Hur man skapar ett dokumenthanteringssystem

Dokumenthantering är processen att hantera dokument på ett sådant sätt att information kan skapas, delas, organiseras och lagras effektivt och lämpligt. Som sådan är det viktigt att lära sig att skapa ett dokumenthanteringssystem.

För många företag handlar fokusen på dokumenthantering om organisation och lagring av dokument. De vill kunna lagra dokument på ett organiserat och säkert sätt som fortfarande tillåter att dokument hittas enkelt.

I den här artikeln visas hur du skapar ett dokumenthanteringssystem som gör exakt det.

Om du skriver "dokumenthantering" till en sökmotor får du långa listor av dokumenthanteringslösningar, många med programvara eller appar som annonserar fördelarna med att ha ett papperslöst kontor.

Dokumenthanteringsprogram eller -program är dock utformade för att förbättra företagets hantering av elektroniska filer. Problemet är att många småföretag måste hantera blandningar av gammaldags data på pappers- och elektroniska filer - och i vissa fall är andelen pappersdata mycket större.

En lösning på problemet med att ha en blandad datormiljö skulle vara att använda ett dokumentbildningssystem för att konvertera alla dina företags dokument till elektronisk form. Men det här är för dyrt och tidskrävande för många småföretag.

Den goda nyheten är att du kan lägga grunden på ett dokumenthanteringssystem utan att köpa någon speciell programvara eller gå igenom bilddokumentation i grossistdokument.

Systemet behöver inte vara komplext. du behöver bara investera lite tid i planering och implementering av det.

Så här skapar du ett dokumenthanteringssystem

Det är tre steg att ställa in ett dokumenthanteringssystem.

• skapa en dokumenthanteringsplan,
• implementera dokumenthanteringsplanen,
• och följa igenom.

Det första steget som skapar planen innebär att man svarar på dessa fyra frågor:

1. Vilka regler gäller för att skapa dokument?

Fakturor, betalningspåminnelsebrev, säljbroschyrer, e-post, balansräkningar, kalkylblad, rapporter - Alla företag skapar en mängd olika dokument i samband med att göra och hålla reda på affärer. Och för att hålla saker organiserade måste alla företag skapa regler för att skapa dokument.

Till exempel finns det inbyggda mallar för några av dina vanliga företagsdokument, t.ex. brev och fakturor, och var finns de?

Finns det en inbyggd stilguide som behöver följas?

Ska nya dokument vara daterade och / eller stämplade?

Vilka förfaranden bör följas för att dela eller granska dokument?

För vissa småföretag är den enda punkten om hur man skapar dokument som kommer att vara där mallarna för olika affärsdokument finns och hur man använder dem.Men om dokumentskapande inom ditt företag involverar olika personer som samarbetar, granskar eller uppdaterar dokument, måste du spendera lite tid på hur dessa saker ska göras för att säkerställa effektivitet och konsistens.

2. Hur lagrar vi dokument?

Det finns faktiskt två aspekter på denna fråga.

Den första handlar om de fysiska aspekterna av lagring. Även om ditt lilla företag lagrar dokument i arkivskåp finns det kostnader som är förknippade med lagring. inte bara kostnaden för arkivskapen själva, utan kostnaden för tid när du och / eller dina anställda skickar dokument eller går för att hämta dem. I själva verket är den största kostnaden för lagring, för de flesta småföretag, förmodligen kostnaden för tiden förlorad när folk letar efter dokument.

Den andra aspekten av lagring av dokument är organisatorisk; hur kommer dokument att arkiveras? Nyckeln till arkiveringsdokument är att följa bra filhanteringsmetoder. Jill Chongva förklarar hur man sätter upp ett arkivsystem för snabb och effektiv arkivering i Mastering Your Filing System medan 10 File Management Tips förklarar hur du behåller filerna på ditt datorsystem organiserade och aktuella.

Du måste också veta hur du arkiverar dokument. Hur hanterar du filer som är föråldrade eller bara redo att flyttas till bakbrännaren i ditt dokumenthanteringssystem?

I början av varje år går jag till exempel igenom de olika arbetsrelaterade filerna på min dator, klipper ut de som inte längre är aktuella och skapar nya mappar märkta med år och / eller ämne, flyttar filer som behövs.

Samma sak kan göras med pappersfiler; Det är inte svårt att ta bort gamla (er) dokument från en filmapp och etikett och skapa en ny med "Old" i titeln. Vissa program erbjuder automatiska arkiveringsalternativ. Microsoft Outlook, till exempel, låter dig arkivera gammal e-post.

3. Hur kan hämtning av dokument förenklas?

Den här frågan är hjärtat i ditt dokumenthanteringssystem. I en undersökning som gjordes av Leger Marketing för Xerox Canada, uppgav kanadensiska SMB-ägare och chefer i genomsnitt att det kostar $ 2, 152 per år att hantera och lagra dokument och ungefär en timme om dagen för att söka efter dessa dokument (globeandmail.com).

Återigen kan goda arkiveringsmetoder gå långt för att lösa problemet. Genom att bläddra i Data Management-artiklarna på den här webbplatsen kommer du igång. Om du gör saker som konsekvent följ filnamnkonventionerna som skisseras på 10 sätt att hålla dina digitala filer organiserade, till exempel, blir dokument mycket enklare att hitta.

Och om du är en enda innehavare som arbetar ensam eller företagsägare med anställda, rekommenderar jag att skapa en lista över fillistor , som påminner användarna om vilka typer av filer som ska gå - och var de ska hitta särskilda handlingar. Om ditt företag är som mest, kom ihåg att inkludera huruvida filen kommer att finnas på ditt datorsystem, en intern server, i molnet eller om den är arkiverad på en fysisk plats, t.ex. en arkivskåp.Antag att du använder bilder, video eller till och med pappersfoton i min verksamhet. En post i din fillistorlista kan vara:

Digitala bilder / video: dator (eller server) - enhet E: / foton - fil i lämplig ämnesmapp
Pappersbilder: arkivskåp 3 - Bilder - alfa efter ämne

Delade nätverks- eller molndrivningar ska märkas enligt innehåll som ska vara arkivskåp.

4. Hur kan vi göra / hålla våra dokument säkra?

Första försvaret för dokumentsäkerhet är fysiskt säkrade affärslokalerna själva. Alla företag behöver ha säkerhetssystem, som larmsystem, installerade - även hembaserade företag.

Företag kan också behöva eller vill investera i andra säkerhetsenheter, till exempel fönsterfält / grillar, säkerhetskameror och / eller patrulltjänster. Du kan spendera hela tiden du vill skapa lösenord och kryptera filer i ett försök att skydda dina elektroniska filer, men det spelar ingen roll om någon bara kan vandra in och stjäla din dator och åtföljande hårddisk.

Alla arkivskåp bör vara låsbara och hållas låsta efter öppettider (och låst vid lunchtid om ingen tillförlitlig kommer att vara i närheten).

Allmänna säkerhetsförfaranden för elektroniska dokument involverar att säkerhetskopiera dokument regelbundet och hålla dokumentbackups någon annanstans än samma hårddisk där originaldokumenten finns. Off-site är bäst att skydda mot att dina företagsuppgifter torkas ut av naturkatastrofer - ännu en anledning till varför molnet är idealiskt för affärer. Mer information om hur du konfigurerar och använder ett effektivt säkerhetskopieringssystem finns i Hur man konfigurerar ett framgångsrikt säkerhetskopieringssystem.

Småföretag med kollegor eller anställda som delar samma datanätverk kan också begränsa vissa användares åtkomst så att de bara kan använda eller se några av nätverksresurserna. Du kan till exempel ha ett nätverks- eller moln-delkatalog med namnet "Redovisning" som endast har åtkomst begränsad till hantering. Även om en användare får komma åt en resurs, till exempel ett program, kan vissa dokument vara lösenordsskyddade. Innehållet i dokument kan också krypteras, vilket gör dem tillgängliga endast för dem som har den önskade krypteringsnyckeln.

Anställdstöld är ett annat hot mot datasäkerhet. Småföretag med anställda bör göra résuméfakta kontroll och få bakgrundskontroller av anställda en fråga om politik.

Genomföra ditt dokumenthanteringssystem

När du har skapat din dokumenthanteringsplan genom att svara på ovanstående frågor är du redo att genomföra den och se till att all personal känner till detaljerna i ditt företags dokumenthanteringssystem och är Följ lämpliga procedurer när du skapar, lagrar och hämtar dokument.

Du måste också vara säker på att alla som åtkomst till och använder dokument inom din organisation följer igenom, gör saker som att namnge och lagra dokument på lämpligt sätt. Spot checkar regelbundet för att testa om specifika filer lätt kan hittas och att skydda mot misfiling.

Du kan ställa in ett dokumenthanteringssystem på en dag men implementera det konsekvent över tid kommer att vara nyckeln till framgången. Belöningarna är enorma - att kunna hitta vad du vill hitta när du vill ha det och sinnesfrid.