Lära sig att förhandla hotellpriser och kontrakt

Vi drömmer alla om att vara en skicklig dealmaker - den självsäker person som brukar få allt de vill ha och sedan några. Men att navigera på hotellkontraktssamtal kan vara skrämmande. Fråga du för mycket? För lite? Fick du verkligen en hel del? Här följer några riktlinjer för att säkra ett kontrakt som är meningsfullt för din bottenlinje.

Var flexibel

Lås inte dig själv i specifika datum. Var villig att flytta ankomster och / eller avgångar till lägre beläggningsdagar eller perioder för att ge en bättre skattesats.

Gör din forskning

Om en annan stor händelse är inställd att hända under dina datum, kommer rumsinvestering sannolikt att vara låg och priserna är höga.

Tänk framåt

Starta kontraktsförhandlingar så långt i förväg som möjligt. Det är en planerares marknad (för nu) och hotell är ivriga att låsa i framtida affärer. Men håll ett öga på hotellprognoserna. När affärsnivån stabiliseras och klättrar så kommer rumspriserna. Se också till att du har flexibilitet att anpassa långsiktiga kontrakt för att ta hänsyn till nya deltagande / bokningstrender.

Eller Live in the moment

Korttidsbokningar kan också ge betydande besparingar. I denna ekonomi erbjuder vissa hotell rabatter till planerare som är villiga att vara värd för evenemang inom ett stramt tidsfönster.

Gör det enkelt

Var klart om ditt värde och vad du vill ha i gengäld. Ge en detaljerad RFP (Request for Proposal) med vad du behöver (boende, mötesrum och prisklass), vad du vill (koncessioner) och vad din tidslinje är för ett svar.

Låt dem veta vem du är.

Antag inte hotell. Ge detaljer om ditt företag och dina deltagare för att visa varför du (och de) är värda ansträngningen, särskilt rum och utgifter data från tidigare år.

Konsistensantal

Har varit en lojal kund i åratal? Var inte rädd för att påminna hotell om ditt nuvarande (och framtida) engagemang.

Men låt inte den hängivenheten hålla dig från att shoppa för att du ska få det bästa priset för dina pengar.

Sök efter koncessioner

Hotellet tar inte hänsyn till priset? Kanske kan de hjälpa på andra sätt. Be om förmåner som rumsuppgraderingar, reducerade semesteravgifter, gratis gym eller tillgång till WiFi eller till och med gratis mottagningar. Du vet inte vad du kan få om du aldrig frågar. Var försiktig, om att begära mer än vad som är meningsfullt för din grupps storlek och låt inte koncessionen röra sig i vägen för ett annat bra förhållande.

Var uppmärksam på det fina trycket

Avslagsklausuler, straffavgifter, uppsägning eller avbokningsregler - se till att du går försiktigt över det lilla utskriften. Kan böter avstå, skjutas upp eller förhandlas? Kan rum säljs utan straff?

Var proaktiv

Begär rätten till granskning så att du kan kryssa över hotellets gästlista mot din deltagarlista.Kan du få krediter för sena registranter, tidiga avgångar eller deltagare som bokar utanför kvarteret? Det kan till och med vara möjligt att få kredit för konventionsgäster som "promenerade" till andra hotell (när gäster skickas till andra fastigheter på grund av överförsäljning av värdhotellet) eller för no-shows.