (inlämnad på kostnadsberättelse), obetalda provisioner och bonusar betalas i slutlönen.
Konfidentiella och icke-konkurrensavtal
_____ Översyn av sekretessavtalet eller konkurrensavtalet: Alla sekretessavtal eller konkurrensavtal som den existerande medarbetaren undertecknade vid anställning bör ses över för att säkerställa Medarbetaren förstår vad som förväntas.
Även om arbetstagaren aldrig undertecknat ett sådant dokument har de flesta anställda handböcker en klausul eller uppförandekod om att inte dela företags konfidentiell information eller affärshemligheter. Granska detta och påminna arbetstagaren om att eventuella brott mot denna konfidentialitet kommer att behandlas.
Utgångsintervju
_____ Konfidentiell utgångsintervju: Exiting anställda uppmanas att delta i en konfidentiell utgångssamtal med personalavdelningen. (Avsluta intervjuer är en viktig process som du kan använda för att samla information om arbetsmiljön i din organisation. När du meddelat att en anställd avslutar anställning, planerar ditt HR-kontor en utgående intervju. All information som samlas in är konfidentiell och rapporteras periodiskt i sammandrag
_____ Skriftligt tillstånd för referenskontroll: Utgående anställda, som planerar att söka arbete, måste skriva under ett formulär som ger företaget tillstånd att lämna referensinformation när potentiella arbetsgivare ringer.
_____ Ge arbetstagaren en adress uppdatera formulär för att fylla i om de flyttar. Speciellt för stora företag, eller de med hög omsättning, kommer W-2s att återkomma som leveransbara om adressen har ändrats. Utan ny kontaktinformation är det svårt att tillhandahålla nödvändig information till den tidigare anställda. Som en säkerhetskopia verifiera du att den anställdes kontaktinformation är aktuell och att du kan kontakta den personen för att hitta dem om du har problem med att få sina W2s till dem.
Mer om anställningsterminering
- Anställningsterminer: Hur man undviker juridiska problem
- Vad är felaktig uppsägning av anställning?