5 Tips för projektmöten som kommer att lämna alla känslor som uppnås

Möten kan vara mycket träffade eller missade. De kan vara ett bra sätt att checka in med kollegor, ställa in mål, skissera uppgiftslistor och få saker som uppnåtts, men de kan också vara ett stort slöseri om det inte görs ordentligt.

Slösa inte bort din tid eller din kollegas tid med meningslösa eller ineffektiva möten som bara tar upp plats på dagen. Följ dessa fem tips för stora projektmöten som gör att alla känner sig fulländade.

1. Definiera ditt syfte

Innan du tillkännager ditt möte, är det första steget du bör ta är att bestämma varför du vill ha ett möte i första hand. Håll inte regelbundna möten bara för att ha dem. Varje möte bör ha en tydlig syfte, och det är nödvändigt att bestämma det förut för tiden.

Till exempel kan syftet med ditt möte vara att dela komplicerad eller viktig information med dina medarbetare på ett snabbt och effektivt sätt, för att brainstorma potentiella alternativ för nuvarande eller framtida projekt, för att skapa en gemensam beslut som lag, eller att snabbt checka in för att se hur alla gör och vad alla behöver göra nästa.

När mötena börjar med ett tydligt och definierat syfte, slutar de inte bara mycket snabbare, men du blir mycket mer klar.

2. Skapa och distribuera din agenda i förväg

När du väl vet vad ditt möte handlar om är det viktigt att du låter alla inblandade veta det också.

Det bästa sättet att göra detta är att skapa och distribuera en agenda i förväg. På så sätt kan du samla in viktig information och frågor i förväg och alla kan komma beredda att diskutera och agera på det aktuella ämnet.

Läs 10 tips för en bra dagordning och få en gratis mall här.

3. Ge alla chansen att prata

För att spara tid och få alla tillbaka till jobbet, kan det vara frestande att få en person att presentera mötet medan alla andra lyssnar.

Motstå denna uppmaning. I stället ge alla en chans att prata som vill eller behöver. Om du gör det kommer du att se till att allas oro och invändningar tas upp, och det kan till och med ge dig ytterligare idéer som du inte skulle ha övervägt förut.

4. Skriv upp protokoll snabbt

Om ditt möte kommer att innebära något beslutsfattande eller mer än fem minuter måste du se till att någon i projektgruppen tar minuter. Din projektkoordinator kan göra detta. Inte bara kan dessa minuter hjälpa människor som kanske har missat mötet för att komma ikapp, men de tjänar också som en viktig påminnelse om beslut som fattats och åtgärdssteg beslutade för dem som var där. Gör dem tillgängliga så snart som möjligt.

Minnen kan vara knepigt. Ge inte dig själv eller din kollega möjlighet att vara oense om beslut eller planer som gjordes.Om ämnet för ditt möte är tillräckligt viktigt för att hålla ett möte, är det viktigt att skriva.

5. Avbryt om det inte behövs

Om du avbryter ett schemalagt möte kan dina kollegor känna sig lätta eller förvärrade - det handlar om hur du närmar dig det. Till exempel, om dina kollegor är kvar på jobbet och skulle ha en extra timme på dagen, kan avbrytandet av ditt möte vara en stor lättnad.

Om de missade andra viktiga förpliktelser på grund av det möte du planerade och avbröt, bli inte förvånad om de förvärras.

Känn dig inte skyldig att hålla ett möte bara för att du planerat en. Om mötet inte längre är nödvändigt kan informationen erhållas på annat sätt eller om en nödsituation uppstår, ska du avbryta. Se till att du avbryter så långt i förväg som du kan, och att du håller folk informerade om vad som händer och varför. På så sätt kan alla använda sin tid så effektivt och effektivt som möjligt.

Som professionell projektledare är det ditt jobb att se till att alla uppgifter uppnås så effektivt och effektivt som möjligt - inklusive möten. Använd dessa fem tips, och dina möten blir en tillgång, inte ett slöseri.