7-åRs löneskattfel

Årets slut är en upptagen tid, men du måste ta tid för löneskatteuppdrag, inklusive årsredovisningar för anställda och oberoende entreprenörer och andra relaterade löneproblem. Här är några viktiga årsredovisningar och lönebeskattningsuppgifter arbetsgivare saknar ofta:

1. Använda inte det rätta skatteåret

I slutet av årets löneskattrapporter jag tar hand om är W-2 formulär för anställda och 1099-MISC blanketter för oberoende entreprenörer.

Årets rapport är årets skatt. Så medan du kan förbereda dessa rapporter i januari 2017, är de för 2016 löner och skatter.

Som en påminnelse:

Du måste lämna 2016 W-2 formulär till anställda och 1099-MISC formulär till oberoende entreprenörer senast 31 januari 2017.

2. Använd inte rätt formulär för årliga rapporter och överföringsformulär

När du förbereder dessa W-2-formulär och 1099-MISC-formulär, se till att du har rätt version av formuläret. Förutom det rätta skatteåret som nämnts ovan måste du använda en särskild blankett. Du kan inte bara kopiera formuläret från internet och använda det. Kopia A av de korrekta blanketterna skrivs ut i ett speciellt rött bläck och det finns flera kopior, som alla går till en viss plats.

Här är en artikel som diskuterar var du ska få rätt W-2-formulär och 1099-MISC-formulär.

3. Får inte verifieringsformulär från anställda och oberoende entreprenörer

Innan du förbereder dessa W-2 formulär för anställda och 1099-MISC formulär för oberoende entreprenörer måste du ha en verifieringsblankett från var och en.

• Vid anställning måste du ha anställd teckna en W-4 blankett som ger information om arbetstagaren, inklusive information om federal inkomstskatt. Denna blankett ska uppdateras regelbundet för att vara säker på att det är korrekt.
• W-9-formuläret ger dig information om oberoende entreprenörer, tillsammans med skatteidentifikationsnumret. Här är en artikel om vem som ska få en 1099-MISC-blankett, om du undrade.

4. Inklusive skattepliktiga förmåner på W-2 Forms

När du förbereder W-2 formulär för anställda, glöm inte de skattepliktiga förmåner som måste rapporteras. Dessa fördelar inkluderar anställda gåvor och bonusar och anställdas användning av mobiltelefoner.

5. Överväger inte ytterligare Medicare skatt och social trygghet maximum.

När du granskar dina löneförfaranden, se till att du har behållit de rätta beloppen för Social Security och Medicare.

• Förvaring av social trygghet stannar för anställda när de når det årliga maximala beloppet, vilket ändras varje år. Social trygghet måste fortfarande betalas av arbetsgivare på alla inkomster för året, och det finns ingen anställd max på Medicare hållande.
• En ytterligare Medicare-skatt krävs på högre tjänstemän.Arbetsgivare är skyldiga att hålla tillbaka ytterligare Medicare skatt, över 1. 45% Medicare skattesats, med en hastighet på 0. 9% på Medicare löner på över 200 000 000 betalas till en anställd.

6. Det går inte att skicka formulär till rätt federal byrå.

Det är förvirrande, jag vet, att försöka komma ihåg vilken federal byrå mottar vilka årsrapporter. Här är detaljerna:

• Blanketter för anställda, inklusive formulär W-2 och W-3 och elektroniska transmittaler, gå till Socialförsäkringsverket. Kolla med Social Security Business Services Online för information och anmäla dig till online arkivering.
• Blanketter för icke-anställda, inklusive 1099-MISC formulär för oberoende entreprenörer och 1096 överföringsformer, gå till IRS. Här är en steg-för-steg guide för att förbereda och arkivera 1099-MIISC-formulär.

7. Överväger inte din statliga skattemyndighet

För stater som har inkomstskatt måste du också uppfylla kraven för statliga W-4-formulär, hålla statsskatt från anställningsavgift, rapporterade belopp kvarhållna och överföra belopp enligt statens tidslinje. Kolla statens avdelning för intäkter eller beskattningsställen för mer information.