Projektledaren vet om att få arbetet gjort

Projektledaren är i allt högre grad en av de viktigaste rollerna i dagens initiativfyllda värld av grupparbete. Projekt är ju överallt i våra organisationer.

Enligt definition är ett projekt allt det arbete vi gör en gång; det är tillfälligt och unikt. Vi utvecklar nya produkter i projekt. Vi implementerar nya mjukvaruprogram som företagsledningsplanering eller vår kundrelationshanteringsprogram via projektgrupper.

Även arbetet med innovation och strategiutveckling och genomförande sker i form av projekt.

Individerna som arbetar som projektledare i våra organisationer är avgörande för vårt företags överlevnad och framgång. De underlättar och samordnar och driver med att få jobbet gjort, och de gör det genom att tillämpa både vetenskap och konst.

Erfaren projektledare är skickliga till att hjälpa grupper ta komplexa idéer - produktspecifikationer eller kundkrav och bryta idéerna ner i smältbara arbetsstycken. De samordnar arbetets resurser och flöde; De hanterar och rapporterar om budgetar och viktigare, de leder och leder sina lagmedlemmar genom tuffa beslut och utmanande problem.

De bästa projektledarna är ovärderliga produktivitetsresurser, och de lärdomar de lär sig och färdigheter de odlar är lätt tillämpliga på oss alla i våra "inte tillräckligt många timmar om dagen" arbetsliv.

Nio lektioner om produktivitet från projektledningens värld:

1. Tidsåtgång planerar betalar utdelningar. I vår snabba värld har vi en uttalad tendens att skynda till initiativ utan att ta sig tid att klargöra och planera. Din projektledare förstår att tiden som investerats i planeringen av förskott betalar laget tillbaka med tidsbesparingar i form av minskat avfall och omarbetande i framtiden.

I mina MBA-kurser om projektledning återupprepas denna punkt gång på gång av eleverna, och beskriver deras nya funna perspektiv på fördelarna med att investera riklig tid för förtydligande och planering. Som jag lärt av min far för länge sedan när man arbetar med hushållsförbättringsprojekt, "mäta två gånger, skära en gång. ”

2. En tydlig stadga är ovärderlig. Charterdokumentet i projektledning är faktiskt födelsemeddelandet för det nya initiativet. Det beskriver projektets syfte och viktiga timingparametrar. Det identifierar nyckelroller, bland annat: kunden, projektledaren, projektsponsor och kärnteammedlemmarna. Utökade versioner av stadgan kan innehålla en lista över viktiga intressenter och ytterligare förväntningar på projektet. Dokumentet delas över hela organisationen och säkerställer att alla förstår vikten av detta initiativ och de berörda personerna.Det minimerar störning och förvirring och lägger grunden för ett omfattande samarbete.

Du kan anta konceptet av stadgan till någon aktivitet i ditt lag som ett sätt att informera alla och ge ansvariga medarbetare. Håll det enkelt och utarbeta ett kort meddelande som beskriver initiativet.

Förklara syftet, identifiera nyckelaktörerna och be om allas stöd. Ditt team kommer att uppskatta din informationsdelning.

3. Vet vem som berörs av ditt initiativ och involvera dem! Erfaren projektledare förstår hur kritiskt det är att identifiera och engagera sig med alla parter (intressenter) som påverkas av ett initiativ. En oinformerad intressent kommer sannolikt att vara en samarbetsvillig person. För att hjälpa till att identifiera intressenter skapar du en bild eller karta som beskriver alla som påverkas av eller är involverade i ditt projekt. Detta inkluderar chefer som tillhandahåller resurser, avdelningar som måste byta processer på grund av ditt initiativ och naturligtvis dina kunder. Korrekt, aktuellt och konsekvent intressent engagemang minskar förvirring, förbättrar samarbete och löser problemlösning.

Använd lektionerna från projektledare för intressenthantering med egna program och aktiviteter. Rita ett diagram över de personer som berörs av initiativet och träffa dem för att få sitt stöd och input. Se till att behålla dem på lämpligt sätt i kommunikationsslingan, som beskrivs i punkt nionde nedan.

4. Lag blir produktiva snabbare med coaching. Projektledare är skickliga till att bilda produktiva team för tillfälliga och unika initiativ, ofta med personer som aldrig har arbetat tillsammans. De förstår utmaningarna att samla en grupp och flytta dem från formningsfasen till utföringsfasen, och de tränar sina lag genom dessa utmaningar. De lägger särskild vikt vid att hjälpa alla att förstå sina roller och att utveckla standarder för diskussion, debatt och beslutsfattande. De erbjuder riklig feedback till lagmedlemmar och de främjar en ansvarskultur för prestanda.

Om du är ledande en funktion eller samlar en arbetsgrupp för att ta itu med ett nytt initiativ, anta inte att ditt lag blir produktivt snabbt bara för att du har utfärdat ett stadga och bemyndigat dem att få jobbet gjort. I själva verket bildar grupper snabbare och lär sig att utföra när de guidas och coachas.

5. Arbetet med att bedöma riskerna slutar aldrig. De bästa projektledarna förstår att allt arbete handlar om att hantera risker. De är obevekliga på alla stadier av projektet i samarbete med deras team för att identifiera potentiella risker och utveckla strategier för att mildra eller undvika risker.

Inkorporera riskidentifiering och riskbedömningsteknik i ditt eget arbete. Se till att identifiera personer som är ansvariga för att identifiera risker och utveckla en begränsningsplan för de största problemen. Oavsett om du arbetar med försäljning, kundsupport eller verksamhet, kommer riskplanering och aktiv riskhantering att spara huvudvärk, tid och pengar.

6. Ett tillvägagångssätt eller verktyg passar inte alla. Från flexibla metoder till kritisk vägledning eller kritisk kedjeprojektledningsteknik beror det rätta tillvägagångssättet på en rad olika faktorer, bland annat: projektets karaktär; Erfarenhet och utbildning av lagmedlemmar på olika sätt och tillgång till stödmedel. Stora projektledare väljer det sätt de tror bäst kartor på situationen och miljön.

Som chefer sätter vi ofta fast i en ruta när vi närmar oss arbetet i våra lag. I verkligheten finns det flera vägar för att lösa alla problem. Processer kan bli strömlinjeformade, nya metoder eller ny teknik kan antas. Var flexibel och uppmuntra dina medarbetare att identifiera olika sätt att arbeta och problemlösning. Ge dem självständighet att anta det tillvägagångssätt som de tycker är bäst anpassade till situationen.

7. Ändring sker, men det måste hanteras för att undvika kaos. Varje erfaren projektledare förstår att förändring är oundviklig under ett visst projekt. I stället för att motstå förändringar utvecklar de processer och verktyg för att utvärdera, bestämma och kommunicera förändringar i tidigare planer.

Okontrollerad förändring till tidigare planer ökar kaos och förvirring. Anta projektledarens praxis och skapa och dela en förändringshanteringsprocess som gör det möjligt för människor att föreslå idéer, få godkännande och sedan kommunicera förändringarna.

8. Ledarskap är skillnaden i projektgruppens prestanda . De starkaste projektledarna har flera hattar, och ledarens roll är kanske den viktigaste av alla. De förstår att de är ansvariga för att ge en tydlig vision, inställningsriktning och bildande och utformning av miljön som är nödvändig för att laget ska lyckas. De säkerställer att tydliga värden för prestanda och ansvarsskyldighet fastställs och verkställs, och de använder coaching färdigheter för att vägleda kontinuerlig inlärning och förbättring.

Det är lätt att komma fast i den oändliga strömmen av uppgifter framför dig och ditt lag. Kom ihåg att ditt lag behöver dig att leda, inte jobbet för dem. Se till att du närmar dig varje dag som ett tillfälle att stödja, vägleda och coacha.

9. Kommunicera med precis rätt volym och frekvens . När det gäller att kommunicera information om status för ett initiativ förstår effektiva projektledare behovet av att skräddarsy efter de viktigaste intressenternas behov. VD vill inte ha den detaljnivå som krävs av kvalitetschefen. En avlägsen intressent behöver inte dagliga uppdateringar.

Arbeta för att bedöma din publiks sanna behov för information detaljer och frekvens och skräddarsy dina uppdateringar i enlighet med detta. Du kommer att skapa goodwill och minimera tiden som genererar rapporter och uppdateringar som ingen läser eller behöver.

Nedre raden för nu:

Det finns mer än några få lektioner om produktivitet, ledning och ledarskap att lära av stora projektledare. Applicera lektionerna klokt och du kommer att förbättra din egen personliga och team produktivitet och prestanda.