Värdefulla dokument och poster täckning

Många företag lagrar kritiska dokument på sina lokaler. Exempel är att bygga leasingavtal, försäkringar, affärslicenser, patientjournaler och bygglov. Försäkringsperioden för sådana dokument är värdepapper och register .

Liksom byggnader och kontorsmöbler kan värdefulla papper skadas eller förstörs av brand eller annan fara. Dessa dokument är viktiga, så du måste återställa eller reproducera dem.

Bytet av dessa objekt kan vara tidskrävande och dyrt. Lyckligtvis kan du skydda ditt företag mot dessa kostnader genom att köpa värdefulla papper och registrera försäkringar.

Betydelsen av värdefulla papper

Den exakta betydelsen av värdepapper och register kan variera från en fastighetspolitik till en annan. Vissa policyer definierar denna term specifikt. Definitionen kan innehålla skriftliga, tryckta eller inskrivna dokument eller dokument, inklusive böcker, kartor, filmer, ritningar, handlingar, inteckningar och manuskript.

Andra policyer ger en bred beskrivning av termen snarare än en definition. Exempelvis anges i ISO-fastighetspolitiken att värdepapper inkluderar, men är inte begränsade till, artiklar som bokföringar, handlingar, manuskript, abstrakter, ritningar och kortindexsystem. Oavsett hur värdepapper och register beskrivs i policyen är termen inte avsedd att innehålla pengar och värdepapper.

Vad är täckt?

Kostnaden för att ersätta eller återställa information om värdefulla papper och poster listas under Egenskaper som inte omfattas.

Dessa kostnader kan dock, åtminstone till viss del, omfattas av ett avsnitt med rubriken "Däckförlängningar".

Omfattande papperstäckning gäller för kostnaden för att ersätta eller återställa förlorad information på poster, oavsett om det finns dubbletter. Antag att du vill utöka ett lager du äger.

Du anlitar en arkitekt för att skapa ritningar av tre möjliga konfigurationer för din byggnad. Ritningarna har varit i din besittning endast en vecka när de förstörs av en tornado. Varken du eller arkitekten har några kopior. För att ersätta ritningarna måste du betala arkitekten för att återskapa dem. Kostnaden för att ersätta ritningarna bör täckas av dina värdefulla papper och registrerar försäkringar.

När ett dokument förstörs kan du kanske rekonstruera det från andra dokument du har till hands. Antag exempelvis att din bokföringsbokstav har förstörts av en brand. Lyckligtvis kan du rekonstruera din bokföring med dina klientfiler och leverantörsrekord. Dina värdefulla papper och registerförsäkring ska täcka kostnaden för tomma material (en ny bokföringsbokföring) och kostnaden för arbetskraft för att återskapa bokföringsuppgifterna.

Observera att många fastighetspolicyer inte ger täckning för alla risker för värdefulla papper och poster. Istället omfattas sådana register endast av namngivna faror. Exempel på faror som typiskt omfattas är eld, blixtnedslag, explosion, vindstorm, hagel och sinkhole-kollaps.

Vilken begränsning behöver du?

Värdefulla papper och poster täckning är föremål för en sublimit.

Om en förlust inträffar betalar din försäkringsgivare inte mer än den sublimit som visas på din policy. Denna sublimit kan vara så låg som $ 2, 500. För att skydda ditt företag mot förluster kan du behöva köpa extra täckning.

När du väljer en gräns, överväga vilka typer av dokument som är i fara. Hur mycket kostar det att ersätta dem? Behöver du anställa tillfällig personal? Hur många timmar tar det att reproducera dokumenten? Behöver du få originaler? Kommer originalarbete (såsom de arkitektoniska ritningarna som nämns ovan) att återskapas?

Valutabladens godkännande

Om din kommersiella fastighetspolicy inte täcker värdefulla papper kan dessa försäkringar försäkras med en godkännande. Påståendet ger i allmänhet samma eller till och med bredare täckning än vad som ingår i en typisk fastighetspolitik. Vissa godkännanden täcker värdefulla papper på en allriskrisk snarare än en namngiven riskfaktor.

Det vill säga de täcker skador på täckt egendom som orsakas av någon fara som inte är specifikt utesluten.

Ingen täckning för elektroniska poster

De flesta policyer (och betänkanden) som täcker värdefulla dokument anger specifikt att ingen täckning gäller värdefulla papper som finns som elektroniska data . Med andra ord anses elektroniska dokument inte som värdefulla papper.

Många företag har viktiga register i elektronisk form. Tyvärr ger fastighetspolitiken i allmänhet väldigt liten täckning för skador på elektroniska data. Du kan skydda ditt företag mot förluster som skadar dina elektroniska filer genom att köpa elektronisk databehandling.