Kostnadsbesparande tips för årets Corporate Holiday Party

Som händelseplanerare anser olika alternativ för årets företagsfirande (både kunder och anställdas uppskattningstyper), söker många efter sätt att styra kostnaderna utan att kompromissa med det totala värdet. Naturligtvis söker de flesta företagsevenemangsplanerare också sätt att skapa en glad, firande miljö utan att vara slöseri, vilket är ett gemensamt mål för alla företagshändelser idag.

The New Corporate Holiday Party

"Som evenemangsplanerare tror vi att många företag - från små till stora företag - kommer att behöva återfokusera affärsevenemanget på företagen över frivolitet, slående en balans mellan kul och innehåll ", förklarar Greg Jenkins, en partner på Bravo Productions, ett fullservice evenemangsplanerings- och produktionsbolag i Long Beach, CA.

Så, vad är det för semesterpartymenyn i år? För de flesta företag kan det innebära att man sätter tillbaka på fullt värdiga barer och extravaganta menyval, men för allt kommer det att innebära att evenemangsplanerare kommer att rulla upp ärmarna och utforma företagsfirande som är värdiga avsikten utan att negativt påverka budgetarna. Jenkins erbjuder följande budgetvänliga semesterplanerings tips och idéer som inte kommer att förmedla fel budskap till dina viktiga anställda, affärspartners eller kunder:

Gör semesterpartiet ett prisprogram

Ge årets semesterparti lite affärsfokus och betona uppskattningsbudskapet med ett öga mot ett bra nytt år.

Detta tillvägagångssätt behöver inte döda semesterglädjen, men det kan hjälpa till att associera evenemanget med mer mätbara och konkreta fördelar samtidigt som du får möjlighet att känna igen dina bästa artister.

Eliminera snidningsstationerna

Kort sagt, välj mer kostnadseffektiva menyalternativ. Hoppa över prime rib och kalkon carving stationer till förmån för mindre extravaganta alternativ.

Du kan till och med överväga att gå för tunga aptitretare i stället för sittande måltid. Det enkla beslutet kan sänka matkostnaderna och eliminera kostnaden för erforderliga skötare och kockar.

Välj säsongsmässiga frukter och grönsaker och eliminera Crudités

Utan säsongen är frukter som mango och papaya och under lågsäsong grönsaker som asparges och kronärtskockor oftast dyrare runt vintern. När du planerar menyalternativ, se om du går till säsongsmöjligheter hjälper budgeten. Även om det inte gör det, blir du garanterad att få fräschare ingredienser. När det gäller de till synes obligatoriska cruditerna, överväga hur de gick förra året. Med tanke på den allmänna avsmakningen för rågrönsaker bland många festgäster, kommer många av dessa saker vanligtvis att slösa bort.

Välj för Mini-Desserter I stället för fulla serveringar

Tumregeln är att de flesta gäster tar två bitar av efterrätt och resten blir kastad.Undvik detta kostsamma avfall genom att skapa en efterrättstation med små portioner och mindre mängder, där gästerna kan hjälpa sig själva till bitformat eller aptitretande delar av bara vad de vill. Gå vidare och hoppa över kakskäret och service och fullskivor av chokladmousse i år.

Använd belysning för att skapa atmosfär

I stället för att investera i användningen av hyresdukar och dyra mittpunkter, välj en plats som redan innehåller dessa snygga element.

Medan semesterinredningen kan få dig i semestern, kan belysning göra underverk på en snabbare budget. Arbeta nära med platsen på kreativa sätt kan de placera belysning i rummet för att förbättra den festliga atmosfären.

Var värd en lunchhändelse eller gör din middagsaffär Tillfälligt

Det är alltid mer kostnadseffektivt att bygga festevenemanget från en lunchmeny i motsats till en middagsmeny. Inte bara kommer menyalternativen spara pengar, men en dagtidshändelse under veckan kan också skära gästlistan i hälften genom att begränsa gäster till anställda eller kunder endast utan makar eller personliga gäster. Men om du fortfarande är värd för en kvällshändelse, kom ihåg att formell klädsel generellt innebär att gästerna kommer att förvänta sig en mer avancerad mat- och dryckeserfarenhet, vilket kommer att öka de totala kostnaderna. Gör det affärsmässigt ledigt istället.

Begränsa alkoholhaltiga drycker

Många fler organisationer har gjort detta under de senaste åren. Ett par framgångsrika strategier är att erbjuda en signaturdryck, begränsa alternativ till öl och vin, eller erbjuda maximal två-drink. Ett annat förslag är att helt eliminera alkoholhaltiga drycker, vilket också eliminerar eventuellt ansvar. Känn din organisation och välj en strategi som passar så många som möjligt utan att kosta en öppen bar.

Ta med egna CD-skivor eller iPod för bakgrundsmusik

Istället för att spendera pengar på en jazztrio eller andra levande musiker, jobba med din plats- eller cateringchef för att utforska alternativen för att spela bakgrundsmusik i rummet. Många arenor har bra gratis musikval tillgängliga.

Tänk på att ta del av semesterevenemanget

Att samla semesterpartiet med en annan förening, en professionell grupp, en annan intern avdelning eller till och med viktiga affärspartners kan hjälpa till att täcka kostnaderna och samtidigt erbjuda många nätverksmöjligheter.

Fråga platsen om de kan minska kostnaderna

Ibland kommer det bara ner till den kunskap som det aldrig gör ont att fråga. Även en besparing på 1% eller 2% rabatt kan vara väsentlig när det läggs på allt från mat till drycker och mötesuthyrning till bemanning. Du kan bli förvånad över vad en plats kommer att göra för att säkra ditt företag.