Vad ska du tänka på innan du köper redovisningsprogramvara

Redovisningsprogramvara är ett måste för alla småföretag för att hålla reda på intäkter, kostnader, kundinformation och annan finansiell information. Det är också ett bra verktyg för beslutsfattande, eftersom tidiga rapporter och budgetanalysverktyg som följer med de flesta bokföringsprogrammen ger företagare en chans att gå tillbaka och ha en övergripande förståelse för företagens ekonomi. Men i ett hav av program och mjukvaru märken, hur väljer du rätt redovisningsprogramvara för ditt lilla företag?

Vad du bör tänka på innan du köper bokföringsprogramvara

Eftersom redovisningssyssla är avgörande för ditt lilla företag är det viktigt att du gör några undersökningar innan du köper någon särskild typ av ekonomisk förvaltning eller bokföringsprogram. Om du tar en närmare titt på företagets behov kommer du att kunna bedöma de dagliga funktionalitetskraven du behöver. Nedan är bara några av de saker att göra och tänka på innan du åtar dig att köpa bokföringsprogram.

1. Gör en behovsanalys

Innan du bestämmer dig för ett visst bokföringsprogram, bör du göra en behovsanalys för att bedöma funktioner, funktioner och rapporter som du behöver programmet att göra. Ta dig tid att tänka på vilka bokföringstransaktioner som är viktiga för ditt företag så att du kan välja ett program som kan hantera dem effektivt. Alla rapporter som du behöver generera, kontrollerar det du behöver, eller integration som du vill ha med tredjepartsprogram bör anges.

Denna behovsanalys kommer att ligga till grund för vilken du påbörjar urvalsprocessen.

2. Läs Redovisningsprogramvara Recensioner

Läsning av andra recensioner av produkten ger dig en bättre uppfattning om vad du köper. Många konsumentwebbplatser som Amazon har otaliga recensioner som diskuterar användarvänlighet, rapportering, support, operativsystemkompatibilitet och pris.

3. Hitta vad som passar dina behov

De flesta småföretag kan använda programvara för småföretag, t.ex. QuickBooks, rakt ute. De flesta leverantörer ställer in rapporteringsfunktioner och mallar så att du enkelt kan skapa nästan vilken rapport du behöver. Det kan dock hända att du behöver branschspecifik programvara, till exempel en ideell redovisningssoftware, konstruktionsprogramvara eller försäljningsbokföringsprogramvara för att möta branschens unika redovisning och rapporteringsbehov.

4. Tänk på användarvänlighet

Du eller din personal måste lära dig att använda den bokföringsprogramvara som du köper. Det är troligt att du kommer att ha personalomsättning under åren. Därför bör du överväga att välja ett bokföringspaket som inte bara uppfyller dina behov, men det är lätt att lära dig med tanke på tid och resurser du kan begå för att utbilda anställda om hur du använder programvaran.Om du har få resurser för att få anställda att komma igång på ditt program när det finns omsättning, kan du välja ett enkelt, lättanvänt bokföringsprogram, som QuickBooks eller Peachtree, vara vägen för ditt småföretag. Även om det finns bättre redovisningsprogram på marknaden, kommer dina småföretag inte att se fördelarna med dessa program om din personal inte vet hur man använder dem ordentligt.

5. Tänk på support

Du måste bestämma vilken typ av support du vill ha för att hjälpa dig att använda produkten. De flesta leverantörer erbjuder en komplett uppsättning hjälpalternativ tillgängliga för dig - e-post, telefon och online support. Vissa leverantörer kommer att erbjuda gratis support om du köper programmet, medan de flesta kommer att erbjuda tekniska supportplaner som du kan köpa utöver programmet för redovisningsprogram. Du bör läsa något forum om andra användare med kundsupport från den programvaruleverantör du väljer eftersom de inte är alla skapade lika. Vissa leverantörer av leverantörer av redovisningssysslor ger adekvat stöd, medan andra inte gör det.

6. Tänk på skalbarhet

Hur mycket tillväxt förväntar du att ditt företag ska växa under kort-till-medietiden? När du har gjort dina prognoser om ditt företags tillväxt, vill du då se hur skalbar du behöver ditt bokföringsprogram måste vara för att möta denna tillväxt.

Behöver du bokföringsprogramvara för att köras på bärbara datorer och stationära datorer eller på mobila enheter? Behöver du bokföringsprogramvara som kan köras på ett nätverk? Hur dyrt är det att lägga till fler användare till din bokföringsprogram? Du kommer att vilja överväga dessa frågor, och om ditt lilla företag kommer att köras på ett nätverk är det en bra idé att kontakta en IT-professionell för att säkerställa att den bokföringsprogramvara du väljer är kompatibel med din maskinvara. En IT-proffs ska kunna se till att du uppfyller specifikationerna för hårdvara och mjukvara, samtidigt som du gör andra nätverksförslag som förbättrar ditt företags verksamhet.

7. Behöver du dokumenthantering?

Vissa småföretag vill arbeta i en papperslös miljö, medan andra är mer bekanta med att vara lite gammaldags. Oavsett vilken process du väljer, bör du se till att programvaran är utformad för att möta dina behov. Om du till exempel vill ha ett papperslöst kontor, måste du kontrollera dokumenthanteringsfunktionerna i din bokföringsprogram. Alternativt kan du köpa ett tredjeparts dokumenthanteringsverktyg och du kan se om det finns programvara för redovisning som integreras med ditt dokumenthanteringssystem för att effektivisera arbetsflödesprocesserna i ditt företag.

8. Kan du använda arbetsflödeshantering?

Om du väljer att arbeta i en papperslös kontorsmiljö måste du välja ett program för redovisning som antingen har inbyggda arbetsflödesprocesser eller låter dig bygga dem för att möta dina affärsprocesser. Eftersom du inte kommer att ha fysiska papperskopior som flyter runt ditt kontor för granskning och godkännande, måste du ha möjlighet att utforma godkännandeprocesserna för enkla och komplexa uppgifter som tidskrifter, leverantörer eller kontrollera godkännande.

9. Överväg datasäkerhetsbehov

Datasäkerhet är alltid viktigt eftersom du vill se till att din personliga information, din anställdas personuppgifter och din kunds information är skyddad. Du kan dock arbeta i en bransch, till exempel vården, där du har ytterligare krav på överensstämmelse som HIPPA. Påföljder för dessa överträdelser kan störa ditt företag och uppnå så mycket som 500 000 000 i vissa fall. Oavsett vilken nivå av säkerhet som behövs, vill du se till att mönstren är inbyggda i ditt bokföringsprogram eller att du kan införa nödvändiga säkerhetsfunktioner i en IT-plan för att möta dessa behov.