5 Sätt att undvika juridiska problem med volontärer

Volontärer är stora och till och med avgörande för din välgörenhet. Men om saker går fel med en volontär kan det stava dåliga nyheter för din organisation.

Till exempel, om en volontär har en olycka när du tjänar med dig? Vad händer om volontären bryter mot lagen eller gör ont för någon annan? Din organisation kan vara ansvarig.

Här är fem sätt att göra det mindre troligt att du kommer att stöta på problem med dina volontärer.

Några av dessa kan verka besvärliga men ta dig tid att göra dem rätt och skydda både din organisation och dina volontärer.

1. Utveckla volontärpolitiken och rutinerna.
Konsultera med en advokat eller frivillig specialist för att se till att dessa är tillräckliga. Politiken bör stava ut volontäruppgifter och ta itu med frågor som diskriminering, trakasserier och annat eventuellt olagligt beteende.

Genom att uttryckligen förbjuda dåligt beteende kan din organisation vara skyddad från ansvar. Var säker också att inkludera skydd för volontären från missbruk av organisationen och dess personal.

2. Skriv jobbbeskrivningar för alla frivilliga positioner.
Var uttrycklig om förväntningar på volontären och vad han eller hon kan och inte kan göra. Ställ ut eventuell risk för volontären och be om ett tecknat släpp från ansvar. En grundlig och koncis arbetsbeskrivning kan bidra till att skydda organisationen från ansvar om volontören går utöver vad han eller hon får göra.

- 9 -> Här är några saker att inkludera i arbetsbeskrivningar:

Ditt ideella syfte

• krävs utbildning för denna position
• de uppgifter som förväntas av volontären
• den tid som behövs för att göra uppgiften
• den plats där volontären ska utföra arbetet
• 3.

Kräv varje volontär att fylla i en ansökan. För det mesta betalar det sig att kräva en ansökan.

Men ibland med gruppprojekt som involverar ett "boskapssamtal" för volontärer kan du helt enkelt få volontärerna att fylla i ett undantag som frigör organisationen från ansvar.

Programmets komplexitet beror på positionen. Om volontären arbetar med utsatta personer som barn eller äldre, bör baren vara högre. För meniala uppgifter med liten risk för någon, skulle en kortare ansökan vara lämplig. Var försiktig med att ha olika applikationer för olika jobb. Det är ingen mening att avskräcka några volontärer med lång form om det inte är nödvändigt.

Här är några saker att inkludera i en ansökan, där det är lämpligt: ​​
Personlig information som adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktperson vid sjukdom eller olycka, körkort, bevis på personlig försäkring, etc.

• Kvalifikationer, när det är nödvändigt för jobbet, till exempel speciella färdigheter eller utbildning.
• Referenser som kan intyga sökandens goda karaktär eller arbetsetik. Referenser kan vara från en medlem i gemenskapen, ett annat ideellt företag där den sökande har frivilligt eller en arbetsgivare.
• Skriftlig tillåtelse att göra en bakgrundskontroll, avgörande om volontärerna ska arbeta med barn eller andra riskfyllda befolkningar
• Avskedande av konfidentialitet så att du kan samla in informationen du behöver och dela den på lämpligt sätt.
• 4.

Genomföra korrekt screening. Var försiktig här. Screening är särskilt viktigt för volontärer som kan komma i kontakt med sårbara människor, eller som måste köra under frivilligt arbete eller delta i andra typer av farligt arbete.

31 procent av ideella organisationer utför emellertid inte frivilliga screenings enligt en studie. Nonprofits tror ofta att de kan polisera sina volontärer själva och försummar att utföra ordentlig bakgrundskontroll. Men det kan göra organisationen öppen för ansvar. Tänk på screening som en del av dina säkerhetsförfaranden och riskhantering.
Screening bör alltid vara respektfullt och skydda privatlivets fred för volontärer så mycket som möjligt. Få skriftligt samtycke till screening innan du fortsätter.
Också skärm från tid till annan som en försiktighetsåtgärd.

Screening kan vara så enkelt som en personlig intervju, eller kan innehålla:
brottslig bakgrundskontroll

• körregister och licenser
• bekräftelse på försäkringar
• screening för hälsoförhållanden eller begär bevis på vissa vaccinationer
• verifierar legitimationsuppgifter som ett undervisningsbevis eller speciella kompetensbedömningar
• 
  5.

Ge utmärkt utbildning och hantering. Slå aldrig en volontärlös ut utan adekvat träning. Volontärer uppskattar att bli utbildade, så de vet vad de ska göra och när. Trä i grupper eller en på en. Utveckla skrivna material som volontären kan ta med dem och träna på sina specifika uppgifter. Tilldela volontären till en personal för övervakning.
Utbildning kan innehålla:
organisationens uppförandekod

• hur man handlar när organisationen representerar
• hur man identifierar och rapporterar missbruk
• hur man behåller konfidentialiteten hos organisationen och de anställda
• Vad du specifikt förväntar dig av volontären
• hur man rapporterar eventuella problem
• vem är ansvarig och hur man når dem
• Slutligen vara villig att avvisa en volontär om de bryter mot någon av reglerna svårt att komma i kontakt med, är opålitliga, eller är missbrukande på något sätt. Utarbeta ett skriftligt förfarande för personal om de måste låta en volontär gå.

Informera alltid frivilligan varför du låter dem gå och sedan dokumentera uppsägningen, precis som du skulle med en betald personal. Att ha ett förfarande som följer det och att registrera åtgärden hjälper dig om volontären bestämmer sig för att göra ett klagomål hos din överordnade ledning eller på annat sätt försöka komma tillbaka till dig.
Glöm inte att ha policy för din personal som täcker hur de ska behandla volontärer.Beskriv vad trakasserier är och hur man undviker det. Ställ in ett klagomål som frivilliga kan använda för att rapportera missbruk.
Volontärer vill göra bra och är uppskattade när en organisation är beredd att arbeta med dem. De vill ha bra policyer på plats och ha rätt utbildning och ledning. Att hålla volontärer runt kräver inte bara tacksamhet från din sida utan också ett organiserat tillvägagångssätt som skyddar både volontärer och din ideella sida.

Rekommenderade resurser:

Volontärer: Balansera risk och belöning (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Volontär Screening - från Energize, ett nav för frivillig expertis.