Vanliga misstag advokater gör när man skickar e-post

Advokater, som alla andra, gör misstag i hur de använder e-post. Vissa e-postfel blir skräckhistorier, medan andra bara är pinsamt. Följande är nio vanliga misstag som advokater gör när du skriver och skickar e-postmeddelanden.

Skickat från skrivbordet på (Infoga namn)

Från tid till annan får jag ett e-postmeddelande från en advokat som skickar ett mail i namnet på sitt skrivbord. Här är några problem med det här tillvägagångssättet till e-post.

Först visas inte indexet för inbox för de flesta e-postsystem så länge ett namn. De flesta kommer bara att se en del av "från skrivbordet", och kanske några bokstäver i personens förnamn. Ännu viktigare, det verkar dumt och lite pretentiöst. Ett skrivbord skickar inte e-postmeddelanden. Om en advokat ska skicka ett mail, ska det vara i hans eller hennes namn.

Fancy Effects

Vissa advokater älskar att bli kreativa med utseendet på sina e-postmeddelanden. Den andra dagen såg jag en advokats underskrift och för ett ögonblick trodde jag att jag hade synproblem. Visas att de suddiga bokstäverna var avsiktliga. Special effekter kan se underhållande, men allt som gör orden svårt att läsa är en dålig idé. Speciellt om det är svårt att läsa är advokatens namn och e-postadress.

Ännu värre än de speciella effekterna på bokstäverna är när advokater stör sina e-postmeddelanden med konstverk eller snygg grafik. Detta gör meddelandet långsammare att ladda ner, långsammare att öppna, och mer av ett krångel att läsa.

Målet med ett e-postmeddelande är att kommunicera information, inte konstnärlig skicklighet. Håll det enkelt.

Ingen signaturblock

Det är inte så svårt att skapa ett automatiskt signaturblock i de flesta e-postsystem. Det behöver inte vara komplicerat, och åsikter varierar med hur mycket information som ska inkluderas i ett signaturblock. Vissa advokater vänder sina e-postfoton till mini-reklamfilmer som går ut i varje e-post, medan andra tar en mycket minimalistisk inställning med bara deras namn och e-postadress eller telefonnummer.

De flesta lägger någon form av sekretessmeddelande eller juridisk ansvarsfriskrivning längst ner på sidfoten. Alla dessa är acceptabla användningar av ett e-post signaturblock. Det som inte är acceptabelt är att skicka ut e-postmeddelanden som inte identifierar avsändaren. Mottagaren av ett e-postmeddelande borde inte behöva gissa vem som skickade e-postmeddelandet. Advokater bör tydligt identifiera sig i varje meddelande de skickar ut, och om advokaten är smart kommer e-postmeddelandet också att innehålla ett sekretessmeddelande.

Skriva e-post medan Angry

Ett av fördelarna med det gamla systemet för att skicka brev till människor var att det fanns en inbyggd "avkylningsperiod" mellan när ett brev skulle skrivas och när det verkligen skulle gå ut till mottagaren.Om advokaten skrev brevet själv, skulle det fortfarande vara troligt att han satt på bordet i flera timmar innan han gick till postkontoret. Om det dikterades, när sekreteraren slutade skriva in, kan advokaten ha blivit över vad som gjorde honom så arg i första hand.

Det skyddet finns inte i e-post. Med ett e-postmeddelande kan advokaten avfyra en arg missiv inom några sekunder efter det som utlöste ilska. 99. 99% av tiden kommer det att bli en dålig idé. Ingen tycker tydligast när man drivs av ilska. Gå gör något annat, och kom tillbaka till det förekommande problemet senare när någon av ilska har försvunnit.

Det kan göra skillnaden mellan att hålla eller förlora kunder, vänner och pengar.

Gör inte tidiga svar

Vissa advokater känner att den gamla "5-dagarsregeln" för att svara på företagskorrespondens gäller även för e-post. Det gör det inte. Oavsett hur obekvämt det kan vara är verkligheten att människor förväntar sig snabbare svar på ett mail än de gör till ett brev som skickas via posten. Om en kund eller annan advokat skickar ett mail, försök att svara inom 24 timmar om det är möjligt. Om det är en komplicerad sak som inte kan uppmärksammas just nu, åtminstone skicka en bekräftelse och låt personen veta när man ska förvänta sig ett svar. De flesta kunder kommer att uppskatta ett vänligt meddelande som säger att e-postmeddelandet mottogs och kommer att besvaras inom en snar framtid. Med tanke på tystnad lämnas klienten för att spekulera om advokaten till och med fick e-postmeddelandet, om ett svar är på väg eller om klientens problem bara ignoreras.

Fel mottagare i fältet Till

En av de fantastiska sakerna om den automatiska slutförandet på e-postsystem är att det gör det möjligt för advokater att snabbt hitta sina e-postadresser till sina kunder eller kollegor. En av riskerna med den automatiskt slutförda funktionen är att en advokat som inte är försiktig kunde skicka e-postmeddelandet till fel person. I vissa fall kan det inte vara mer än en liten skam, men i vissa fall kan det uppstå yrkesbrottslighet. E-posta inte konfidentiell klientkommunikation till motsatta råd eller till och med till en annan klient.

Använd alternativet "Svara alla".

Motståndsrådare skickar ett mail till dig med ett förslag eller hävdar hans ställning om ett problem. Du vidarebefordrar e-postmeddelandet till andra advokater i ditt företag som är involverat i ärendet för att diskutera det. Snart används "svara alla" -knappen generellt, utan att någon märker att motsatta råd blir kopierat på den interna diskussionen hos ditt företag. Det händer. Om du vill vidarebefordra ett email för diskussion, ta bort avsändarens information innan du vidarebefordrar den. Och, när du använder alternativet Svara alla, kontrollera varje e-postadress i mottagarlistan innan du trycker på Skicka.

8. Slarviga ämnesrader. Kom ihåg att allt som skickas till en annan advokat i ett mail kan vidarebefordras till någon annan. Tänk två gånger innan du använder ämneslinjer som "min idiotiska klient" eller "dumma domarens order."Man vet aldrig var en kopia av den e-posten kan landa. Lämna inte ämnesfälten tomma, eftersom det kan leda till att en annan advokat inte märker att det finns ett email om ditt fall. En enkel ämnesrad i" Parkerson-fallet "eller "Smith-föreslagen överenskommelse" eller vilken titel som är relevant för innehållet i e-post fungerar bäst.

Och medan "idiotisk klient" kan vara den mest exakta beskrivningen av innehållet i e-postmeddelandet är det ett dåligt val för ämnesraden

9. Titta på din ton - och missförstå inte någon annans. När människor pratar med varandra ansikte mot ansikte, gör ansiktsljud och vokaltoner vanligtvis en persons avsikt. röst är vanligtvis tillräckligt för att kunna berätta när någon är sarkastisk, skojar eller seriös. Men i e-post är det farligt enkelt att helt felaktigt läsa in en persons avsikt. Många vänskapar har skadats av en person som missvisar en andras avsikt i uttalanden i ett e-postmeddelande. Och med advokater brukade så argumentera med ea ch andra redan, det är lätt för en advokat att vara snabb att anta att den andra personen är fientlig eller oförskämd.

Som diskuterat under "Skriva email medan du är arg", ta några minuter att svalna innan du skickar ett svar på den ryckens e-post.

När en timme passerar kan du inse att du helt och hållet missförstod det i första hand. Har inte ett hårtriggare svar på uttalanden som gjorts i e-postmeddelanden och släcker inte av ett svar tills man överväger om det är möjligt avsändaren hade en annan avsikt än vad som ursprungligen visades. Om det verkar som om ett uttalande skulle kunna läsas på mer än ett sätt, och ett av dessa sätt är icke-offensivt, försök att ge avsändaren fördelarna med tvivel innan han avbrutit huvudet med en dödlig email-missiv.

Finns det andra advokats e-postfel som borde ha gjort Top 10-listan? Berätta om det i forumet.