Typer av redovisningsinformationssystem

Redovisningsinformationssystem samlar in och behandlar transaktionsdata och kommunicerar finansiell information till berörda parter. Det finns många typer av redovisningssystem och, som ett resultat, varierar de mycket. Ett antal faktorer påverkar dessa system, som typ av verksamhet, verksamhetens storlek, datamängden, typen av datahanteringsbehov och andra faktorer.

System för elektronisk dataprocessering (EDP)

De flesta företag, förutom de minsta, använder datoriserade system, även kallade elektroniska databehandling (EDP) system.

Dessa system hanterar varje steg i bokföringsprocessen från att registrera den finansiella transaktionen för att upprätta bokslutet. Företagen förbättrar ständigt sina systemtekniker för att förbli konkurrenskraftiga och hålla sig i överensstämmelse med Sarbanes-Oxley Act of 2002. Även de minsta företagen kan välja att använda system som Quickbooks.

Grunderna i affärstransaktioner och affärsprocesser

För att förstå hur dessa bokföringsinformationssystem fungerar måste du förstå de grundläggande bokföringsvillkoren "affärstransaktioner" och "affärsprocesser". Viktigast av allt måste du förstå hur affärstransaktioner och processer samlas för att generera finansiella rapporter. När det gäller redovisningssystem kan affärstransaktioner delas upp i flera typer av affärsprocesser:

1. Intäkter och returprocesser, system och kontroller

De affärstransaktioner som faller under dessa affärsprocesser är stora volymer av dagliga försäljnings-, avkastnings- och kassaflödestransaktioner.

2. Utgifter och returprocesser, system och kontroller

De affärstransaktioner som faller under dessa affärsprocesser är stora volymer av utgifter, avkastning och kassaflöde. Löne- och fastighetsinköpstransaktioner finns också i denna kategori.

3. Omvandlingsprocesser, system och kontroller

Affärstransaktionerna inom denna kategori är råvaror och arbetskonverteringar.

4. Administrativa processer, system och kontroller

De affärstransaktioner som är administrativa är investeringar, upplåning och kapitaltransaktioner.

Alla dessa affärstransaktioner resulterar i T-konton som är inställda i huvudboksprocesser, system och kontroller. Från huvudboken utvecklas både interna och externa finansiella rapporter. Interna finansiella rapporter kan vara ett åldringsschema för kundfordringar eller en statusrapport för försäljningsinvesteringar. Externa finansiella rapporter skulle vara resultaträkning, balansräkning och redovisning av kassaflöden.

Typer av redovisningsinformationssystem

Det finns flera typer eller kategorier av redovisningsinformationssystem. Vad företagets företagsanvändning beror på vilken typ av verksamhet, verksamhetens storlek, företagets behov och sofistikering av verksamheten:

Manuella system

Manuella bokföringsinformationssystem används mest av mycket små företag och hemmabaserade företag. Om ett system är helt manuellt, skulle det kräva följande: källdokument, generaldirektör, allmän journal och specialtidskrifter eller dottertidskrifter som du kan behöva.

Legacy systems

Legacy-system finns ofta i befintliga företagsföretag och användes innan informationstekniken blev så sofistikerad som den är idag. Även om äldre system kan tyckas vara gammaldags, har de vissa bestämda fördelar för företaget. De innehåller värdefulla historiska uppgifter om företaget. Den fasta personalen brukar veta hur man använder systemet och förstår det. Ett arvssystem har vanligtvis anpassats till ett enskilt företags specifika behov. Du hittar inte den här typen av anpassning i generella bokföringsprogram.

Tyvärr har äldre system också betydande nackdelar. Ofta har de ingen dokumentation. Det är vanligtvis svårt att hitta reservdelar eftersom hårdvara och programvara kan bli föråldrade. Även datorspråket som äldre system använder är vanligtvis ett äldre språk.

De flesta äldre system har byggts från början.

Byte av äldre system

Du kan helt ersätta ditt äldre system med ett nytt, aktuellt system. Det är ganska dyr lösning. Du kan också uppdatera ditt äldre system. Du kan använda ett förfarande som kallas skärmskrapning, vilket är en teknik som tar data som visas på datorskärmen och översätter den så att en nyare applikation kan läsa den. Du kan också konfigurera ett företagsapplikationsintegrationssystem. Denna typ av system nätverk de olika applikationerna i ditt äldre system, som inventering, lön och andra.

Om du är en SMB, om du inte är den minsta, hone-baserade sorten, vill du att ditt bokföringsinformationssystem ska vara aktuellt för att hålla dig konkurrenskraftig inom din bransch. Det finns många alternativ att välja mellan.