Personlig assistentfärdighetslista och exempel

Personliga assistenter liknar verkställande assistenter eller kontorsassistenter genom att alla utför rutinmässiga administrativa typer av uppgifter så att någon annan inte behöver. Uppgifter kommer sannolikt att innefatta screening eller svar på telefonsamtal, brev och e-postmeddelanden, hantering av scheman och anteckningar vid möten.

Skillnaden är att personliga assistenter bara hjälper en enda person, och de kan också hjälpa till med personliga uppgifter som att handla eller planera sociala engagemang.

Några personer delegerar projektarbete till sina assistenter eller har sina assistenter ställt in för dem i deras frånvaro.

Arbetskrav för personliga assistenter

Medan det inte finns något minimikrav för personliga assistenter när det gäller utbildning, hjälper en bakgrund i näringsliv eller administrativt arbete. Ett andra eller ett tredje språk kan också vara viktigt i vissa fall. I allmänhet är de färdigheter du har viktigare än din utbildning. En diskussion om några av dessa nödvändiga färdigheter kan hjälpa dig att avgöra om den här typen av jobb är för dig.

Här är en lista över personliga assistent färdigheter för CV, omslag, jobbansökningar och intervjuer. Erforderliga färdigheter kommer att variera beroende på det jobb du ansökar om, så se även vår lista över kompetenser listade efter jobb och typ av skicklighet. Titta igenom den här listan och se om du har använt dessa färdigheter i tidigare jobb eller har förvärvat dem genom träning.

Gör anteckningar om när och hur du använde eller utvecklade dessa färdigheter.

Lägg sedan till dem i ditt CV och brevbrev eller var försiktig när du fyller i jobbansökningar. De personer som skärmar applikationer kommer ofta att leta efter nyckelfärdigheter. Matcha dina färdigheter med de som skickas som krävs för jobbet. Då är du säker på att de nämns i ditt brev och anges i ditt CV.

Du bör också utveckla intervju svar på hur du använde dina färdigheter i tidigare positioner. Ge ett exempel på hur du löste ett problem på arbetsplatsen med hjälp av en eller flera av dessa färdigheter. Visa hur du använder dina färdigheter som bidrog till framgången för ett projekt.

Exempel på Personal Assistant Skills

Denna lista är inte uttömmande, men innehåller några av de viktigaste eftersökta färdigheterna för personliga assistenter.

Organisation och tidshantering
Som en personlig assistent kommer en stor del av jobbet att vara att hålla någon annan organiserad och enligt schema. Du måste därför vara välorganiserad själv. Lyckligtvis kan organisationen läras. Det finns specifika tekniker du kan anta för att göra din tidsanvändning effektivare och för att annars hålla ditt liv och din chef i ordning.

Skriftlig och muntlig kommunikation
Du måste förstå och följa instruktioner, och du måste överföra information tydligt och ärligt.Beroende på detaljerna i din position kan du också behöva välkomna kunder, svara på korrespondens eller skapa rapporter och presentationer. Alla dessa uppgifter kräver högkvalitativa kommunikationsförmågor, inklusive tal och skriv, lyssna och läsa.

Noggrannhet och uppmärksamhet på detaljer
Uppmärksamhet på detaljer är en kritisk del av både att hålla organisationen och kommunicera väl.

Vaghet eller oriktighet skapar i bästa fall ineffektivitet och kan också orsaka allvarliga misstag eller förfoga över din chefs kollegor.

Kunskap om relevant programvara
Vilken programvara du behöver hantera kan variera, men det kommer sannolikt att inkludera ordbehandling, kalkylblad, databaser, kalendrar, skrivbordsutgivning och PowerPoint eller något motsvarande. Att kunna ge åtminstone minimal teknisk support är ett plus. Det kan hända att du måste utvärdera flera olika program och appar för att kunna välja själv som ger de bästa verktygen för att uppnå din chefs mål. Alltid är ditt jobb att göra din chefs jobb enklare och enklare, och det kan kräva en hel del problemlösningar bakom kulisserna.

Takt och diskretion
Som personlig assistent utsätts du ofta för känsligt material, från affärshemligheter till mycket personlig information som du måste behålla konfidentiellt.

En relaterad färdighet är takt, förmågan att reagera försiktigt eller inte alls till information som andra människor kan hitta svårt eller pinsamt. Du måste med andra ord vara en säker person för din chef att vara sårbar med. När allt kommer omkring vet du bara hur mycket hjälp de verkligen behöver.