Källdokument för redovisningstransaktioner

Varje gång ett företag gör en finansiell transaktion genereras en sorts pappersspår. Det pappersspåret kallas ett källdokument. Om ett litet företag skriver ut en checkkonto för kontorsmaterial, är källdokumenten exempelvis checken och kvittot för kontorsmateriel.

Varför källdokument är viktiga

Källdokumentet är viktigt för bokförings- och bokföringsprocessen, eftersom det är beviset på att en finansiell transaktion inträffade.

Om ett företag är granskat, återställer källdokumenten säkerhetskopiorna och generaldirektorn som en obestridlig revisionsspår.

Att hålla ett källdokument för ett företag är precis som att hålla kvitton för avdragsgilla poster för dina personliga skatter. Om dina skatter är granskade ger de bevis för att du har gjort dessa inköp. Detsamma gäller för ditt företag, men i affärer behåller du inte kvitton endast för avdragsgilla kostnader. Du behåller originaldokument för varje finansiell transaktion.

Vilken källdokument ger

Ett källdokument beskriver alla transaktionens grundläggande fakta, till exempel transaktionsbeloppet, till vilket transaktionen gjordes, syftet med transaktionen och transaktionsdatumet.

Här är några exempel på vanliga källdokument:

• avbruten kontroll
• faktura
• kvitto kvitto
• datorgenererat kvitto
• kreditnota för kundbidrag
• insättningsskicka

• inköpsorder

Så här behandlar du källdokument

Källdokumentet ska sparas i lämplig bokföringstidning så snart som möjligt efter transaktionen. Efter inspelningen ska alla källdokument lämnas in i ett slags system där de kan hämtas om och när de behövs.

Det kan i vissa fall vara viktigt att tillhandahålla vårdkedjan för att kunna fastställa att källdokumentet kvarstår i din kontroll.

Källdokument mot kopior

I de flesta fall är fotokopior av källdokumenten lagligt godtagbara. Inkomsttjänsten har till exempel accepterat fotokopior av kvitton sedan 1997, så länge de är läsbara, innehåller all information som finns i originalet och, inom ramen för skanningsprocessen, presenterar den informationen i ett format som är identiskt med original.

Ett materialkvitto som anger de inköpta objekten och det betalade priset, men det skannades utan leverantörens namn skulle inte kvalificeras. Ett dokument som presenterade all information i det ursprungliga kvittot, men som har skrivits om i Word- eller Excel-format, kommer inte heller att kvalificeras.

IRS-standarden - fullständig, läsbar och korrekt reproduktion av originalet - är samma standard som används i många företag och myndigheter.Övriga institutioner lägger dock till dessa allmänna krav.

Universitetet i Washington accepterar exempelvis endast som ersättare för originaldokumentet fotokopior som skannas med en lägsta täthet av 300 punkter per tum (dpi) och presenteras i antingen PDF- eller TIFF-format. Det accepterar inte JPEG-fotokopior.

Om du planerar att skanna bokföring eller juridiska dokument för att underlätta förvaringen, kontrollera med den berörda institutionen för att de kommer att acceptera dokumenten i det format du planerar att använda.