Så här säkerhetskopierar du dina data (steg till företagsdata säkerhetskopiering)

Dataskydd är avgörande för att skydda företagets kontinuitet. Om din enda datasäkerhetskopiering är på en dator, och hårddisken misslyckas eller är skadad av en strömavbrott, är din företagsinformation borta. Och det är inte tillräckligt med dataskydd om du har papperskopior av företagsdata. Vad händer om dina affärslokaler brinner till marken eller upplever svåra översvämningar? Återigen kan de uppgifter du behöver för att fortsätta ditt företag vara oupphörligt förlorade.

För ett adekvat dataskydd måste du upprätta ett datasäkerhetssystem som följer dessa tre steg:

• arkiverar företagsdata regelbundet;
• skapa datasäkerhetskopiering på pålitliga media;
• Håll uppdaterade data säkerhetskopior i en säker, off-site plats.

Grundregeln för företagsdataskydd är att om du förlorar data kommer att störa affärsverksamhet, kan du säkerhetskopiera det. Du kan installera om programvara om du behöver, men återställa detaljerna i transaktioner eller företagskorrespondens är omöjligt om dessa filer går vilse eller skadas om de inte är reparerade. Resten av denna artikel beskriver varje steg ovan, så att du kan upprätta ett datasäkerhetssystem som effektivt skyddar dina kritiska företagsdata från katastrof.

1) Arkivera företagsuppgifter

Arkivering av affärsdata är mer än en fråga om bra hushållning; det kan vara en fråga om ditt företags överlevnad. Det finns två steg för att arkivera företagsdata för framgångsrik säkerhetskopiering av data.

• identifiera den kritiska data som måste arkiveras
• och använda en datalagringsmetod på ett vanligt schema.

Vad behöver arkiveras i en datasäkerhet? Executables, som programvara, behöver inte vara. Du skapar inte nya versioner av körbara program och, som sagt, om ett program var förlorat eller skadat, kan du installera det ganska enkelt igen.

Alla filer som du har skapat och / eller ändrade bör dock säkerhetskopieras regelbundet. För många företag inkluderar detta allt från bokföringsfiler via e-post.

Du kan förenkla din säkerhetskopiering genom att hålla alla filer som måste arkiveras på en enda enhet på din dator. Anta till exempel att du behöver säkerhetskopiera bokföringsfiler, ordbehandlingsdokument, kalkylblad, foton och e-post. Att helt enkelt skriva, Microsoft Office (inklusive Outlook) och Paintshop Pro allt på D: / Drive gör det lättare att arkivera alla filer du har skapat eller modifierat med de här programmen. Allt du behöver göra är att säkerhetskopiera enheten. Medan du inte behöver säkerhetskopiera körbara filer gör det inte ont om du gör det.

När du väl valt den viktiga data som ska arkiveras är det enkelt att installera och använda ett program för säkerhetskopiering för att arkivera dina företagsdata regelbundet.

Jag rekommenderar att du säkerhetskopierar dina data nattligt. Det finns många säkerhetskopieringsprogram som är tillgängliga, så att du kan ställa in ett schema som automatiskt arkiverar dina data. Leta efter backup-programvara som zippar och krypterar filer för att spara diskutrymme och öka datasäkerheten.

Om det är möjligt, säkerhetskopiera över datornätverket, behåll dina data backup-filer på en separat hårddisk från originalfilerna.

Om det här inte är möjligt eftersom du har en fristående dator, sätta dina data backup-filer i en separat katalog och öka ditt schema för att skapa fysiska säkerhetskopior.

Vilken typ av fysiskt datasäkerhetssystem är bäst för dataskydd?

Det andra steget med dataskydd är att skapa datasäkerhetskopior - inte bara en gång utan regelbundet schema. Men innan du gör det måste du vara medveten om de olika säkerhetskopieringssystemen som finns och begränsningarna för vissa backupmedia.

2) Skapa säkerhetskopieringar av fysisk data

Fysisk säkerhetskopiering är nödvändig på grund av risken för datorfel eller skada. Till och med en mindre olycka som att spilla en kopp kaffe på din bärbara dator kan förstöra all din data om det är den enda platsen din data är bosatt. Du bör skapa fysiska data säkerhetskopieringar av din företagsdata minst en gång i veckan, eller ännu oftare om ditt företag genererar stora mängder ny data dagligen.

Det finns flera sätt att överföra dina backupfiler till ett annat media, men vissa datasäkerhetssystem är mer tillförlitliga än andra.

Vilka backupmedia ska du använda?

Använda USB-enheter (tummen)

USB-pinnar ständigt ökar i kapacitet och är mycket användbara för snabb data backup. Medan de inte har kapacitet på externa hårddiskar har de snabba dataöverföringshastigheter och är mycket bärbara. Du kan enkelt säkerhetskopiera data till en USB-enhet och ta den bort från webbplatsen. Eftersom de inte har några rörliga delar är USB-enheter mycket pålitliga.

Använda externa hårddiskar för datasäkerhetskopiering

För småföretag är det rekommenderat att köpa och använda en extern hårddisk för dataut säkerhetskopiering. Externa hårddiskar är billiga jämfört med banddrivsystem. De är också lätta att använda; Anslut bara hårddisken till datorns USB-port. De flesta externa hårddiskar kommer med backupprogramvara.

Användning av online-säkerhetskopieringstjänster som säkerhetskopiering av data
Användning av säkerhetskopieringstjänster gör säkerhetskopiering av dina data enkelt - vilket är bara en av anledningarna till att cloud computing är idealisk för småföretag.

Men är säkerhetskopiering av molndata en bra idé för ditt lilla företag? Det finns också nackdelar med chefen bland annat säkerhetsfrågan. Din företagsinformation är känslig; Sekretessfrågor är alltid ett problem med kunddata och immateriella rättigheter. Välj din cloud backup-leverantör noggrant om du väljer den här metoden.

Använda tejp som databasskopiering

Om du har stora mängder data som säkerhetskopieras (eller vill göra och behålla regelbundna kompletta datalager för långtidslagring) är kassettbackar det bästa alternativet. De är mycket tillförlitliga men är väsentligt dyrare än andra former av säkerhetskopiering.

Använda DVD-skivor som data-säkerhetskopiering
Använda DVD-skivor som datautackup är inte längre populär. Blanka DVD-skivor är billiga, och det är enkelt att kopiera data till DVD-skivor. Däremot har DVD-skivor en låg lagringskapacitet och är den mest opålitliga metoden för alla datasäkerhetsmetoder som anges här. Vem har inte haft erfarenhet av att sätta en DVD i en enhet bara för att finna att uppgifterna är oläsliga och disken "fungerar inte"? DVD-skivor har begränsad hållbarhetstid. Jag rekommenderar inte denna metod för datasäkerhet för alla småföretag.

3) Back-site-säkerhetskopiering

De enda företagen som bör hålla sina datasäkerhetsuppdateringar på plats är de med brandsäkra, oförstörbara kassaskåp. Att investera i en bandet eller en extern hårddisk och noggrant följa ett regelbundet datasäkerhetsschema hjälper inte om alla dina säkerhetskopior av data finns på ett ställe och det här stället drabbas av katastrof. Du måste lagra kopior av dina säkerhetskopior på plats om dina företagsuppgifter ska vara riktigt säkra. (Cloud backup eliminerar inte helt detta problem, men det är säkert bättre än många fysiska platser.)

Många företag håller sina datasäkerhetskopior i säkerhetslådor vid bankerna. (Avgiften för en säkerhetslåda är avdragsgill, om du behöver ytterligare incitament.) Vissa småföretagare behåller flera datasäkerhetskopior av sina poster i hemma hos olika vänner eller familjemedlemmar. Det spelar ingen roll om vart du väljer att behålla dem, så länge som webbplatsen du väljer för säkerhetskopiering på platsen är säker och du har regelbunden åtkomst till det.

Säkerhetskopiera eller riskera att förlora det

Riskera inte att du förlorar dina företagsuppgifter. Det bästa försvaret mot en sådan katastrof är korrekt dataskydd. Genom att skapa ett backup-system som innehåller arkivering och säkerhetskopiering av dina företagsdata regelbundet och korrekt, kommer du att se till att ditt företag kommer att kunna väva vilken storm det står inför och fortsätta.