10 Vanor av framgångsrika projektledare

Varför verkar vissa projektledare alltid ha sina projekt i tid, på budget och med nöjda kunder och andra … ja … gör det inte?

Du har hört talas om Stephen Coveys bok, De 7 vanorna för mycket effektiva människor . Låt oss idag titta på de 10 vanor som mycket framgångsrika projektledare delar.

Jag har sett att dessa vanor ses om och om igen i prestationsbedömningar och i slutändan av projektrecensioner där kunden, laget eller sponsorn ger feedback till projektledaren.

Du behöver inte ha 10 års erfarenhet för att kunna levereras framgångsrikt varje gång. Genom att ändra dina vanor och borsta upp dina färdigheter kan du drastiskt förbättra chanserna att ditt projekt blir en framgång (och ge dig själv en mindre stressig tid på jobbet också).

Och i ingen särskild ordning (förutom nummer 10) låt oss komma igång!

1. Använda rätt team

De mest effektiva och framgångsrika projektledarna känner till deras lagmedlemmar. Det innebär att de kan fördela rätt arbete till rätt personer.

Användning av fel resurs på en uppgift kan leda till att den tar längre tid eller blir dålig. Det hjälper verkligen att känna styrkorna och svagheterna hos de personer som arbetar med dig så att du bäst kan fördela dem till projektuppgifter.

Ta reda på hur resurshanteringen kan spara tid också.

2. Hantera projektproblem

Alla projekt träffade problem från tid till annan. Framgångsrika projektledare låter det inte oroa dem.

De känner till processerna för problemhantering och också hur man bäst kan hantera problem när de uppstår.

Du kan också göra det. När du väl vet hur du bedömer en projektproblem kommer du att upptäcka att problemhantering blir en enkel vana att införliva i din veckovisa rutin. Ta en stund åt sidan för att gå igenom din problemlogg varje vecka och du kommer snart att upptäcka att det är ett enkelt jobb att hålla sig på att hantera problem.

3. Hantera förändringar

Projekt är utformade för att förändra saker men den typen förändring händer med andra människor! Det är svårare att hantera förändring som riktas helt och hållet i projektgruppen, vilket gör att det detaljerade projektschemat blir ont och det skapas nytt arbete och en hel massa dokumentationsuppdateringar.

Framgångsrika projektledare har en förändringshanteringsprocess som de följer. Följande definierade steg gör det lättare att göra någon åtgärd till vana eftersom den är strukturerad och repetitiv.

Ändringshanteringsprocessen ser så här ut:

• Ta emot information om förändringen
• Bedöm förändringen
• Fastställa hur mycket arbete det skulle vara att göra ändringen
• Gör en rekommendation om huruvida det är värt gå vidare.

Då får du ett beslut från din sponsor om huruvida du ska införliva ändringen eller inte.

Obs! Du kan godkänna några små förändringar själv så länge som de ligger inom dina befogenheter och myndighetsnivåer.

Framgångsrika projektledare vet att hantera förändringar är en del av jobbet och de har en plan att hantera dem när och när de uppstår.

4. Hantera projektkostnader

Det är högst sannolikt att ditt projekt kommer att medföra kostnader, även om du inte har full kontroll över handväskorna själv. Att kunna hantera de finansiella elementen i din kontroll måste vara en vana, för om du inte närmar dig den regelbundet och rutinmässigt hittar du jobbet blir så stort är det omöjligt att göra det bra.

Fantastiska projektledare står utöver kostnaderna med arkivsystem som fungerar för fakturor, citat och uppskattningar. Få vana att använda din budgeteringsprogramvara (även om det bara är ett kalkylblad).

Du kan inte hantera dina projektkostnader förrän du har en plan för vad du ska spendera. Läs här om hur du skapar en projektbudget så att du kan komma igång.

5. Teambuilding

Projektgruppen kommer sannolikt inte att fungera för dig, varför är teambuilding en del av vanorna för framgångsrika projektledare?

Det är för att du behöver dem att arbeta effektivt tillsammans och du behöver de personer som är involverade i projektet för att snabbt komma till en punkt där de litar på varandra. Du får det genom att bygga laget.

Se upp för situationer där ditt lag faller ihop. I synnerhet mobbning beteende är oacceptabelt.

Ta reda på vilka projektledare som kan göra om mobbning.

6. Förstå processer

Den sjätte vanan med mycket framgångsrika projektledare är att de förstår de processer som finns inom deras kontrollområde.

Det betyder att de vet vilka arbetsrutiner som ska följas. De slösa inte tid på att försöka utarbeta hur man skriver ett företagsfall eftersom de vet att det finns ett förfarande för det och de kan följa stegen.

Med detta sagt är de mest framgångsrika projektledarna inte en slav att bearbeta. De vet när det rätta är att följa processen. De vet när det är bättre att tweak det lite för att göra uppgifterna övergripande enklare för alla. Ett exempel på detta skulle vara att ta bort byråkratin från ett litet projekt genom att skräddarsy processerna i enlighet därmed.

7. Uppdatering av schemat

Projektplaner bör inte lämnas till chans och de mest framgångsrika projektledarna gör det vanligt att regelbundet kontrollera sina scheman för noggrannhet och uppdatera dem.

Det finns många sätt att spåra projektets framsteg men det viktigaste är att du gör det! Om du kämpar för att göra denna vana din egen, boka sedan ett kort möte i din dagbok med dig själv och ditt schema en gång i veckan. Använd samma tid varje vecka och ta 30 minuter för att granska var du befinner dig och var du ska vara. Gör nödvändiga ändringar, berätta laget och fortsätta med projektet.

Obs! Om ditt schema ändras påverkar slutdatumet för projektet eller på leveransdatumet för viktiga milstolpar, prata med din sponsor.Du bör inte ändra grunden för din baselined plan utan att gå igenom en formell godkännandeprocess.

8. Hantera projektrisk

Att veta vad som ska inkluderas i ditt riskregister är en sak, men vanligtvis granskar det och att agera på riskerna är något annorlunda.

Det är inte tillräckligt att använda början av ditt projekt för att identifiera risker och sedan inte tänka på dem igen. Riskhantering måste vara en del av dina projektvanor, för utan det kommer du att upptäcka att risker blir problem och skapar problem för dig.

Detta är ett annat område där standardprocesser och bokning av en vanlig plats för att göra en riskbedömning kan hjälpa till. Du kan inkludera det som en del av dina lagmöten. Gör det till en vana att granska dina risker med laget, stäng något som inte längre är ett hot och planera åtgärder för dem som du vill mildra.

9. Spårningstid

Projektledare vet mycket om projektets tidshantering, men det tenderar att ligga inom planering och planering. Det vi pratar om här är tidspårning på en mer regelbunden, daglig basis. Vi pratar om tidtabeller.

Projektlag är ofta inte så angelägna om att använda tidskrifter om de inte har gjort det tidigare. Många programhanteringsverktyg har tidspårning som är inneboende i produkten. Det kan göra det enklare att presentera omkopplaren till tidspårning som ett lag.

Oavsett om du spårar ditt lags tid (vilket rekommenderas) är det viktigt att du vet var din egen tid går på en dag. Du bör göra det vanligt att notera hur du spenderar din tid. Det här hjälper dig att förstå om du spenderar tid på de högsta prioriterade projektuppgifterna. Du kanske tror att du är, men är du verkligen? Tidsblad eller tidsinspelning av någon form kommer att hjälpa, även om det bara är en timmes logg på en anteckningsblock.

10. Leveransändring

Slutligen är den vana som gör projektledare mest framgångsrika, deras förmåga att jämföra projektutgångar till affärsresultat. Ditt projekt var utformat för att uppnå något fantastiskt för företaget, och du har gjort det. Bra.

Men om användarna inte använder din produkt eller om programvaran snabbt blir föråldrad eller att kunderna inte är så förvånade som du är … så har ditt projekt varit slöseri med tid.

De mest framgångsrika projektgrupperna ser till att de vet vilka affärsresultat de syftar till. De bygger en lösning som ger affärsförändringen på ett hållbart sätt. Vad de levererar när projektet slutar är fullt utnyttjat och helt adopterat av kunden. Det är en succé eftersom den har byggts för att vara en framgång från början.

Förståelse av affärsmål är ett nyckelkriterium för en projektledare som vill påverka kunder och intressenter. Om du kan visa att du har levererat något av värde, är det enkelt att visa vilken påverkan du har och värdet som du tar med till företaget.

Gör det vanligt att fråga dina intressenter vad affärsvärde de förväntar sig och hur de vill använda vad som helst som ditt projekt levererar för dem.Prata med dem om hur de definierar framgång. Du kan bygga detta i en repeterbar process i början av varje projekt.

Hur många vanor för framgång har du?

Har du läst listan, hur många av dessa vanor har du redan? Det finns förmodligen saker här som du gör idag och andra som du vet att du borde göra mer av ett försök att göra regelbundet. Den goda nyheten är att det är relativt lätt att skapa en ny vana om du är skyldig att göra det. Snart kommer dessa saker att vara andra naturen och du kommer vara bra på väg till att vara en av de mest framgångsrika projektledarna i ditt företag.

Vilka ska du börja arbeta med och bygga in i din veckovisa rutin?

Ytterligare läsning

Jag rekommenderar att du läser Vanen av vana av Charles Duhig.