Lära om ansvarsskyldiga planer för ersättning av anställda

En ansvarsskyldig plan är ett anställningsersättningstillägg eller ett sätt att ersätta anställda för företagsutgifter som överensstämmer med IRS-reglerna.

Om ditt företag har en ansvarsskyldig plan, är ersättning för vissa företagskostnader inte skattepliktiga för arbetstagaren. Om din företagsersättning plan inte överensstämmer med IRS krav för en ansvarsfull plan, är dessa ersättningar skattepliktiga för arbetstagaren, och innehav av federala inkomstskatter och löneskatter måste göras på dessa betalningar.

Dessutom måste du som arbetsgivare rapportera dessa betalningar på anställdas W-2-blankett.

Ansvariga planer kan innefatta ersättning för ett antal olika personalkostnader, inklusive:

• Anställda resekostnader, inklusive måltider och underhållning,
• Inköp av verktyg och utrustning och
• Anställdas hemkostnadskostnader.

Den ansvariga planen måste också innehålla ett förfarande som kräver att anställda återbär överflödiga ersättningar (de som överstiger tillåtna belopp) till arbetsgivaren. Om en arbetsgivare upprättar och upprätthåller en ansvarsskyldig plan, behöver arbetstagarnas resekostnader inte behandlas som skattepliktig inkomst.

Tillåtna plankrav

För att kunna betraktas som en "ansvarig plan" av IRS, måste ditt arrangemang innehålla ALLA följande:

1. Utgifterna måste ha en affärsanslutning ; det vill säga de måste ha betalats eller uppkommit när de utförde tjänster som anställd.
2. Arbetstagaren måste på lämpligt sätt redovisa dessa kostnader för arbetsgivaren för en rimlig tid. Du måste kräva att anställda ger dig detaljerad information om dessa kostnader, inklusive datum, tid, plats, belopp och affärsändamål för utgiften. Du måste kräva att medarbetaren
3. returnerar överskjutande ersättningar inom en rimlig och specifik tidsperiod, beroende på omständigheterna Om alla tre av dessa krav inte uppfylls bestäms planen av IRS är inte ansvarig, och eventuella utgifter som ersätts till arbetstagaren av din verksamhet är skattskyldiga för arbetstagaren.

Överflödig ersättning

Överflödig ersättning är ersättning större än tillåtna belopp. Om arbetstagaren inte återvänder överskridande ersättningar inom rimlig tid, är dessa överskottsbelopp skattskyldiga för arbetstagaren. Den vanligaste omständigheten skulle vara ett fall där du ger en anställd ett förskott innan hon lämnar en resa, och hennes utgifter under resan är mindre än det belopp som är avancerat.

En rimlig tidsperiod för återbetalning av överskjutande ersättningar bestäms av IRS som till exempel:

Ett förskott mottaget inom 30 dagar från kostnaden

• Arbetstagaren lämnar en tillräcklig redogörelse för utgifterna inom 60 dagar efter det att de betalades eller uppkommit.
• Arbetstagaren returnerar eventuellt överskjutande ersättning inom 120 dagar efter det att det har betalats eller uppkommit.
• Arbetstagaren lämnas ett uttalande (minst kvartalsvis) om att begäran om återföring eller tillfredsställande redovisning av utestående förskott, och arbetstagaren följer 120 dagar efter mottagandet av uttalandet.
• Sändning av en ansvarig plan till IRS

Nej, det finns inget krav på att du skickar en skriftlig plan till IRS. Men du borde kunna bevisa att du har definierat dina krav på att ersätta anställda för utgifter. Du behöver något skriftligt för att visa IRS att du förstår vad en ansvarig plan är och att du driver ditt företag med kraven.

Först måste du ställa dessa krav skriftligt, som en del av din anställdas policy och procedurhandbok.

För det andra borde du dokumentera alla transaktioner med anställda för deras ersättning för utgifter, hålla register för att visa att alla krav i den ansvariga planen följdes.

Beräkningspliktig påverkan och företagsskatt

Om dessa kostnader görs inom en ansvarig plan, påverkar inte din förmåga att dra av dessa kostnader på din företagsbeskattningsavgift direkt. Men du måste fortfarande tillhandahålla tillräcklig dokumentation för att bevisa att dessa kostnader var affärsmässiga.

För resebidrag kan du till exempel dra av utgiften på rätt linje på din företagsbeskattningsavgift. Till exempel, för måltider och underhållskostnader, använd linje 24b i Schema C (för ensamägare eller ensamstående LLCs.)