3 Vanliga händelseoperationer misstag att undvika

Utöver ren erfarenhet är det bästa sättet att en evenemangsplanerare blir en ännu bättre evenemangsplanerare genom att delta i en annan funktion som gäst. De flesta evenemangsplanerare spenderar varaktigheten av en händelse som samordnar bakom kulisserna, men det är bra att få en händelse genom ögonen på en gäst.

Att vara gäst, snarare än evenemangsplaneraren, ger dig möjlighet att observera en händelseoperationspersonal i aktion, ett perspektiv som det ofta är lättare att märka vad som fungerar bra - och vad som inte gör det.

Här är tre misstag som du säkert kommer att se vid dåligt hanterade händelser, tillsammans med tips för att undvika sådana misstag vid dina händelser.

Mismanaged Registration Table

När gästerna går upp till en registreringstabell, bör evenemangspersonalen vara välkomna och redo att hjälpa gäster - oavsett vilken situation som helst.

Det är inte serviceorienterat eller till och med artigt att anta att någon som går upp till registreringsbordet inte hör hemma vid evenemanget. Ändå är det precis vad som kan hända om personalen inte är ordentligt förberedd eller informerad. Påminn händelsepersonalen att en registreringstabell representerar värdens bild och organisationen bakom händelsen. Personal bör hälsa alla gäster på registreringsbordet och fråga om de är där för att logga in för evenemanget efter händelsen eller värdens namn. Om ett misstag har gjorts, kommer de flesta gästerna att självkorrigera och ursäkta sig. Om inte, bör personalen ges instruktioner om hur man bäst kan ta itu med situationen.

Känslighet går långt i händelseoperationer.

Messy Event Setup

På de flesta ställen rensar hushållning ett evenemangsutrymme och bankettdrivande personal avslutar sedan installationen. Om bankettverksamheten släpper ett glas och misslyckas med att rensa skärmen, fortsätter skärmen på golvet - om inte evenemangspersonalen rensar upp.

Skur av brutet glas och annat skräp lämnar inte bara en fruktansvärd bild, men de kan också skapa en säkerhetsrisk. Därför kommer de bästa evenemangsplanerna alltid 1-2 timmar före starttiden för att observera installationen och genomföra en serie genomgångar av området och leta efter glas och andra föremål 30 minuter och igen 15 minuter före evenemanget. Om något skulle vara okej, kan evenemangsplaneraren ta med det till bankettpersonalens uppmärksamhet.

Icke-tidsbestämd rengöring

Under alla händelser kommer det att finnas två (ibland konkurrerande) scheman: arrangörernas agenda och arbetsplanen för lokalen operativ personal. Det är evenemangsplanerarens ansvar att se till att båda är korrekt synkroniserade.

Programmets presentation eller keynote kommer vanligen att inträffa strax efter någon form av ankomstmottagning som kan innehålla registreringsbord, mat och drycker.Tidpunkten för att rensa upp och riva ner aktiviteter måste därför noggrant planeras för att inte störa eller avbryta programagendan. När ren och riva ner inte diskuteras med händelseoperationer personal i förväg kan en händelseplanerare upptäcka att tabeller och andra saker kan tas bort direkt framför värdar eller gästhögtalare som distraherar alla i rummet.

Ska evenemangsplanerare påminna bankettledare när de ska ha sin personal och när de ska vara tysta? Svaret är ja.

Bottom Line

Med välskötta arenor med flitiga händelseoperatörer och personal bör det bli enklare att arrangera en evenemangsplanerare. En sådan perfekt händelseutförande är inte alltid fallet. Stora evenemangsplanerare gör varje detalj av ett evenemangsförverkande sin verksamhet. De tar tid att diskutera alla aspekter av setup, event service och riva ner med bankettförvaltare före själva evenemanget och övervaka händelseoperationer före, under och efter för att säkerställa den bästa händelsen som är möjlig för kunden.