Digital tillgångsförvaltning och rollen som den spelar i marknadsföring

Våra marknadsföringsavdelningar har många hattar och det sista vi har tid att behöva jaga på tillgångar som har slutförts och godkänts. Vi behöver dem till hands, tillgängliga och med förmåga att sortera snabbt, det är där Digital Asset Management eller DAM kommer in.

Hur många gånger har du hört följande inom väggarna i din egen marknadsavdelning?

• Har du den slutliga versionen av broschyrens säkerhet?

• Var finns den artikeln vi skrev om våra servicefördelar?
• Kan du hjälpa mig att hitta den bannerannons som vi använde för vår mest populära B2B-tjänst?
• Kan du ringa Agency A och be dem att skicka den färdiga filen igen? Jag kan inte hitta den.
• Låt mig vidarebefordra dig e-postmeddelandet med den slutliga och godkända versionen.

Kämpar du med följande problem inom din organisation?

• Brandkontroll och bristen på det.
  Du har flera versioner av logotyper, mallar, brevhuvud och taglines som har blivit föråldrade och övergivna, men ändå används fortfarande. Du kan inte få dina armar runt organisationen och enhetliga varumärket på grund av de variationer som inte bara existerar men används. Du cringe varje gång du ser material som skapas i andra avdelningar eftersom du vet att enhetligheten i varumärket inom din organisation är ett område som behöver stor uppmärksamhet. På grund av bristen på kontroll av meddelandena presenteras för allmänheten, är ditt varumärkesmeddelande vattnat och packar inte den stans som den behöver. Om du hade ett sätt att lagra alla auktoriserade foton, artiklar, berättelser, bilder och varumärkesvaror i digitala format, elektroniskt format och till och med utskrift, skulle det göra ditt liv och ditt marknadsföringsteam enklare?

• Flera leverantörer och byråer som skapar tillgångar för ditt företag.
  Det är inte ovanligt att arbeta med flera leverantörer och byråer. Vi har byråer som vi arbetar med för specifika kanaler, och du kommer även hitta företag som har olika byråer för olika avdelningar. Hur håller du dem på samma sida? Är de alla medvetna om obligatoriska verbier och övergripande varumärkesriktlinjer?
  Låt oss vara ärliga, de flesta av er vill säga nej. Att använda ett digitalt kapitalförvaltningssystem kan hjälpa dig att hjälpa dem genom att tillhandahålla ett centralt läge där de kan hämta tillgångar som du vill använda i nya kampanjer. Du kan också posta tillgångar från tidigare kampanjer så att dina leverantörer kan se dem och använda dem som guider för att hålla sig inom "look and feel" som tidigare skapats och godkänts.
• Oförmåga att snabbt omorganisera innehållet vid behov.
  Du är säker på att en ny artikel har skrivits om det ämne du vill täcka, men för ditt liv kan du inte hitta det.Du skulle gärna vilja använda den artikeln för att återanvända till ett mail eller en social media post, men utan det börjar du från början. Det tar inte bara tid, men det kommer att kräva pengar, och vi vet alla att våra marknadsavdelningar normalt arbetar med shoestring budgetar. Vad händer om du kunde logga in på ett centralt läge och hitta varje bannerannons som användes, varje artikel som inte bara skrivits men godkänds, liksom alla broschyrer som är inriktade på en viss tjänst? Du får poängen. Med hjälp av ett digitalt kapitalförvaltningssystem kan vi inte bara lokalisera innehåll som kan återställas men håller i framkant vad vi har och kanske vad vi saknar när det gäller innehållsförsäljning.

Om du är som mitt team och jag upplever du ovanstående utmaningar, och jag är förvånad över att du inte har lämnat den här artikeln och startat din egen sökning på digitala kapitalförvaltningssystem. De flesta marknadsförare, när du nämner digital kapitalförvaltning, är osäker på om de behöver det. Det är ett verktyg och en extra kostnad, men när du börjar prata om de utmaningar de flesta marknadsavdelningar står inför och hur ett digitalt kapitalförvaltningssystem kan hjälpa, lyser ögonen och de förstår snabbt behovet och hur man använder ett DAM-system kan hjälpa dem att spara tid och pengar.

Tänk på det här sättet; Ett digitalt kapitalförvaltningssystem kan hjälpa dig att berätta hela historien och skapa ett starkare intryck som gör ditt varumärke stolt.

Med det sagt är jag glad att du stod kvar eftersom jag vill dela med dig några tips, riktlinjer och förslag som kan hjälpa dig att välja rätt digitalt styrningssystem.

Vad ska man leta efter i ett digitalt kapitalförvaltningssystem?

Att välja rätt system är oerhört viktigt, men även förutom det är ett digitalt kapitalförvaltningssystem bara så bra som du och ditt team håller på att lagra, kommentera, katalogisera och hur du hämtar och distribuerar dessa tillgångar. Medan rätt digitala kapitalförvaltningssystem hjälper till med att automatisera mycket av processen, är du fortfarande ansvarig för hur uppdaterad och ren du behåller och hanterar tillgångarna du lagrar.

Ett digitalt kapitalhanteringssystem är inte en hands-off-implementering. Det måste innehålla följande för att uppnå framgång:

1. Människor
2. Identifierad och socialiserad process
3. Rätt teknik
4. Rätt information

Tänk på det som ditt dynamiska lagrings- och leveranssystem. Självklart finns det många system som är gratis och / eller låga kostnader som kan användas, inklusive:

• Dropbox
• Google Drive
• En enhet

Nu sagt var systemen ovan inte skapad för att automatisera DAM-processen, så du måste fördjupa och dela den tillsammans för att den skall fungera som ett sant digitalt kapitalförvaltningssystem. Att hitta det perfekta systemet för din organisation kommer att hjälpa till med tillväxt och effektivitet, så skimp inte på forskning och utredningsprocessen som hjälper dig att identifiera rätt lösning för dig.

Det är viktigt att ta hänsyn till var ditt företag är och vad dina behov är idag, men även bortom det, du måste ta hänsyn till din organisations tillväxtplaner; till exempel, hur många användare kommer du att ha och kommer dina användare att innehålla intern användning eller vill du ge extern användning till agenturer och leverantörer?

• Systemintegration: Finns det systemintegrationer som är viktiga, vill du till exempel att det integreras med din webbplats, innehållshanteringssystem eller andra verktyg för innehållshantering?
• Hosting Options: Kommer du att vara värd för plattformen på premiss eller vill du använda en molnbaserad leverantör? Kommer du att ha personer utanför organisationen som behöver komma åt systemet? Du kommer att behöva ta hänsyn till detta och bestämma vad som fungerar bäst för dig och ditt team, samt vad din IT-avdelning föreslår baserat på säkerhets- och organisatoriska behov.
• Tillgänglighet och mobilstöd: Hur kommer tillgångar att få tillgång till och distribueras? Kan du låta tillgångar laddas upp via mobila enheter, till exempel nya foton eller videoklipp? Dessa är nyckeln till att identifiera rätt system. Är de viktiga för dig och din organisation?
• Användbarhet Funktioner: Kom ihåg att ditt system endast kommer att användas om det är effektivt och ger värde till laget, så identifiera de behov du har inom din avdelning. T.ex. är miniatyrer viktiga? Behöver du ett enkelt sätt att se den visuella tillgången innan du öppnar den? Vilka sökfunktioner behöver du? I det minsta skulle jag föreslå att kunna katalogisera och söka via datum, typ, ämnen, anteckningar, taggar, kategorier etc.
• Filformat och lagring: Identifiera vilka filformat du vill katalogisera inom system och se till att vilket system som du väljer, stöder dessa filformat enkelt. Du vill också beakta lagringsutrymmet som du behöver och om ditt digitala tillgångssystem kommer att fungera som din tillgångsförteckning. Om så är fallet kommer utrymme att vara nödvändigt för att utvärdera.
• När du tittar på digitala kapitalförvaltningssystem bör du komma ihåg att tanken bakom systemet är att effektivisera organisationen med dina marknadsförings tillgångar och hjälpa till med effektivitet och hitta de tillgångar du behöver när du behöver dem. Du måste hålla det organiserat och katalogiserat på ett förutsägbart och konsekvent sätt. Jag föreslår att du utser en administratör som kan se till att deras system förstås av användarna och används enligt processen som har identifierats under genomförandeprocessen. Kostnaden för digitalt kapitalförvaltningssystem

Kostnaden varierar beroende på hur många användare, hur mycket lagrings- och värdalternativ. Uppfattningen är att digitala kapitalförvaltningssystem är dyra, men det är verkligen dina krav som kan driva priset upp. Du kan hitta ett litet digitalt kapitalförvaltningssystem för 25 dollar per månad, men när du lägger till alternativ och anpassningar kan kostnaderna stiga och träffa sexfemsmarknaden snabbt. Börja din forskning och hitta tre system för att utvärdera, men bara utvärdera dem som ligger inom din budget. Var ärlig med säljaren på dina budgetbegränsningar och de flesta kommer att kunna hjälpa dig att hitta en lösning som fungerar för dig och din organisation.