Hur 80/20 regeln kan förbättra din produktivitet

I 1906 skapade den italienska ekonomen Vilfredo Pareto en matematisk formel för att beskriva den ojämna fördelningen av rikedom i sitt land. Pareto observerade att tjugo procent av folket ägde åtta procent av rikedomarna. I slutet av 1940-talet tillkännagav kvalitetsguru, dr. Joseph M. Juran, 80/20-regeln till Pareto, som kallar Pareto's Principle. Paretos princip eller Parets lag är ett användbart verktyg för att hjälpa dig att prioritera och hantera arbetet i ditt liv.

Denna artikel ger en översikt över regeln och exempel på hur det kan hjälpa dig att förbättra din personliga och professionella produktivitet och effektivitet.

Vad det betyder <809> 80/20-regeln innebär att 20 procent av insatserna eller aktiviteterna i alla situationer står för 80 procent av resultaten eller resultaten. I Paretos fall innebar det att 20 procent av befolkningen ägde 80 procent av riket. I Jurans första arbete som tillämpade 80/20-regeln på kvalitetsstudier identifierade han 20 procent av de fel som orsakade 80 procent av problemen. Projektledare vet att 20 procent av arbetet (de första 10 procenten och de senaste 10 procenten) förbrukar 80 procent av tiden och resurserna.

Andra exempel du kan ha stött på:

80% av våra intäkter genereras av 20% av våra kunder.

• 80% av våra klagomål kommer från 20% av våra kunder.
• 80% av våra kvalitetsproblem uppstår med 20% av våra produkter.
• Eller:

20% av våra bidragsgivare ger 80% av vår finansiering.

• 20% av våra anställda står för 80% av sjukdagarna.
• 20% av mina idéer genererar 80% av min trafik på min blogg.

Det finns ett nästan obegränsat antal exempel som vi brukar tillämpa 80/20-regeln i våra personliga och arbetsliv. För det mesta refererar vi till Pareto's Rule utan att tillämpa en noggrann matematisk analys på situationen.

Vi generaliserar om denna 80/20 metriska, men även med denna slarviga matematik är förhållandet ovanligt vanligt i vår värld.

7 Områden 80/20 regeln kan hjälpa din produktivitet:

Om du granskar objekten på din "Att göra" -lista är chansen att bara några av föremålen är knutna till viktiga problem.

1. Medan vi kan ta tillfredsställelse med att korsa ett stort antal av de mindre frågorna från våra arbetslistor, föreslår 80/20-regeln att vi bör fokusera på de få, större objekt som kommer att ge de mest signifikanta resultat. Listan kanske inte växer mycket kortare, men du kommer att öva effektiv prioritering. Vid bedömning av risker för ett kommande projekt har inte alla risker samma betydelse.
2. Välj de bästa riskerna som utgör störst potential för skador (med sannolikheten att det uppstår) och fokusera dina övervaknings- och riskplaneringsaktiviteter på dessa objekt.Inte ignorera de andra, men fördela ditt fokus proportionellt. Som försäljningsrepresentant arbetar du hårt för att förstå attributen hos de 20 procent av dina kunder som utgör de flesta av dina intäkter
3. och investera din prospekteringstid vid identifiering och kvalificering av liknande kunder. Utvärdera regelbundet
4. 80 procent av dina kunder som genererar cirka 20 procent av ditt företag och identifiera möjligheter att skjula dessa kunder för dem som ger bättre resultat . Vissa chefer och företag kastar aktivt sina kundreklam på några få år, vilket effektivt skjuter ut de lägre kunderna. Om du arbetar i kundsupport eller ett callcenter, leta efter 80/20-distributionen där 80 procent av dina kundsamtal eller supportproblem hänför sig till antingen 20 procent av dina erbjudanden eller 20 procent av ditt totala antal kunder.
5. För erbjudanden som genererar alla samtal, fokusera på grundorsökningsanalys för att identifiera kvalitets- eller dokumentationsproblem och vidta sedan korrigerande åtgärder. För det höga samtalet strävar volyskunderna till att förstå orsaken till sina samtal och erbjuder alternativa metoder för att få svar. Entreprenörer, solister och oberoende yrkesverksamma bör utvärdera sina arbetsbelastningar och bedöma huruvida den stora majoriteten av sin tid spenderas efter att ha små värdeaktiviteter
6. , inklusive administrativt arbete som enkelt och billigt läggs ut. När du utvärderar dina halvåriga framsteg på dina mål,
7. fokuserar du på de få mål eller aktiviteter som är mest kritiska för din utveckling eller framgång. I likhet med uppgiftslistan skapas inte alla uppgifter och mål lika. Praktiska gränser för 80/20 Rule:

Som vi har undersökt har 80/20 Rule många tillämpningar i vårt arbete och personliga liv. Det finns emellertid möjligheter att felaktigt använda detta verktyg och göra kritiska misstag.

Du bör inte fokusera på bara 20 procent av de bästa artisterna på ditt lag på bekostnad av de övriga 80 procenten.

• Du är ansvarig för att öka antalet topputövare samt att bedöma och eventuellt eliminera de som är konsekvent dåliga artister. 80/20-regeln kan föreslå att du reducerar den diversifieringsnivå du strävar efter med investeringar.
• OBS! Du måste noggrant uppmärksamma din övergripande portföljmix och justeringar görs om bara 20 procent av dina investeringar driver 80 procent av resultaten . Medan 20 procent av tiden investerat i ett projekt genom planering och genomförande kan generera merparten av resultaten eller framstegen,
• har du inte råd att ignorera detaljerna i initiativet. Bottom Line:

Pareto Princip eller 80/20 Rule är en användbar konstruktion när vi analyserar våra insatser och resultat. Det är ovärderligt när det tillämpas på uppgift eller mållistor, och det ger en användbar analysram för många problemssituationer. Använd det generellt, men acceptera inte det som absolut eller du kommer sannolikt att misslyckas.

-

Uppdaterad av Art Petty