Vanliga fel i slutförandet av formulär W-2

Vanliga fel i komplett formulär W-2

Att vara varnad är underarmad. Innan du skickar W-2 formulär till anställda och skickar dessa formulär till Social Security Administration (tillsammans med transmittalform W-3), granska dessa vanliga fel för att undvika problem.

Arkivering W-2 Forms Sen

Från och med 2016 skatteåret har inlämningsdatum för W-2 formulär (och 1099 formulär) flyttats fram till 31 januari. Så dina 2017 W-2 formulär för anställda måste skickas till Socialförsäkringsverket senast den 31 januari 2018.

Det finns sanktioner för sen arkivering. Läs mer om de nya tidsfristerna för W-2 och 1099-formulär.

Använda fel årets W-2-formulär

Använd W-2-formuläret för året där intäkten var skattepliktig, inte det år du lämnar in formuläret. Till exempel, för anställdas löner år 2015, använd 2016 W-2-formuläret; Denna blankett kommer att ges till anställda och arkiveras hos Socialförsäkringsverket 2017.

Saknar inlämningsfristerna. Du måste tillhandahålla W-2 formulär till anställda senast i slutet av januari, och du måste skicka in blanketten till Socialförsäkringsverket senast i slutet av februari. Tidsfristerna ändras varje år beroende på när datumet faller på kalendern. Om tidsfristen är på en helg eller semester, flyttas datumet till nästa arbetsdag. Här är de exakta tidsfristerna för årets löneskatt för det aktuella året.

Använd inte den godkända W-2-blanketten

Du kan inte ladda ner W-2-formuläret, kopiera och använda den.

Den röda på A är en speciell bläck. Du måste få de godkända blanketterna, från ett kontorsleverantör, IRS eller från ett mjukvaruföretag. Läs mer om var du kan få godkända W-2 formulär.

Underlåtenhet att stoppa socialförsäkringsåterhållning

Socialförsäkringsavvikelse måste stoppas vid de sociala avgifterna maximalt skattepliktiga löner för varje år.

(Detta maximala förändringar under de flesta åren för att spegla levnadskostnaderna.) Även om detta inte är specifikt ett W-2-fel, är det vanligt och kommer att leda till att du överrapporterar sociala avgifter för en anställd. Du måste sedan ge tillbaka arbetstagarens överskott och korrigera både W-2 och Form 941, kvartalslönen och skatteberättelsen för varje kvartal som återspeglar överskottet. Till exempel, om arbetstagaren nådde det maximala beloppet för social trygghet i september, måste du ändra Form 941 för tredje kvartalet.

Sändning av W-2 formulär till IRS

Säkerhetsformulär måste lämnas till anställda i slutet av januari och lämnas in till Socialförsäkringsverket senast i februari tillsammans med sändningsformulär W-3, vilket samlar all information från alla W-2s.

Underlåtenhet att få ett IRS-avstående för att inte e-fling

Arbetsgivare som fyller 250 eller fler W-2-formulär måste få ett avstående om de inte vill e-posta.Läs mer om hur man får ett avstående från att arkivera W-2 formulär elektroniskt (PDF).

De vanligaste formulärfel på W-2-formulär inkluderar:

Innehåller inte decimal och cent på mängder

• Underlåtenhet att använda svart bläck (gör inmatningar för ljus)
• Gör poster för stora eller för små. IRS föreslår att du använder 12 pt. Kurir typ typsnitt för utskrift W-2s.
• Felformatering av anställningsnamn. Medarbetare förnamn och mitten startar i den första rutan, medarbetarens efternamn går i den andra rutan, och eventuellt suffix (som "Jr.") går i den tredje rutan.
• Med hjälp av finansiell programvara kan du undvika många av dessa fel på W-2-formulär, speciellt formfel, och din programvara kan varna dig när du når högsta lönebeloppet för social trygghet. Kolla in den här artikeln på 2012 års bokföringsprogram från Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, med fokus på program som inkluderar lönfunktioner.

Hur man korrigerar en W-2-blankett

Du måste ange en W-2-formulär till varje anställd i slutet av januari varje år (för föregående kalenderår), men du behöver inte skicka in dessa formulär till Social Security Administration (SSA) fram till slutet av februari. Denna fördröjning ger tid för att korrigera fel.

Om du kan rätta till felet innan du skickar in med SSA, gör bara rättelsen och skicka in den korrigerade blanketten.

Om du hittar felet efter att du har lämnat in till SSA måste du skicka in en korrigerad W-2 tillsammans med en korrigerad transmissionsform W-3c).

Läs mer om hur du gör korrigeringar till en W-2 formulär, efter att du har lämnat in den till Social Security Administration.